Google 試算表建立副本、範本庫與離線使用

每個月做報價單，常見的做法是開上個月的檔案，把數字改掉再另存新檔，萬一忘了先複製，就直接改在舊檔上了。這篇講三件事：用「建立副本」避免這種事、範本庫在哪裡，以及沒網路的時候怎麼繼續編輯。

內容依 Google 說明中心的建立與複製檔案、使用範本建立檔案和離線使用整理。

建立副本

1. 開啟要複製的試算表。
2. 點「檔案」>「建立副本」。
3. 對話框標題是「複製文件」。在「名稱」輸入新檔案的名稱，在「資料夾」選放的地方。
4. 下面有三個勾選項：「與同樣的協作者共用」「複製註解」「包含已解決的註解」。想連留言一起帶走，就勾「複製註解」；要連已解決的留言也帶走，再勾「包含已解決的註解」。
5. 按「建立副本」（旁邊是「取消」）。

圖：名稱、資料夾和「複製註解」都在這個對話框。

副本是一份獨立的檔案，改它不會動到原檔。「與同樣的協作者共用」決定是否把原檔的協作者一起加入副本；沒勾不代表副本只有你能看。如果存進已共用的資料夾，副本仍會繼承資料夾的存取權限。想保留私人副本，先選擇已確認限制存取的位置，建立後再打開副本的「共用」面板，檢查有權存取的使用者與一般存取權。要給同事用，再依需要共用，做法看共用與權限。

把自己的表做成範本

Sheets 沒有「另存為範本」這種按鈕（至少官方說明沒寫），我自己的做法很土：

1. 做一份只留格式、公式和說明、不放真實資料的母檔，名稱前面加「範本」。
2. 每次要用就「檔案」>「建立副本」，在副本裡填資料。
3. 母檔自己別填資料，也可以用保護工作表與範圍鎖起來。

舉例來說，報價單母檔長這樣，單價和杯數是上個月留下來的示意值：

D2 的公式是：

D5 放總計 =SUM(D2:D4)，結果是 6,257。複製出來的副本，公式、格式和欄位結構都會跟著帶過去，只要把 B、C 欄換成這個月的數字。

結構要怎麼設計才好複製，看建立有條理的試算表。

範本庫

Google 已經做好一些範本，電腦版的位置是：

1. 開啟 Google 試算表首頁。
2. 點右上方的「範本庫」。
3. 點想用的範本，會開啟該範本的副本。

若首頁沒有顯示範本列，可先確認已登入正確帳號，再從 Sheets 首頁尋找「範本庫」；開啟後核對新檔名稱，避免把母檔當工作檔。

公司或學校是否提供組織範本，取決於版本與管理員設定；個人帳戶不等於具備組織範本管理功能。想關掉首頁的「近期用過的範本」，點選單圖示 >「設定」，切換那個選項。

離線使用

沒網路還想改表格，要先在有網路的時候設好。

需求：

• Chrome 或 Microsoft Edge 瀏覽器。
• 安裝並啟用「Google 文件離線版」擴充功能。
• 裝置有足夠的儲存空間。
• 開啟離線存取那一刻必須有網路。

做法：

1. 開啟 Google 雲端硬碟，進入「設定」。
2. 啟用「離線設定」（用 Edge 時會引導你下載擴充功能）。
3. 對出差要用的每份檔案，另外開啟「可離線存取」，等待準備完成；不要把「曾經開過」當成一定已備妥離線副本。

要確保某一份一定可離線，到 Google 試算表首頁，點檔案旁邊的「更多」圖示，再選「可離線存取」，出現勾號就是了。官方說明裡檔案選單那邊寫的字樣不太一樣（「允許離線存取」），實際畫面以你看到的為準。

限制要先知道：

• 不能在私密瀏覽或無痕視窗使用。
• 每個瀏覽器設定檔只能一個帳戶啟用離線存取；多個帳戶就各用一個設定檔。
• 管理員可以停用離線功能。
• 檔案太大會出現錯誤，可以把部分內容複製到新檔縮小。

離線變更會先保存在裝置，恢復網路後同步至雲端。出差前先用不含敏感資料的小檔測試：設為可離線、等待就緒、斷網重新開檔並編輯，恢復網路後檢查已儲存狀態與版本記錄。離線時抓不到新資料的公式（例如 IMPORTRANGE），出門前先讓它更新到最新。

下一步：去挑一份每個月都在改的檔案，今天就做成母檔吧。