別人接手也看得懂的試算表：標題列、凍結、顏色、備註與 README

同事把一份試算表丟給你，說「這個你接手」。打開一看：分頁叫「工作表1」和「工作表1 的副本」，標題在第 3 列，往下捲就看不到欄名，某一欄的公式後面莫名乘了 1.05，沒有人記得為什麼。

這篇拿一份飲料週報當例子，把它改成別人打開三十秒內就知道怎麼用的樣子。我個人的習慣是，不管這份表要給誰，都當作三個月後的自己要接手。

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圖：資料一模一樣，左邊是丟給同事會被問十個問題的樣子，右邊是這篇要改成的樣子。

標題放第一列，然後凍結

先看資料本身。我習慣一欄一個名稱，標題放第 1 列，資料從第 2 列開始：

標題不要用合併儲存格橫跨好幾欄，資料中間也不要留空列或空欄。排序、篩選、ARRAYFORMULA 都希望資料是連續的一塊，合併儲存格與空列常常讓它們出狀況。關於資料怎麼排比較好，資料結構黃金法則 有更完整的說明。

接著凍結標題列：

1. 點「查看」>「凍結」>「1 列」。
2. 往下捲，第 1 列會一直留在畫面上方。

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圖：凍結之後往下捲，第 1 列的欄名還留在上方。

品項欄很長的話，同樣的選單選「1 欄」，橫向捲動時品項會留在左邊。凍結的列數別放太多，凍結的區域一多，能捲動的空間就變小了。

工作表的名稱與標籤顏色

預設的「工作表1」「工作表2」只能讓人猜。我會改成看得出用途的名字：

• 01_原數據：原始資料，手動輸入的地方。
• 02_計算：公式計算。
• 03_報表：最後給人看的結果。
• 設定：折扣率、目標值這類參數。
• README：說明書，放最前面。

數字前綴是給人看的，Google 試算表不會因為名稱自動排序，順序還是靠你自己拖曳工作表標籤。前綴的命名細節在 設計可維護的試算表，三個分層的想法則在 三層架構，這邊不重講。

標籤顏色則是在標籤上按右鍵，選「變更顏色」。我的對應是：原數據用藍色、計算用綠色、報表用紫色、設定與 README 用灰色。

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圖：標籤列的顏色對應到每張工作表的角色，不用點進去就知道哪張是原始資料。

有些工作表純粹是輔助計算，不需要給所有人看，可以右鍵「隱藏工作表」。坦白說我很少隱藏，因為隱藏起來的東西最容易變成交接地雷。真的要隱藏，就在 README 寫上「有 2 張隱藏的工作表，分別是⋯⋯」。

底色只是輔助，不是唯一的訊息

顏色一定要有固定規則，而且寫在某個地方讓人查得到。我用這四種：

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圖：圖例本身就放在 README 裡，旁邊貼一小段套用後的樣子。

• 輸入（藍灰底）：人要填的格子。
• 公式（淡綠底）：公式的結果，不要手動改。
• 待確認（米黃底）：還有疑問的資料。
• 暫不用（灰底）：保留著，目前不參與計算。

挑色時我避開紅色與綠色這種對比，色盲或色弱的人分不出來。每種底色都用淺色，字才看得清楚。

一般 SUMIFS、QUERY 公式不能直接把底色當狀態欄；但介面可以依文字或填滿色彩篩選，包含條件式格式的顏色，交替色彩則不適用，詳見 Google 篩選說明。因此仍應保留可供公式、匯出與其他使用者辨識的狀態文字，不讓顏色成為唯一資訊。比方說「本週杯數是否達標」，我會在 D 欄用公式寫出來。D2 這樣寫，往下拖到 D6：

來看看結果：

文字在，顏色才有後盾。想讓「未達標」自動變色，用條件式格式設定（見 條件式格式設定），不要手動塗，資料一改顏色就對不上了。

備註寫為什麼，不寫做什麼

在儲存格上按右鍵，選「插入備註」，就會在那一格的右上角留下一個小三角形，滑鼠移過去才看得到內容。

圖：資料來源與更新頻率是最值得放在備註的內容。

備註放的是長期有效的說明，我會寫這兩種：

• 資料從哪裡來、多久更新一次，例如「POS 匯出，每週一更新」。
• 為什麼這樣算，例如「目標杯數由店長每月初手動調整」。

一個簡單的加總不用備註「這是加總」，公式本身已經說明做什麼了。每格都有備註，就跟一本書每行都畫螢光筆一樣，等於沒畫。

另一個「插入留言」是用來討論的，可以指派給別人、處理完標示為已解決。確定的說明放備註，還在討論的事放留言。

README 工作表

最後是最划算的一步：第一個工作表當 README。我放這四塊：

顏色圖例也貼在這裡，剛剛那張圖直接放進去就好。

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圖：README 不用寫得像論文，幾行就夠，重點是讓接手的人三十秒內知道從哪裡看起。

做到哪裡就夠

這些我不會每份表都做齊。只有自己用、用完就丟的表，凍結標題列加上一個像樣的分頁名就夠了。要共用給別人，或會用超過三個月，才做顏色圖例與 README。

代價是你得維持它：改了結構卻沒更新 README，比沒有 README 更誤導人。所以 README 我只寫不常變的事，常變的東西留在公式與資料裡。

E2 會得到 -3（37 減 40）。先從凍結標題列和改分頁名開始吧，這兩個各一分鐘就做完。