共用與保護：多人試算表誰能看、誰能改

你把試算表共用給團隊，隔天發現公式被誤刪了一半；或者你寄連結給客戶，才發現連結設成「知道連結的任何人」都能編輯。多人使用的試算表，出事多半是共用設定與保護沒做對。

這篇講設計，不一步步教操作：角色怎麼挑、共用給誰、保護要鎖在哪一層、不同人看不同資料時怎麼分工。共用對話框、留言與版本記錄的操作步驟在 安全地共用試算表，保護範圍的操作步驟在 保護工作表和範圍。先看每種角色能做什麼：

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圖：看內容每個角色都可以，往右邊走，能做的事才一項一項增加。

四種角色能做什麼

圖上最容易被忽略的是「檢視者也看得到整份檔案」。共用給某個人檢視，就等於讓他看到每一張工作表、每一格資料，包含你另外設了保護的範圍。後面「保護擋什麼、不擋什麼」會再講到這點。

我自己的習慣：先給檢視者，對方說「我需要改」才升級。多一個不必要的編輯者，就多一個可能手滑的人。

• 加註者可以在儲存格留言、提及別人，但不能改儲存格內容。Sheets 沒有 Google 文件那種「建議模式」，加註者想改什麼，只能用留言說，由編輯者自己動手。
• 編輯者可以改內容與格式。他能不能再把檔案分享出去，是擁有者在共用設定裡決定的，預設可以。
• 擁有者只有一個人，刪除檔案與轉移擁有權都是他的事。

共用給誰：指定對象或連結

怎麼共用，我用這張圖想：

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圖：能指定對象就指定，連結共用是不得已才用。

操作步驟（共用對話框、角色下拉選單）見 安全地共用試算表，這邊只講怎麼選。

如果真的不知道對象是誰（例如要給一群客戶看價目表），才把「一般存取權」改成「知道連結的任何人」，角色只給檢視者。連結一旦寄出去，會被轉給誰你控制不了，要收回只能把一般存取改回「限制」，沒辦法只收某一個人。所以我不會把「知道連結的任何人」配編輯者，這個組合我想不到合適的情況。

要擋住編輯者再轉分享，在共用對話框的設定（齒輪圖示）取消「編輯者可以變更權限和共用」，之後只有擁有者能管名單。

保護擋什麼、不擋什麼

保護管的是「已經有編輯權限的人，能改哪裡」。它擋的是手誤，像是把公式欄當成輸入欄蓋掉。想藏資料，保護幫不上忙。

操作步驟、「限制編輯」與「顯示警告」兩種模式差在哪，見 保護工作表和範圍。我的分法是公式欄用限制編輯，「提醒一下就夠」的欄位用警告。

三層各自怎麼設

保護要鎖哪裡，我照 三層架構 的分法決定：

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圖：同一張三層圖，這裡拿來決定每一層的保護怎麼設。

原數據層是大家填資料的地方，所以不鎖。擋住輸入錯誤靠資料驗證，做法在 資料驗證完全指南。如果原數據層裡有不該被改的查找表，另外把那一塊設成限制編輯就可以。

要讓不同人看不同資料，就得拆檔

保護擋不住檢視，所以「業務看不到薪資」這種需求，只能靠拆成兩份檔案：一份放完整資料，只有管理者能開；另一份只放需要的欄位，給團隊看。中間用 IMPORTRANGE 連起來。完整資料檔不要關閉檢視者的下載、列印和複製選項，否則分享檔裡新建的 IMPORTRANGE 公式會失效。

完整資料檔的「員工」工作表（A 到 C 欄）：

在給團隊看的分享檔 A1 輸入，只取 A 到 B 欄：

「完整資料檔ID」換成完整資料檔網址裡的 ID。第一次輸入會是 #REF!，點儲存格會跳出卡片「你必須連結這些試算表。目標試算表初次從新的來源試算表擷取資料時，你必須授予權限。」，按右邊的「允許存取」。"員工!A:B" 這種不寫結尾列的範圍，會帶回完整資料檔「員工」工作表的全部列數，資料後面是空白列，單獨放著看不出來；之後要拿它疊合或算筆數，外面包 QUERY(..., "select Col1, Col2 where Col1 is not null") 把空白列濾掉。分享檔會得到：

權限的規則跟 IMPORTRANGE 跨試算表同步 一致：按「允許存取」的人，要對完整資料檔至少有檢視權限；之後其他人打開分享檔，看到的是匯進來的結果，不需要自己有完整資料檔的權限。團隊只要有分享檔的檢視權限就夠了。

哪些欄位算敏感、要遮罩還是要分離，在 隱私設計：從一開始就保護敏感資料 講，這篇只管共用與保護的設定。

版本記錄：手滑之後

保護與共用做得再好，還是會有人誤刪。版本記錄是下一道防線，找回的順序（先看、再複製、最後才還原）與查某一格被誰改過，都在 安全地共用試算表 的「版本記錄」一節。

換人與封存

人員異動時我會做三件事：到「共用」對話框看名單，把離職的人移除；擁有者要離開前，先把擁有權轉給接手的人；做完不再更新的檔案，把大家的編輯者降成檢視者。最後一件事的完整做法，包含歷史資料要不要拆成另一份檔案，在 歸檔系統設計 講。

先打開你自己最常被多人改的那份試算表，從「資料」>「保護工作表和範圍」看看公式欄鎖了沒有吧！

我是喜特先生，Mr. Sheet，我們下個教學見！