三層架構進階：拆檔、IMPORTRANGE、權限與效能取捨

上一篇的茶飲店月報用了三個分頁，一個人用很順。半年後店員從 1 個變成 3 個，老闆也想自己打開看報表，這時候有人手滑，把計算層的一格公式刪了。

三層分頁沒有錯，但它們還在同一個檔案裡，而「能不能編輯」是先以整個檔案為單位給的。這篇接著講，什麼時候該把三層拆到不同檔案，以及拆了之後要付出什麼。（三層本身的概念見 三層架構入門。）

一個檔案裡的三層，哪裡開始不夠用

我會開始想拆檔，通常是撞到這三件事：

• 店員要登記訂單，就得給編輯權，連帶也能改到公式。
• 老闆只想看報表，不希望他有機會動到原始訂單和公式。
• 之後想加「成本」「毛利」這種不想讓店員看到的欄位。

前兩件可以先用 保護工作表和範圍 擋；第三件靠保護擋不乾淨，因為有檔案存取權的人可以看到整份檔案的所有分頁。權限乾淨的做法，是把不同的人要碰的東西放進不同的檔案。

拆成訂單檔與月報檔

拆法是：原數據層留給店員，自己一個檔案；計算層和呈現層放到另一個檔案，由我維護。

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圖：三層的順序沒變，只是原數據層搬到另一個檔案，用 IMPORTRANGE 接回來。

在月報檔裡留一個分頁叫 原數據_訂單，A1 放：

第一次輸入會先看到 #REF!，儲存格旁邊出現「允許存取」，按下去就好。這一步和常見問題在 IMPORTRANGE 文章 講過，這裡不重講。

重點在這一步之後：計算_月彙總 的 SUMIFS 一個字都不用改，因為它讀的還是名叫 原數據_訂單 的分頁、同樣的 A 到 D 欄。9 月的結果仍然是蘋果紅茶 17 杯、青茶 21 杯、烏龍拿鐵 9 杯，合計 47 杯 2465 元。分層做得好，換掉最上游，下游不知道也不在乎。

匯入進來的分頁，我當作原數據層看待：不加工，也不手改。要改資料，回訂單檔改。

權限：誰能改哪個檔

我最後配成這樣：

店員改不到公式，因為公式根本不在他們的檔案裡。老闆要先被分享月報檔的「檢視」權限才打得開，打開之後只能看，不會誤改；他不需要有訂單檔的權限。想加成本欄，也只放進我的月報檔或另一個只有我有權限的檔。

要注意的是，老闆在月報檔裡看得到所有分頁，包括匯入的 原數據_訂單 和 計算_月彙總，把分頁隱藏起來也不等於保密。如果連這些都不想讓他看到，就另外做一個只放 報表_月報 的檔案給他。

拆檔換來什麼、失去什麼

換來的是權限乾淨：誰碰哪個檔很清楚，不用靠保護範圍一格一格擋。

失去的有三樣。每多一個來源檔就要多授權一次；數字不對時多一步，要先判斷是月報檔的問題還是訂單檔的問題（上一篇的排查順序，現在多了一次跨檔）；匯入的資料不是即時寫進來的，店員剛登記完，月報可能晚一點才看得到。

效能方面，我不是為了讓它變快才拆檔。拆檔後 IMPORTRANGE 要多拉一次資料，只會讓月報檔多一個要等的環節。公式變慢要先看 試算表效能基礎 的判斷，那邊有資料量的參考。要拉資料時，只匯入用得到的欄位（上面寫 A:D，不寫 A:Z），省下的是不必要的資料量。

改公式前，先在副本試

月報變成老闆每月在看的東西後，我改公式的習慣是：先做一份副本，在副本上改。

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圖：開發版隨便改，確認過才往右搬，正式版的公式不直接動手。

做法是在月報檔點「檔案」>「建立副本」，副本裡的 IMPORTRANGE 還是讀同一個訂單檔，但它只是讀，不會動到店員的資料。副本是一個新檔案，第一次打開時 IMPORTRANGE 要再按一次「允許存取」，沒按之前 原數據_訂單 會顯示 #REF!，這是還沒授權，不是壞掉。改好、對過數字，再把改過的那個分頁複製回正式的月報檔。小店一個人維護的話，測試版可以省略，只留「副本」與「正式」兩個。

搬回正式檔之後，記得再開一次確認 IMPORTRANGE 沒有跳出新的「允許存取」。

什麼時候不要拆

我自己的判斷只問三個問題：

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圖：用的人、使用期間、資料會不會增加，三題都答「否」就不必分層。

只有我一個人用、用完就丟、資料不會再增加，一張表就好，連三個分頁都不必。有一題答「是」，先拆成三個分頁。

要不要再拆成多個檔案，是另一個問題：只有「不同的人要碰不同的資料」，或「有東西不能讓某些人看到」，我才拆檔。光是檔案變大，先查效能，不急著拆。

試試看把你手上的月報，先拆成三個分頁、確定都沒問題了，再決定要不要拆檔吧！