髒資料清理分工：函式做哪些，AI 助理做哪些

從系統匯出的資料，常常有看不見的空格、寫法不同的日期，還有好幾個欄位擠在同一格的備註。遇到這種表，我的第一個念頭是丟給 AI，不過先想一下哪些工作交給函式比較穩，哪些才值得問 AI 助理。

這篇不綁定單一函式，講的是怎麼分工，還有哪些資料不該貼給外部的 AI 服務。

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圖：先問規則寫不寫得出來，再問能不能把資料給 AI，最後一定回到函式。

一份髒資料

我拿茶飲店匯出的訂單當例子，A 欄是品項，B 欄是日期（匯出時是文字），C 欄是備註：

A2 前面有一個全形空格，A3 中間有兩個半形空格，A4 結尾有一個半形空格，眼睛看不出來，但 XLOOKUP、COUNTIF 都會當成不一樣的字。B 欄三種寫法，C 欄兩個資料擠在一起。

規則固定的，交給函式

清理的時候，如果我講得出一條不會變的規則，就寫成函式。同樣的輸入永遠得到同樣的結果，新資料貼進來也會自動處理，要檢查也看得到公式。每個函式的完整用法在各自的文章，這裡只示範這份資料用到的部分。

空格用 TRIM 搭配 SUBSTITUTE。TRIM 會去掉前後空格、把中間連續的空格縮成一個，但不認得全形空格，所以先用 SUBSTITUTE 換成半形：

A2 會得到 蘋果紅茶，A4 得到 青茶。A3 得到 蘋果 綠茶，兩個空格縮成一個，字中間還留著一個，要不要拿掉就看你的規則。詳細說明在 整理文字資料。

日期文字轉成真正的日期用 DATEVALUE：

把儲存格格式改成「格式」>「數值」>「數字」，B2 到 B4 會依序得到 46300、46302、46304，這是日期序號，改回日期格式就是 2026 年 10 月 5 日、7 日、9 日。三種寫法都轉得過來，不過不同寫法能不能辨認，要看試算表的地區設定。日期的細節在 日期與時間入門。

備註拆成兩格用 SPLIT：

C2 會拆成兩格，數量:3 和 冰度:微冰。只想留下數量的數字，用 REGEXREPLACE 把整串換成括號抓到的部分：

C2 得到 3，C3 得到 12，C4 得到 8。這個結果是文字，要拿去加總的話外面再包 VALUE。正規表示式怎麼讀，可以看 REGEX 與 AI 協作指南。

規則還沒想清楚的，問 AI 助理

有些狀況是我知道資料不對，卻說不出規則是什麼。這種時候我才會問 AI 助理（ChatGPT、Claude、Gemini 這類對話工具），而且請它做的是幫我寫公式、解釋規則，不是請它直接改我的資料。

我常問的有三種：

• 請它寫公式。附上欄位說明、三五筆樣本、想要的結果，寫法見 用 AI 幫你寫公式。
• 請它解釋一條看不懂的規則，例如貼上上面那條 REGEXREPLACE，問它每一段在比對什麼。
• 請它列出可能漏掉的情況，例如「這條公式遇到沒有數量的備註會怎樣？」

問的時候我會把樣本寫得像這樣：

試算表 C 欄是備註，格式像「數量:3 冰度:微冰」。請寫一個 Google 試算表公式，只取出數量的數字。有些列可能沒有數量，這種情況請回空白。

拿到公式後，我一定會先貼在三五列的小樣本上，對照自己手算的結果，再套到整欄。AI 給的公式有可能用了 Excel 才有的函式，或是寫了 Sheets 不支援的正規表示式語法，所以不能直接相信。Sheets 的 REGEXREPLACE 用的是 RE2 這個引擎，\s 不含全形空格，也沒有 \uXXXX，這是它常會寫錯的地方。

這題得到 微冰，意思是把冰度冒號以前的整段（含冒號）換成空字串。

個資不要貼給外部服務

姓名、電話、Email、地址、身分證字號、訂單編號對得回人的資料，我一律不貼到外部的 AI 服務。我不清楚每個服務怎麼處理貼進去的內容，所以預設它會離開我能控制的範圍。

要問的話，用這幾個做法：

• 只貼樣本，而且把樣本換成格式一樣的假資料，例如把電話換成同樣長度的亂數。
• 只描述格式，不貼內容：「電話欄有的有連字號、有的有括號」。
• 公司或學校有資料規範的話，以規範為準。

回頭看上面那份訂單，品項、日期、備註沒有個資，可以直接貼成樣本。換成客戶名單，就要先換成假資料再貼。分享試算表時哪些欄位會被看到，在 隱私設計 那篇另外講。

Sheets 裡面的 AI 功能

Google 在試算表裡也放了 AI 功能。介面字樣與可用性依方案及帳號而異，以官方說明為準。

• AI 函式：現行官方語法是 =AI(提示詞, [範圍])，單批處理前 350 個含 AI 函式的選取格，輸出以文字為基準。官方語法只有這兩個參數，詳見 AI 函式入門。適合把難寫成規則的備註分成「甜度」「冰度」「其他」；後續要算數字時先檢查型態。
• Gemini 側邊欄：在試算表右邊用對話的方式問問題，需要有 Gemini 的方案。
• 自然語言產生公式：在 Gemini 描述需求，它幫你產生公式，2025 年 9 月公告了這項功能的升級。
• 排解公式錯誤、以 Gemini 填入、貼上未格式化文字轉成表格：2026 年公告，逐步開放中，細節以官方說明為準，用不用得到要看你的帳號。

另外有一個不是 AI 的內建功能，選單在「資料」>「資料清除」，裡面有「清除建議」「移除重複內容」「裁剪空格」；「資料」底下另有「將文字分隔成不同欄」和「資料欄統計資料」。這類只需要空格、重複值的清理，用它或 TRIM 都比問 AI 單純。

AI 函式寫起來像這樣，只示範語法，不列結果。前面的 C 欄備註是固定格式，用 SPLIT 或 REGEXREPLACE 就能拆，不需要 AI。要交給 AI 的是真正的自由文字，例如假設 D 欄是店員手寫的「少糖，珍珠多一點」這類備註：

這類 AI 的輸出，同一格重算不一定每次都一樣，所以分類結果我會當成「建議」，抽查幾列，確認沒問題再貼成值，不讓它一直留在公式裡。範圍裡的內容會交給 Gemini 處理，上一節講的個資原則一樣適用。

我的分工

我的順序是這樣的：空格、日期、拆欄這種有規則的，直接寫函式。說不出規則的，先問 AI 助理怎麼寫，拿到公式用小樣本驗證，確認後把公式放進表格。真的是在判斷語意的分類，再考慮 AI 函式，並且抽查結果。

拿手上最髒的一欄資料，挑一種問題試著用函式清清看吧！

我是喜特先生，Mr. Sheet，我們下個教學見！