資料處理的步驟地圖：從各分店的原始資料做到一張報表

月底了，台北和台中兩間分店各丟給我一份訂單表，我要做一張「每種茶賣了多少錢」的報表。兩份表欄位一樣，可是有一個品項在其中一份後面多了一格空白，查單價的時候就查不到。

這種事每個月都會來一次，所以我想把「從原始資料到報表」拆成固定的幾步，每一步知道用什麼、出錯時從哪裡回頭。這篇是步驟的地圖，語法不重講，每一步都連到專門的文章。

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圖：六步由上往下走，第 5 步檢查到錯就回第 3 步，最後才做彙總。

先把原始資料放著不動

第 1 步其實不用做什麼，重點是不要碰它。各分店的訂單表原樣留著，後面所有步驟都另開分頁用公式處理，原始資料壞不了，公式寫錯了也能重來。這個分層的想法在 三層架構入門 講過。

另外，每份表最好是「一列一筆、一欄一屬性」，不然後面整合會卡住，見 一列一筆、一欄一屬性。

一份小資料走一遍

用最小的資料把六步走一次。台北在 A:B 欄，台中在 D:E 欄，價目表在 G:H 欄。台北那份的「青茶」後面多了一格空白，肉眼看不出來。先是台北的訂單（A1:B4）：

台中的訂單（D1:E3）：

價目表（G1:H4）：

整合

先把兩份疊成一張。在 J1 寫：

結果會溢出到 J1:K6，一共 5 筆資料加 1 列標題。分頁在不同工作表的話，把範圍換成 台北訂單!A1:B4 這種寫法就行。語法見 VSTACK、HSTACK、CHOOSEROWS、CHOOSECOLS；來源在別的檔案，就改用 IMPORTRANGE，見 IMPORTRANGE 跨試算表同步。

清理

把合併後的品項整欄去掉多餘空格。M1 寫：

M2:M6 會是「蘋果紅茶」「青茶」「烏龍」「蘋果紅茶」「青茶」，青茶後面的空格不見了。TRIM 只清得掉半形空格，全形空格要另外處理，這部分見 文字清理函式。

補欄位

在 N2 查單價，O2 算小計：

來看看結果：

XLOOKUP 的寫法見 XLOOKUP 入門。

檢查

我在 Q1 放一格最簡單的檢查，數有幾列沒有查到單價：

結果是 0。COUNT 只數數字，查不到的 #N/A 不會被算進去，所以不是 0 就代表有幾列有問題。反過來，0 只代表單價都查到了，重複列、杯數是文字之類的問題它抓不到，還是要看過資料。

彙總

最後才算報表要的數字。青茶賣了多少：

結果是 798（456 加 342）。如果要的是整張分組報表，換成 QUERY 或 資料透視表。

為什麼清理要排在補欄位前面

假設反過來，先拿合併後的 J 欄去查單價：

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圖：同一個「青茶」，沒清理就查單價得到 #N/A，清理後才查到 38。

結果是 45、#N/A、42、45、38。「青茶 」跟價目表的「青茶」少一格空白，對 XLOOKUP 來說就是不同的字。這時候檢查那一格會變成 1，我就知道要回頭看清理。

這就是流程裡那條回頭箭頭的意思。檢查這一步用來判斷「哪一步出問題」，所以我把它放在彙總前面，彙總的數字有錯時，先看檢查格。

資料每天都會進來的時候

上面用的是固定範圍，台北新增一筆就不會跟著進來。想讓新資料自動跟上，要把範圍改成 A2:B 這種開放式範圍，寫法見 ARRAYFORMULA 入門。

但開放式範圍用 VSTACK 疊起來，台北那一份的空白列會一起被帶進來，夾在兩間分店中間。我的做法是再用 FILTER 把整列空白的濾掉：

以上面的資料來說，結果還是同樣 5 筆資料（這個寫法不含標題列）。FILTER 的條件怎麼寫，見 FILTER 入門。

哪一步遇到什麼，看哪一篇

什麼時候不用走這麼多步

如果只是這個月要一次性的數字，資料也只有幾十列，直接複製貼上再手動改，比建六步公式快。我會花時間建這套流程的條件很單純：同樣的事會重複做，而且每次來源的長相差不多。

另外，每一步多一組公式欄，欄位會變多，檔案也會比較難讀。換來的是出錯時能一步一步往回查，我覺得值得，但資料量大到變慢的時候，要回頭看 試算表為什麼越來越慢 的排查順序。

下個月兩份新的訂單表來了，貼進原始資料，報表自己會更新，我只要看一眼檢查格是不是 0。我是喜特先生，Mr. Sheet，我們下個教學見！