任務表自己變色：到期提醒、狀態看板與重複值標色

我每個月都有一張任務表，要記得哪些事快到期、哪些已經逾期、哪些其實做完了。一格一格看日期太累，所以我讓表格自己變色：快到期的標黃，逾期還沒做完的標紅，做完的變灰。

規則怎麼新增、單色條件有哪些，在 條件式格式設定 講過了，這篇直接做三個任務。用到自訂公式的 $ 寫法會照抄，原理放在 自訂公式的陷阱。

先看任務表

任務表放在 A1:C10，C 欄的狀態是下拉選單（選項是「未開始」「進行中」「卡關」「已完成」）。這邊假設今天是 2026/10/11，所以下面的顏色會隨著你打開的日期變動：

下拉選單的做法在 資料品質與下拉清單 有，這邊就不重講。

已逾期的標紅

逾期的意思是到期日早於今天，而且狀態還不是「已完成」。選取 A2:C10，新增規則，條件選最下面的「自訂公式」，填：

三個條件都要成立：

• $B2<>""：到期日不是空白。
• $B2<TODAY()：到期日早於今天。
• $C2<>"已完成"：狀態不是「已完成」。

第一個條件很容易漏掉。空白儲存格拿來比大小，會被當成 0，也就是 1899 年底的日期，那「回覆客訴信」這種還沒填到期日的任務永遠是「早於今天」，整列被標紅。加上不是空白的判斷，就只會標有日期的任務。

以 2026/10/11 來看，各列的判斷結果：

「訂購紙杯」的到期日就是今天，早於今天不成立，所以還不算逾期。「門市排班」雖然 10/02 已過，但狀態是已完成，所以不標。

今天起 7 天內到期的標黃

第二條規則：到期日在今天到今天加 7 天之間（含兩端），而且還沒完成。同樣套用在 A2:C10，再新增一條自訂公式：

日期在試算表裡就是數字，加 7 就是 7 天後，這點在 日期與時間入門 講過。若想要 7 天內「不含」第 7 天，把 <= 改成 <。

來看各列的判斷結果：

盤點冷藏庫是 10/18，剛好是 7 天後，所以有標到；年終促銷企劃是 10/19，差一天就沒有。

逾期和快到期兩條規則的日期範圍不會重疊，所以誰排前面都一樣。但它們和後面的狀態顏色會搶同一格，下一節處理。

狀態看板：下拉選單決定顏色

C 欄的狀態我想直接用顏色看，進行中淺藍、卡關淺橘，已完成的整列變灰字。先處理狀態格，套用範圍選 C2:C10，用單色規則的「文字完全符合」就好，不用寫公式：

1. 文字完全符合 進行中，淺藍。
2. 文字完全符合 卡關，淺橘。

「未開始」不設規則，保持白色。再加一條讓已完成的任務整列變灰字，套用 A2:C10，自訂公式：

圖：2026/10/11 這天的任務表。

這時候有個衝突：「供應商對帳」的 C8 是「卡關」，同時符合逾期（紅）和卡關（橘）兩條規則，兩條都設了背景色。排在上面的那條贏，所以我把順序排成：逾期、7 天內、已完成灰字、進行中、卡關。逾期的任務整列都紅，連狀態格也是，一眼就能看到。

圖：規則清單的順序決定衝突時的顏色。截圖固定在 2026/10/11，實際使用時照文中寫 TODAY()。

如果你只想要下拉選單的選項有顏色，其實資料驗證的下拉選單可以直接替每個選項指定顏色，不用條件式格式。我習慣用條件式格式，因為整列變色也會一起做，而且改規則比改選項的顏色好找。

重複值標色

另一張表是訂單編號，放在 A1:A9：

我想把出現超過一次的編號標出來。選取 A2:A9（要寫 A2:A 也行，之後新增的編號會自動納入），自訂公式：

COUNTIF 算這個編號在整欄出現幾次，大於 1 就是重複。前面的 AND($A2<>"", ...) 讓空白格不會被拿去比對。

結果：

圖：五個重複的格子都被標起來，包含第一次出現的那一筆。

這個寫法連第一次出現的也會標。如果只想標「第二次以後」出現的，把範圍改成會跟著往下長的樣子，從固定起點到目前這一列：

這樣第 4 列（第二個 T-1042）、第 7 列（第二個 T-1043）、第 9 列（第三個 T-1042）才會標，結果是 FALSE、FALSE、TRUE、FALSE、FALSE、TRUE、FALSE、TRUE。我自己對帳時會用這個版本，因為標到第一筆的話，我分不出哪一筆是該刪的。

COUNTIF 比對時不分大小寫，也不會幫你去掉空格。多一格 t-1050 會跟 T-1050 算同一個編號，而 T-1060 後面多了一個空格，就和 T-1060 算不同。資料有這類問題的話，先清掉空白再標色，清理方法在 文字清理函式。

維護

新增任務時，在表格最下面直接補一列就好，規則的套用範圍如果是 A2:C 開頭的寫法，會自動跟上。如果之前選的是 A2:C10，新列要記得到側邊欄把範圍改大。到期提醒的天數 7 我是直接寫在公式裡，要改成 3 天或 14 天，就是改規則裡的那個數字。

這三種規則換成自己的資料，通常只要改欄位字母和天數。做出怪結果的時候，到 自訂公式的陷阱 對一下。