整齊的試算表怎麼做：一列一筆、一欄一種、標題一列、不合併

第一次做試算表，很多人會先想「怎麼排比較好看」：標題合併置中、一格塞兩樣東西、空一列隔開。三天後想加總，公式不是算錯就是報錯。

這篇是動手版，從一張空白表開始，照順序做五件事。為什麼要這樣排，背後的道理在 一列一筆、一欄一屬性 講過，這邊只做不講理論。

先決定一列代表什麼

動手前先回答一個問題：這張表的「一列」是什麼？我的例子是手搖飲的訂單，一列就是一筆訂單。決定好了，欄位也就跟著出來：日期、品項、杯數。

同一天賣了兩種茶，就寫成兩列，日期各寫一次。重複寫日期看起來有點囉嗦，不過每一列自己都講得完整，之後篩選、加總才不會缺資訊。

標題列只放一列，然後凍結

標題放在第 1 列，資料從第 2 列開始，標題只用一列。上面如果想放表格大標題，放到別的地方或分頁，不要佔用資料上方的列。

接著把標題凍結，資料多了往下捲才不會看不到欄名：

1. 點一下表裡任何一格。
2. 點「查看」>「凍結」>「1 列」。

圖：選單展開時，「凍結」底下可以選 1 列。

做完之後，往下捲，第 1 列會留在畫面上方。標題列順手設成粗體，一眼就分得出哪一列是欄名。

一欄只放一種東西

這是新手最常踩的一個。為了省欄位，把杯數寫成「12杯」，看起來很清楚，其實是一格裡放了數字加單位。

我想把杯數加起來。如果要用 SUM 寫，就是：

來看看結果：

得到 0，沒有報錯，也沒有提醒。「12杯」是文字，SUM 會略過文字。這種錯最麻煩，因為看起來像是真的沒賣。

單位改放到標題：欄名寫成「杯數」，格子裡只放 12、7 這類數字。換成純數字之後，同一條公式得到 47，也就是 12 + 7 + 5 + 9 + 14。

已經有一整欄「12杯」的話，可以用函式一次拆開，做法在 整理文字資料。

不合併儲存格

合併儲存格很誘人，尤其是日期重複那幾列，合併之後版面清爽多了。不過合併之後，只有最上面那一格有值，下面的格子是空的，那幾列就不再是完整的一筆。排序、篩選的時候，合併區塊常常會被拆散或擋住操作。

我個人的做法是，資料區一律不合併。想要「清爽」的感覺，等資料都弄好了再處理。要給別人看的報表，另外做一個分頁，那邊愛怎麼合併都可以，因為沒有別的公式會從那裡讀資料。

如果已經合併了，選取那一塊，點「格式」>「合併儲存格」>「取消合併」，再把空白的格子補上值。

圖：取消合併之後，只有第一格有值，要手動補上其他格。

分頁取名字

預設的分頁叫「工作表1」，用過幾次就變成「工作表1 的副本」「工作表2」。我會把它改成看得出用途的名字：

1. 在下方分頁標籤上按右鍵，選「重新命名」，或者直接雙擊標籤。
2. 輸入名字，按 Enter。

圖：雙擊標籤也可以直接改名。

名字短、看得出裡面是什麼就好，例如「訂單」「品項價目」「設定」。我避免在名字裡放空格，因為公式引用其他分頁時，名字有空格要加單引號，少打一個就出錯。

分頁多了以後，要不要分成原始資料、計算、報表幾頁，見 三層架構入門。想讓別人接手也看得懂，再看 可讀性設計 的標籤顏色與 README。

整張表的檢查

做完之後，我用這幾個問題檢查：

• 第 1 列是不是唯一的標題列，而且已經凍結？
• 每一欄是不是只放一種東西，數字格子裡沒有單位？
• 每一列是不是單獨看就講得完整？
• 資料區有沒有合併儲存格？
• 分頁有沒有名字？

練習

手上有一張合併了標題的表嗎？先從取消合併開始整理吧！

我是喜特先生，Mr. Sheet，我們下個教學見！