20 份上班族 Google 試算表模板：從待辦、收支到活動與專案

「只是想記一下，怎麼還沒開始填資料，就先花一下午排版？」

我做這組模板，就是希望把這段時間省下來。這裡有 20 份適合上班族的 Google 試算表，欄位、下拉選項、總覽與基本公式已經備好。你可以先看用途，挑一份、建立副本，再換成自己的資料；不必先學會寫公式才開始。

每份都放了虛構範例，方便你看懂一列該怎麼填。真正的工作資料請放在你建立的副本裡，原始模板留作下次使用。先把今天遇到的一個問題整理好，就有幫助。

第一次用，從這三份挑一份

事情太多、怕漏掉截止日，先用待辦追蹤表；想知道一個月花了多少，先用每月收支表；正在幫部門收活動費，就從活動繳費追蹤表開始。三份都是一列一筆，填完後就能回總覽看結果。

不用一次把 20 份都複製。我會先拿三筆自己的資料試填，確認看得懂統計，再決定是否繼續使用。下面按日常情境整理，點模板名稱就能看詳細介紹與使用方式。

安排工作：今天要做什麼，本週放得下嗎？

這五份裡，最容易猶豫的是待辦、週規劃與專案。我自己的選法是：只要知道「做完了沒」，用待辦；要回答「哪天做、預留多久」，用週規劃；需要看「誰負責哪個階段、完成幾成」，用專案進度。

會議表則從決議開始追，不必把整場逐字稿塞進一格。需要完整紀錄時，可以把文件連結放在備註。

活動與聚餐：先分清楚人數、款項與分攤

報名表回答誰要來，繳費表回答誰繳清；團購表多了品項與領取，分帳表處理大家共同花費後的分攤。 先分清楚要追的事情，就比較不會挑錯。

例如尾牙要統計素食與出席，用報名表；固定每人收 500 元，用繳費表；每個人點的餐點不同，用團購表；有人付餐費、有人付車資，最後一起結算，用分帳表。需要同時管理報名與款項時，可分別使用兩份，但名單變動仍要自己核對。

行政與交接：讓資料跟得上實際狀態

這一組我會特別注意「填了狀態，事情是否真的完成」。交接還要確認驗收，報帳還要核對實付，設備則要補實際歸還日。總覽可以幫你找待處理項目，最後仍要回到明細確認。

報價表顯示最低可比報價，方便你縮小閱讀範圍；價格最低不代表最適合，也不會替你決定得標廠商。

個人整理與持續跟進

複製後，照這五步開始

1. 建立自己的副本。 從模板詳情頁點複製入口，確認登入要存檔的 Google 帳號，替副本取一個看得懂的名字，例如「2026 年 10 月收支」。建立副本的詳細操作可看這篇教學。
2. 先讀檔內的「使用說明」。 再到設定或摘要頁調整日期、預算、活動資訊等白底設定。標示固定的狀態選項請保留名稱，避免統計條件失準。
3. 試填三筆自己的資料。 白底是輸入區，淡綠區是自動計算；欄名也有「自動」等文字標籤，不用只靠顏色辨認。先確認總覽符合你的理解，再繼續填。
4. 依說明清除虛構範例。 只清除指定輸入格的內容，保留公式、下拉選項與格式，不要整列刪掉。每份詳情與檔內說明都有各自的清除範圍。
5. 回總覽，處理提醒再核對明細。 數量、金額與時數填純數字，例如填 500，不要填「500 元」；日期用真正的日期值，例如 2026/10/16，時間用 09:00。日期欄若出現提示，先檢查是否被當成文字。

資料區先預留 20 筆，讓畫面保持精簡。超過時請照各檔使用說明新增列，帶入公式、驗證與格式，並確認總覽統計範圍涵蓋新資料。不要只在表格下方打字，就當成公式一定會自動延伸。

想自己加欄位時，先維持一列一筆、一欄一種資料。更動公式或欄位前，另留一份副本，試錯會輕鬆許多。

用表內提醒養成回顧習慣

這些模板的到期、逾期、欠款與資料檢查，都顯示在試算表內。它們不會自動寄信、推播、扣款、收款，也沒有替你同步外部系統。像是訂閱續約日與聯絡紀錄，都需要你持續更新。

我會固定在下班前或每週整理時打開總覽，先看提醒，再更新已完成的事項。若要交給同事一起用，請在副本裡依需要設定共用與權限，也留意副本所在資料夾的存取權。

先挑一份你這週真的用得上的，讓資料累積起來。等你知道哪個欄位常用、哪個總覽最有幫助，再把它改成自己的工作方式。

我是喜特先生，Mr. Sheet，我們下個教學見！