資料輸入與格式入門：下拉選單、核取方塊、數字格式與填滿

手搖飲訂單交給好幾個人登記，一週後打開品項那一欄，同一杯飲料常會出現這幾種寫法：

想數蘋果紅茶有幾筆，寫 =COUNTIF(B2:B6, "蘋果紅茶")，得到 3，眼睛數卻是 5 筆。COUNTIF 只認長得一模一樣的字，多一個空格就是另一個品項。

這篇用一份訂單表走一遍資料進來的基本動作：怎麼擋掉不同寫法、打勾、讓數字顯示成 NT$ 與百分比，以及一次填滿一整欄。

下拉選單：讓人只能選

與其事後整理，我比較喜歡一開始就限制可以填什麼。Google 試算表的「資料驗證」可以辦到，下拉選單是最常用的一種。

1. 選取要加選單的範圍，這邊是 B2:B100，多選一些，之後新增訂單就不用重設。
2. 點「資料」>「資料驗證」，右側會出現面板，點「新增規則」。
3. 條件選「下拉式選單」，依序輸入選項：蘋果紅茶、蘋果綠茶、青茶、烏龍奶茶、鮮奶茶。
4. 「如果資料無效」可以選「顯示警告」或「拒絕輸入」，再按「完成」。

圖：選項在規則裡一次輸入，B 欄每格都出現同一份清單。

設好之後，B 欄每格右邊多一個小箭頭，點開選就好，不用打字，也就不會有人多打一個空格。

兩種處理方式差在哪：「顯示警告」會讓格子角落出現標記，內容仍然可以留下；「拒絕輸入」則是直接擋掉，不在清單裡的字進不來。要怕有人亂填的話選後者。

選項放在規則裡很方便，但選項會變動（新增品項），我會把清單放在另一個範圍，規則改成引用那個範圍。這個做法，以及擋重複編號、擋格式不對的手機號碼，在 資料驗證實戰。

核取方塊：打勾就是 TRUE

訂單表我會多加一欄「已出貨」。選取 E2:E6，點「插入」>「核取方塊」，每格出現一個小方塊。

圖：選好 E2:E6 再插入，五格各自有一個核取方塊。

打勾的格子，裡面存的值是 TRUE，沒勾是 FALSE。所以訂單表整個長這樣，F 欄的金額後面會用到：

要算已出貨幾筆，把 TRUE 當條件：

你應該會得到 3。完成率再除以總筆數：

結果是 0.6，因為 3 除以 5。要看成百分比的話，下一節會處理。

格式：改的是外觀，值不變

每筆的金額是杯數乘單價。在 F2 輸入：

往下拖到 F6（拖法在下一節），F2:F6 是 540、266、1155、405、840，加總是 3206。

3206 不太像金額，我想看到的是 NT$3,206。選取要改的格子，點「格式」>「數值」，裡面有百分比、日期等內建的格式，沒有合適的就選最下面的「自訂數字格式」。

圖：「數值」子選單最下面是自訂數字格式。

自訂格式輸入 "NT$"#,##0，3206 就顯示 NT$3,206。0.6 那一格則直接選「百分比」，顯示 60%。

兩格的值都沒變，SUM 和後續公式讀到的還是 3206 和 0.6。倒是手動在數字後面打上「元」，整格就變成文字，加總會漏掉它。值和格式怎麼分，以及 85 套上百分比變成 8500% 的原因，在 儲存格的值與顯示格式。

日期也一樣，輸入 2026/10/05 會被當成日期，靠右對齊，是個可以計算的數字。想在開頭留 0（例如 001），輸入時前面加一個單引號 '001，Sheets 會把它當文字，單引號不會顯示。

填滿：不要一格一格打

剛剛的 F2 公式要複製到 F6，有三種做法。

拖曳：選取 F2，把滑鼠移到格子右下角的小方塊，往下拖到 F6。公式會跟著列調整，F3 是 =C3*D3，F4 是 =C4*D4。

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圖：拖到哪一列，公式就複製到哪一列。

雙擊：旁邊那欄有資料的話，雙擊同一個小方塊，會自動填到旁邊資料結束的那一列，不用自己拖。

快捷鍵：選取 F2:F6，上面那格有公式，按 Ctrl+D（Mac 是 ⌘+D）把最上面一格往下複製；往右複製則是 Ctrl+R（Mac 是 ⌘+R）。這些是在 Chrome 上的按法。

序列也能拖。在兩格打 2026/10/05 和 2026/10/06，同時選起來再往下拖，會接著出現 2026/10/07、2026/10/08。更多快捷鍵整理在 Google 試算表快捷鍵，那一篇有 Windows 和 Mac 的對照，也說明了 Ctrl+Enter 在編輯儲存格時是換行，不是填滿。

資料進來的方式整理好，接下來就是公式了。新的一張表，先想想哪一欄該有下拉選單吧！

我是喜特先生，Mr. Sheet，我們下個教學見！