SORT 與 UNIQUE：自動排序、自動去除重複

今天要來聊聊 SORT 和 UNIQUE，一個負責排序，一個負責把重複的資料去掉。

這兩個函式有個共通的好處：它們都是在別的地方「生出」一份新的結果，原始資料完全不動。原始資料改了，結果也會跟著變。

手動整理有多麻煩

我手上有一張手搖飲的訂單紀錄，一共 10 筆，分成信義和板橋兩間門市：

我想做兩件事：把訂單按杯數由多到少排好，還有找出「到底賣過哪幾種飲料」。

排序可以用選單，去重可以手動刪，不過 10 筆還好，如果資料每天都會新增呢？每天重新排一次、重新刪一次，想到就有點累了吧！這時候就可以請 SORT 和 UNIQUE 出場。

SORT

SORT 會把一個範圍照你指定的欄位重新排列，排好的結果放在別處，原本的資料維持原樣。

語法

=SORT(範圍, 排序欄, 遞增, [排序欄2, 遞增2, ...])

• 範圍：要排序的資料。
• 排序欄：要依哪一欄排序，填的是這一欄在「範圍」裡面的第幾欄，不是試算表的 A、B、C 欄。排序欄也可以是範圍外的另一個單欄範圍，但列數要和範圍一樣。
• 遞增：TRUE 是由小到大，也就是遞增，FALSE 是由大到小，也就是遞減。
• 排序欄2、遞增2：選填，可以一組一組往後加，越前面的優先。

這邊要記得，「遞增」只認 TRUE 和 FALSE。很多人，包括以前的我，會想說用 -1 表示降序，但這是 Excel 的寫法，在 Google 試算表裡 -1 會被當成 TRUE，結果還是升序，而且不會報錯，很容易沒發現。Excel 的 SORT 正好反過來，sort_order 用 1（遞增）和 -1（遞減），降序要寫 =SORT(A2:C11, 3, -1)，所以同一條公式在兩邊貼來貼去，這個參數一定要改。

單欄排序

我想把訂單按杯數由小到大排。範圍是 A2:C11，不含標題列，杯數是這個範圍的第 3 欄。

如果要用 SORT 寫，就是：

• A2:C11：要排序的資料，整張訂單。
• 3：依第 3 欄，也就是杯數排序。
• TRUE：遞增。

在 E2 輸入公式，按下 Enter，結果會從 E2 往下、往右展開成 10 列 3 欄。來看看結果：

整列都跟著杯數一起移動，品項和門市不會跟杯數對不上。想要由多到少，把最後一個參數換成 FALSE 就好：

結果會是 37、37、29、21、17、12、12、9、8、5，剛好倒過來。

範圍如果連標題列一起框進去，標題也會被當成資料排進去，所以我習慣範圍從第 2 列開始選。

多欄排序

如果兩筆的杯數一樣，或者我想「先按門市分，同一間門市再按杯數排」，就要多寫一組排序欄和遞增。

• 2, TRUE：第一優先，依第 2 欄，也就是門市，遞增。
• 3, FALSE：第二優先，門市相同的話，依第 3 欄，也就是杯數，遞減。

Google 試算表是「成對」把排序欄和遞增一組一組往後接。Excel 的 SORT 一次只收一個排序欄，多欄排序要改用 SORTBY（也是一組一組成對寫）。來看看結果：

咦，板橋怎麼排在信義前面？因為試算表的語言設定是台灣時，中文是照筆畫由少到多排的，「板」8 畫、「信」9 畫，所以板橋在前。不是照注音，也不是照拼音喔！

UNIQUE

UNIQUE 會把重複的列去掉，只留下不重複的部分，順序是它們在來源範圍中第一次出現的順序。

語法

=UNIQUE(範圍, [依欄比對], [只留出現一次的])

