安全地共用試算表：共用對話框、角色、留言與版本記錄

你把試算表連結貼給同事說「看一下這份」，隔天打開，標題列被刪了，旁邊多了一欄看不懂的備註。對方不是故意的，他只是剛好有編輯權限，而你分享時沒多想。

這篇從右上角的「共用」按鈕開始，講怎麼給對的人對的角色，再講留言與指派，最後是出事之後用版本記錄找回來。

共用對話框

1. 開啟試算表，點右上角的「共用」。
2. 在輸入框輸入對方的 Email。
3. 選「檢視者」「加註者」或「編輯者」，確認是否要通知，再點「傳送」或「共用」。

圖：新增對象後，可在右側的選單切換角色；是否通知共用對象也在此設定。

要用連結共用，先在共用視窗的「一般存取權」選擇誰能開啟，以及可使用的角色，再按「複製連結」。複製連結本身不會自動授予權限。下載、列印、複製與編輯者再分享的選項，從共用視窗右上角的齒輪「設定」調整。詳細說明見 Google 共用說明。

三種角色

官方說明列出三種角色：

我的習慣是先給檢視者，對方說需要改再升級。多一個不必要的編輯者，就多一個可能手滑的人。每種角色在刪除檔案、再分享這些事上的差別，整理在 共用與保護。

若要限制檢視者與加註者下載、列印及複製，擁有者可在共用視窗的「設定」取消允許這些操作的選項。這只限制 Google 提供的操作入口，不能阻止截圖或手動抄錄；敏感資料應先移出要分享的檔案。

一般存取權：限制或知道連結的任何人

共用對話框裡還有一般存取權，常用的是兩種：

• 限制：只有你列在名單上的人打得開。
• 知道連結的任何人：拿到連結的人都能用，角色另外選。

寄給客戶、不知道對方帳號的時候才用第二種，而且我只配檢視者。連結寄出去之後會被轉傳，要收回只能把一般存取改回「限制」。至於這份檔案裡有沒有不該被看到的欄位，在 隱私設計 講。

留言與指派

想請同事看某一格，不用改內容，留言就好：

1. 選取要說明的儲存格。
2. 點新增註解的圖示。
3. 輸入內容。想提及某人，可輸入 @ 或 +，再選擇正確的 Email。
4. 要指派工作，勾選「指派給」。
5. 按「註解」，指派的話按「指派」。

圖：選取儲存格後的註解輸入框。

加註者可以留言；「指派給」則受帳號類型影響，官方主要列為工作或學校帳號的工作指派功能。若只有個人帳號、看不到指派選項，先用留言與提及，不要把兩者當成完全相同的能力。指派的詳細說明見官方註解與動作項目說明。

版本記錄

誤刪了東西，先看版本記錄。開啟方式有兩種：

• 選單：「檔案」>「版本記錄」>「查看版本記錄」。
• 快捷鍵（在 Chrome）：Windows 按 Ctrl+Alt+Shift+H，Mac 按 Cmd+Option+Shift+H。

← 左右滑動看完整的圖，點圖可放大

圖：右側是時間清單，點一個版本就能預覽那個時間點的樣子。

找回的順序我偏好先看、再複製、最後才還原：

1. 在右側面板點一個舊版本，確認要找的內容在不在。
2. 只需要其中一部分，點版本旁的「更多」，選「建立副本」，從副本複製要的範圍貼回現在的檔案。
3. 整份都要退回去，才按上方的「還原這個版本」，再按「還原」確認。

直接還原的話，其他人在那之後做的正常修改也會一起退回，所以我很少一開始就按。

大改之前，可以先把現在的狀態命名：選一個版本，點該版本的「⋮」，選「為這個版本命名」（同一個選單還有「還原這個版本」「建立副本」），取個有日期的名字，之後比較好找。

想知道某一格被誰改過，在那一格按右鍵，點「顯示編輯記錄」，會列出改過的人與時間。注意列／欄的增刪、格式變更與公式造成的變動不會出現在這份記錄裡，而且還原到舊版本之後，還原前的逐格編輯記錄也會被清除。

另外官方說明提到，要有編輯權限才看得到版本記錄，檢視者與加註者打不開。

練習

下一篇換個角度，講怎麼把公式欄鎖起來，見 保護工作表和範圍。