一列一筆、一欄一屬性：資料表怎麼排，公式才好問

有一種月報很好看：上面兩層標題，月份橫跨好幾欄，門市名稱靠在左邊。可是當你想問「4 月信義店的蘋果紅茶賣了幾杯」，公式沒辦法直接問。

同一份資料換成一列一筆的清單，一條 SUMIFS 就算得出來。這篇用手搖飲的月銷量，把兩種排法放在一起比，再整理出三條規則。

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圖：兩邊是同樣的 8 個數字，左邊給人看，右邊給公式問。

一列只講一筆

先從合併儲存格說起。把月份合併起來，每個月只寫一次，看起來很清爽。合併後只有最上面那一格有值，其他格是空的：

我想知道 3 月賣了幾杯。手算是 12 + 7 + 9 + 11 = 39。如果用 SUMIF 寫，就是：

來看看結果：

只算到 12。「烏龍奶茶 7 杯」這一列自己不知道是幾月，月份在它上面那一格，公式看不到。每一列都要自己把故事講完整，也就是三月、信義、烏龍奶茶、7 杯。

中間那一列空白，是用來隔開月份的，同樣有麻煩。Ctrl+A（Mac 為 Cmd+A，在 Chrome）第一下選的是連續的資料範圍，遇到整列空白就會停，篩選與樞紐分析表也是從一格往外找連續的資料。想分組，請多一欄，不要空一列。

把月份補到每一列，8 筆資料變成這樣：

同一條公式把範圍改成 A2:A9、D2:D9，就會得到 39。

一欄只放一種東西

回到開頭那張好看的月報。「3 月」「4 月」合併在上面，「蘋果紅茶」「烏龍奶茶」在下一層，月份跟品項都躲在標題裡：

我想找信義店的蘋果紅茶。用 SUMIF 去第 2 列找「蘋果紅茶」，再加總第 3 列：

結果是 27，也就是 3 月的 12 加 4 月的 15。「蘋果紅茶」在標題出現兩次，「4 月」只寫在 D1，E1 是空的，公式分不出月份。想只拿 4 月，只能寫死 =D3，下個月多一欄，所有公式都要重改。

月份、門市、品項都是「一種東西」，各自該有一欄。上面那份 8 列的清單，用 SUMIFS 就能同時問三個條件：

5 月的資料來了，在清單最下面接新的列就好，把範圍往下拉長，或寫成 D2:D 這種只固定開頭的範圍。月報的寫法則要多插兩欄，再把每條公式改一遍。

標題列只放一層

下圖把三條規則標在同一張清單上：

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圖：① 橫著看是一筆銷售，② 直著看是一種屬性，③ 第一列的欄名是整張表的導航。

標題列是公式、篩選、樞紐分析表（Pivot Table）找欄位的依據，我自己的習慣有三點：

• 欄名直接講內容，「杯數」比「欄位 C」好懂，AI 也比較容易看懂。
• 欄名不重複，不要出現兩個「金額」。
• 只放一層，不要第一列寫「3 月」、第二列才寫品項。

好看的留到最後

月報還是可以做。清單當原始資料，要給人看的月報，用樞紐分析表把門市放列、月份放欄，就會排出類似的樣子，教學在 資料透視表。這就是 三層架構 的想法：原始資料不美化，漂亮留給最後一層。

請 AI 寫公式的時候也一樣。資料是清單的話，描述只要一句：「標題在第一列，A 欄月份、B 欄門市、C 欄品項、D 欄杯數」。資料亂的話，AI 只好遷就排版寫出一長串補丁公式，多插一列就壞，提示詞怎麼寫可以看 給 AI 的試算表提示詞。

什麼時候可以不照做？只印出來、之後不再計算的一次性表，隨你怎麼排。只要它不是別人公式的資料來源，合併儲存格也沒關係。

還有一件事，清單的每一列最好有一欄能認得它的編號，像訂單編號。之後要跟別張表對起來，靠的就是這一欄，見 對應關係的概念。

練習

答案是 4 + 13 = 17。手上有哪張表是月報風格的？試著拆成清單，再問它一次吧！

我是喜特先生，Mr. Sheet，我們下個教學見！