• 範圍：要找不重複值的資料。
• 依欄比對：選填，預設是 FALSE，也就是一列一列比較。填 TRUE 的話，會改成一欄一欄比較。
• 只留出現一次的：選填，預設是 FALSE。填 TRUE 的話，只會留下「完全沒有重複」的項目，只要有重複，連第一筆也不留。

範例

我想知道賣過哪幾種飲料，只看品項那一欄：

結果是蘋果紅茶、烏龍奶茶、蘋果綠茶、青茶，4 種。順序就是它們在 A 欄第一次出現的順序。

範圍也可以是多欄。這時候 UNIQUE 比對的是整列，三欄都一樣才算重複：

原本 10 筆，「蘋果紅茶、信義、12」和「烏龍奶茶、板橋、37」各出現兩次，所以會剩下 8 列：

只留出現一次的整列

第三個參數填 TRUE，會把有重複的列整組拿掉，連第一筆都不留。第二個參數用不到，維持預設的 FALSE 就好：

剛剛重複的那兩筆訂單，兩份都消失了，剩下 6 列：

和上一個對照一下，差別就在「重複的那一組要留一筆，還是全部不要」。

依欄比對

資料如果是橫著放的，就輪到第二個參數上場。假設 A1:F1 這一列放的是六筆訂單的門市：

結果會橫向展開，只剩下「信義」「板橋」「中和」三欄。要是這邊沒填 TRUE，UNIQUE 會把這一整列當成一列，只有一列當然就沒東西可以去重，原樣回傳。

SORT 搭配 UNIQUE

兩個函式可以套在一起：先用 UNIQUE 去重，再把結果交給 SORT 排序。

回到一開始的題目，我想要「不重複的訂單，杯數由多到少」：

從最裡面的括號看起：UNIQUE(A2:C11) 先得到上面那 8 列，SORT 再把這 8 列按第 3 欄遞減排好。來看看結果：

只想要品項的清單的話，也是同樣的套法：

單欄的資料，排序欄就是 1。結果依序是青茶、烏龍奶茶、蘋果紅茶、蘋果綠茶，一樣是照筆畫：「青」8 畫、「烏」10 畫、「蘋」20 畫，兩個「蘋果」開頭的再比下一個字，「紅」比「綠」少畫。

結果出現 #REF! 怎麼辦？

SORT 和 UNIQUE 的結果都會自己往下、往右展開，這叫溢出。如果展開的路上有別的資料擋住，整個公式就會出現 #REF!。

舉例來說，我在 E2 輸入 =UNIQUE(A2:A11)，它需要 E2 到 E5 這 4 格。但如果 E4 已經有東西，比如我隨手打了一個「x」，E2 就會變成 #REF!。

滑鼠移到 E2 的錯誤提示上，會看到「系統未展開陣列結果，以免覆蓋 E4 中的資料。」。把 E4 的內容清掉，結果就會自己跑出來，不用重新輸入公式。

所以我習慣把這類公式放在一塊空的區域，或是獨立的工作表，下面和右邊都不放其他東西。

我自己怎麼選

我個人的習慣是這樣：

• 一次性的整理，例如把這份訂單排好就交給同事，我會直接用選單的「資料」>「排序範圍」，比寫公式快。
• 要給別人隨時開來看的報表頁，我會用 SORT，因為原始資料新增後，報表頁會自己更新排序。
• 只是自己想暫時換個角度看資料，我會用「篩選器」，排完就可以還原，不會留下東西。

要注意，選單排序和篩選器是直接動到原本的資料或檢視，SORT 則完全不動來源。

練習

試著用用看吧！如果想先篩出一部分資料再排序，可以接著看 FILTER，跟 SORT 搭配起來很順手。

拿 SORT 和 UNIQUE 組出會員排行榜的寫法在 SORT 與 UNIQUE 實戰，結果看起來怪怪的時候，可以翻 SORT、UNIQUE、SORTN 進階陷阱。

我是喜特先生，Mr. Sheet，我們下個教學見！