工作交接清單

適合什麼情境

休假代理、職務輪調或離職交接時，交出文件並不等於對方已能接手。這份清單適合把例行工作、資料、文件與設備逐項列出，留下交接和驗收依據。

工作表與欄位

主表只凍結第 1 列表頭，保留 20 筆填寫空間。白底欄位供輸入；淡綠欄位標有「自動」，保留公式即可，不必靠顏色辨識。

交接清單

• 輸入欄：A 交接項目、B 類別、C 移交人、D 接手人、E 文件連結、F 預定交接日、G 驗收狀態、H 實際驗收日、J 備註。
• 自動欄：I 交接提醒（自動）。

「總覽」整理交接項目、已驗收、待驗收、逾期未完成。

「設定」集中放置日期基準與相關參考資料；主要操作在清單和總覽。「使用說明」保留操作步驟、欄位辨識與喜特先生的聯絡資訊。

開始使用

1. 先填交接項目、類別、移交人與接手人，為每項工作補上文件連結及預定交接日。
2. 移交後將驗收狀態更新為「待驗收」，由接手人確認文件與操作是否足夠。
3. 確認接手完成後，選「已驗收」並填實際驗收日，回總覽查看尚待驗收與逾期項目。

總覽將已驗收與待驗收分開呈現。交接提醒會檢查狀態及實際日期，協助辨認已勾選完成卻沒有留下驗收時間的紀錄。

清除範例與增加資料

檔案中的人名與紀錄都是虛構示範。準備正式使用時，清除「交接清單」的 A2:H4、J2:J4 的儲存格內容，保留淡綠自動欄、表頭和資料驗證，再填自己的資料。

需要超過 20 筆時，依檔內「使用說明」在第 21 列上方插入列，將相鄰列的自動欄公式向下填入新增列，並檢查格式、下拉選單及總覽是否涵蓋新資料。不要在表格外直接接著輸入，也不要只排序單一欄，以免資料錯位。

使用時留意

文件連結只記錄位置，不會自動授予接手人權限；交接前應確認對方能開啟。不要只改「已驗收」而省略實際驗收日，也不要把尚未核對的移交視為驗收完成。

設定頁標為「固定」的選項參與公式判斷，請保留名稱，在主表用下拉選單選取。若要另設一套狀態流程，需一併調整相關公式與統計條件。

日期相關提示以表內的日期基準判斷；開啟表格時也請核對實際日期與資料是否已更新。

延伸使用

• 會議紀錄與決議追蹤表：將討論結果接回負責人與追蹤期限。
• 設備借用追蹤表：持續追蹤設備借出與實際歸還。
• 下拉選單與資料驗證：了解本表使用的公式或操作。
• 20 份上班族 Google 試算表模板導覽：按工作情境挑選下一份模板。