條件式格式設定：側邊欄、單色規則、色階與規則順序

庫存表每天要看，我一開始都是自己把低於安全量的格子塗成紅色，補貨之後再塗回白色，過幾天就忘了哪格該塗。條件式格式可以讓試算表自己判斷：數字小於 10 就變紅，不用你動手。

這篇只講功能怎麼點、每個選項是什麼意思。要做到期提醒、狀態看板的例子，看 條件式格式實戰；自訂公式的 $ 為什麼放那裡，看 條件式格式自訂公式的陷阱。

打開條件式格式的側邊欄

後面都用這張茶飲庫存表，放在 A1:B6：

我想讓庫存小於 10 的格子變紅色。步驟是：

1. 選取 B2:B6，也就是庫存那一欄，不含標題。
2. 點「格式」>「條件式格式設定」。

圖：選單路徑，父選單與子選單同時展開。

3. 右側會跳出標題為「條件式格式規則」的側邊欄。最上面的「套用範圍」已經填好你剛選的 B2:B6；下面有「單色」和「色階」兩個分頁，預設停在「單色」。
4. 「格式規則」底下，條件選「小於」，值填 10。
5. 「格式設定樣式」選填滿色彩，挑一個紅色，按「完成」。

圖：側邊欄從上到下是套用範圍、格式規則、格式設定樣式。

這時 B2 的 3 和 B4 的 8 會變紅，其他格子不動。把 B4 改成 12，紅色會跟著消失，這就是它跟手動塗色最大的差別。

單色規則可以選哪些條件

「格式規則」的下拉選單條件很多，我依用途分成四組：

• 看有沒有東西：「儲存格為空白」「儲存格不是空白」。
• 比對文字：「文字包含」「文字不包含」「文字開頭為」「文字結尾為」「文字完全符合」。
• 比對日期：「日期為」「日期早於」「日期晚於」，後面可以選今天、明天、昨天、過去一週內這類相對日期，也可以指定一個確切日期。
• 比對數字：「大於」「大於或等於」「小於」「小於或等於」「等於」「不等於」「介於」「不介於」。

最後一個選項是「自訂公式」，可以寫任何會回傳 TRUE 或 FALSE 的公式，等其他條件不夠用的時候再用，細節在 自訂公式的陷阱 那篇。

這邊有個小地方：「文字包含」是找片段，「文字完全符合」是整格一模一樣。想把品項裡有「紅茶」的都標起來，用「文字包含」填 紅茶，蘋果紅茶和檸檬紅茶會同時被標到；用「文字完全符合」填 紅茶，一格都不會中。

庫存三色：多條單色規則

只有紅色不夠，我想要小於 10 紅、10 到 30 黃、大於 30 綠。同一個套用範圍可以加好幾條規則，做法是在剛才的側邊欄按「新增其他規則」，再各設一條：

1. 小於 10，紅色。
2. 小於或等於 30，黃色。
3. 大於 30，綠色。

來看看結果：

← 左右滑動看完整的圖，點圖可放大

圖：庫存三色的實際長相，顏色我選低飽和的色票，比較不刺眼。

注意 3 同時符合第 1 條和第 2 條（3 小於 10，也小於或等於 30），但它只會是紅色。為什麼，下面「規則順序」那節會講。

色階：用顏色深淺看大小

單色規則是「符合才上色」，色階則是整段數字都上色，深淺看大小。點側邊欄上方的「色階」分頁就能設定。我拿一組一年十二個月的銷量來做，放在 A1:B13：

選 B2:B13，打開「色階」分頁，會看到三個區塊：

• 最小值：這一端的顏色，數值依據可以選「最小值」「數字」「百分比」「百分位數」。
• 中間值：可選，預設不啟用，要的話可以加上來，做成三色漸層。
• 最大值：另一端的顏色，數值依據同樣可以選。

最簡單的做法是兩端都用預設的「最小值」「最大值」，也就是 37 和 112 各是一端，中間的數字依比例落在漸層上。上方有現成的色階組合可以直接點，不想自己配色就用這個。

圖：8 月的 112 最深，2 月的 37 最淺。

如果加了中間值，「百分比」和「百分位數」看起來很像，算出來的位置不一樣。以這組數字來算：

• 百分位數 50：排序之後正中間的位置，這組是 61 和 66 的平均 63.5。
• 百分比 50：最小值到最大值這段距離的一半，37 + (112 - 37) × 50% = 74.5。

資料有幾個特別大的離群值時，百分位數比較不會被拉偏。我個人預設用百分位數 50 當中間值。

色階的顏色我會避開紅配綠，有紅綠色覺異常的人會分不出深淺，白到藍或淺橘到深橘比較不會有人看不出來。

套用範圍可以寫多段

側邊欄最上面的「套用範圍」就是一個文字框，可以直接改，不必關掉重選：

• 單一範圍：B2:B6。
• 整欄往下延伸：B2:B，之後新增的列也會套用，我自己的庫存表都這樣寫。
• 多段：用逗號隔開，例如 B2:B6, D2:D6，兩段共用同一條規則。

要注意多段是共用規則，不是各自獨立的規則。如果兩段的比較基準不同，例如 B 欄看 10、D 欄看 100，就得分成兩條規則。

圖：套用範圍用逗號分隔多段。

多條規則的優先順序

側邊欄會把同一個範圍的規則排成一列一列，順序由上到下。兩條規則同時成立、而且都設了背景色的時候，排在上面的那條會是你看到的顏色。

這就是前面庫存三色的 3 為什麼是紅色：「小於 10」排在最上面。如果把「小於或等於 30，黃色」拖到最上面，3 會變成黃色，紅色那條永遠中不了。

← 左右滑動看完整的圖，點圖可放大

圖：規則左邊有一排小點，抓住往上或往下拖就能換順序。

所以寫重疊的條件時，習慣是把最嚴格的放在最上面。條件彼此不重疊的時候，例如用「介於 10 與 30」，順序就不影響結果。

刪除與複製規則

規則不要了，把滑鼠移到該規則上，右邊會出現垃圾桶圖示，按下去就刪掉。

想把一格的條件式格式套到別的地方，可以複製來源儲存格，在目標範圍用「編輯」>「選擇性貼上」，只貼條件式格式。另一個辦法是回到側邊欄，直接把套用範圍改大。我偏好改套用範圍，因為規則只有一份，之後要調顏色只要改一個地方。

設定好一次之後，多半就不用再碰它了。接下來可以看 條件式格式實戰，把到期提醒和下拉選單狀態的顏色一起做出來。