資料驗證入門：下拉式選單、數字範圍、核取方塊怎麼設

訂單登記表給店員填，門市欄有人打「信義」、有人打「信義店」，杯數欄還有人打「三」。等到要加總，才發現每一種寫法都被當成不同的東西。

資料驗證可以限制一格能輸入什麼。這篇是介面入門，帶你把下拉式選單、數字範圍、核取方塊各設一次。自訂公式（擋重複編號、擋手機格式）和整份登記表的設計，放在 資料驗證實戰，這邊不重講。

先找到入口

1. 選取要限制的儲存格，例如門市欄的 B2:B6。
2. 點「資料」>「資料驗證」。
3. 右側會開出「資料驗證規則」面板，點「新增規則」。

圖：所有規則都從這個面板開始，之後要修改或刪除，也是回到這裡。

面板裡最重要的是「條件」：選好條件，下面會出現對應要填的欄位。底下用同一份小訂單，依序設三種條件。

下拉式選單

門市只有信義、板橋、中和三種，最適合做成下拉式選單。選取 B2:B6，新增規則，「條件」選「下拉式選單」，在選項欄位填入三個選項，一個選項一列。按「完成」。

圖：選項直接打在規則裡，不需要另外準備資料。

回到表裡，B2 旁邊會有一個小箭頭，點下去就是三個選項。從此這一欄只能是這三個字。

有兩件事可以順手調：

• 選項放在別的地方，條件改選「下拉式選單 (來自某範圍)」，再填範圍，例如另一個「設定」分頁的 A2:A4。門市改名或新增，只要改設定分頁。
• 「進階選項」裡的「顯示樣式」有三種：晶片、箭頭、純文字。晶片的每個選項可以有自己的顏色。

我個人的習慣是選項不超過四五個、不會變，就手打；會變動的清單才用範圍。範圍版本搭配晶片顏色的做法，在 資料驗證實戰 有圖。

另外，如果欄位裡已經有一堆資料，一樣可以直接選取那一欄套用下拉式選單，官方說明是選項會依欄由上而下建立。

如果資料無效時怎麼辦

「進階選項」裡有一欄「如果資料無效：」，預設會拒絕不在選單裡的內容。改選「顯示警告」的話，輸入清單以外的值仍可以寫入，儲存格會被標示出來。

圖：同一個「進階選項」裡，決定要擋人還是只提醒。

怎麼選？答案只有一種對的欄位（門市、品項），我選拒絕。有可能真的出現例外的欄位，我選警告，之後看到標示再人工確認。

數字範圍

杯數欄 D2:D6，新增規則，「條件」選「數字」，再選「介於」，填 1 和 50。

圖：兩個數字之間的規則，包含頭尾。

打「三」這類文字，或是 0、-3、60，會被判無效。要注意，「介於」只管大小，12.5 也過得去。要限制整數，得靠自訂公式，作法在 資料驗證實戰 的練習裡。

核取方塊

核取方塊不一定要走資料驗證面板，最快的方式是選取 E2:E6，點「插入」>「核取方塊」。每一格會出現一個可以勾的方框。

圖：勾選的格子值是 TRUE，沒勾是 FALSE。

勾選的值是 TRUE，沒勾是 FALSE，所以可以直接拿來算。假設 E2、E4、E6 勾選，數有幾筆已出貨：

來看看結果：

再算已出貨的總杯數：

手算是 12 + 5 + 14 = 31。

勾選時的值也可以換掉。依說明中心，做法是選取儲存格，點「資料」>「資料驗證」，「條件」選「核取方塊」，再選「使用自訂儲存格值」，在「已勾選」旁邊填一個值，「已取消勾選」旁邊也可以填。比如已勾選填「已出貨」、已取消勾選填「未出貨」，儲存格裡存的就是這兩個字，公式要寫成 =COUNTIF(E2:E6, "已出貨")。

圖：自訂值之後，儲存格裡的內容就是你填的字，不再是 TRUE 和 FALSE。

規則管不到的地方

• 規則只管之後的輸入。表裡本來就有的舊值不會被改。
• 從別的地方複製貼上的內容，不一定會被規則擋下，貼完掃一眼有沒有標示。
• 手機版的設定介面和桌面不太一樣，我這篇都用電腦版的步驟。

規則寫好但擔心別人改掉它的話，可以用 保護工作表和範圍。想讓不符合的資料自動變色，用 條件式格式。

練習

選一欄你最常打錯的資料，試著幫它設一條規則吧！

我是喜特先生，Mr. Sheet，我們下個教學見！

出處（說明中心繁中頁的用字與實際介面略有不同，本文以實際介面為準）：

• 下拉式選單
• 核取方塊