「插入」選單逐項看：圖片、繪圖、連結、備註、留言與函式

表格做到一半，想放一張商品照、加一個連結、對某個數字留個話，這些都在「插入」選單裡。

這篇把「插入」選單裡跟「放東西進試算表」有關的幾項逐個看一遍：圖片與繪圖、連結、備註與留言、函式，另外補充留言上的表情符號回應（它不在「插入」選單裡）。核取方塊、下拉選單、智慧型方塊在這個選單也找得到，它們各有專文（見文末），這邊只提一句，不展開。

圖片與繪圖

插入圖片

點「插入」>「圖片」，子選單裡有「將圖片插入儲存格內」和「在儲存格上方插入圖片」兩種放法（另有一項「生成圖片」，這篇不展開）：

• 「將圖片插入儲存格內」：圖片被關在儲存格裡，跟著儲存格移動、排序、篩選。
• 「在儲存格上方插入圖片」：圖片浮在表格上面，可以隨意拖曳和縮放，但不會跟著儲存格走。

我個人做商品清單時一定選「將圖片插入儲存格內」，因為資料一排序，圖片就跟著那一列走，不會對錯人。浮在上面的圖片比較適合放 logo。

圖：兩種放法就在「圖片」的子選單裡。

選好之後再挑圖片來源，例如從電腦上傳。官方說明載明支援 .png、.jpg、.gif，檔案小於 50 MB，不支援 SVG。

如果圖片已經在網路上有網址，也可以用 IMAGE 函式放進儲存格，語法是：

模式 1 是縮放圖片到符合儲存格，2 是拉伸填滿，3 是保持原始大小，4 是自訂高度寬度。網址要用半形雙引號包起來，或是放在別的儲存格再參照。

繪圖

點「插入」>「繪圖」會開一個小視窗，可以畫文字方塊、箭頭、形狀、線條，畫完按「儲存並關閉」，圖形就浮在試算表上。想改的時候點一下圖形，再按「編輯」。

繪圖適合畫簡單的流程框或標註，複雜的圖我通常還是在別的工具畫好再用圖片放進來。

圖：繪圖視窗畫好之後按「儲存並關閉」，圖形會放在試算表上。

連結、備註與留言

插入連結

選好儲存格，點「插入」>「連結」，或按 Ctrl+K（Mac 是 ⌘+K），貼上網址或搜尋試算表內的工作表、範圍，按「套用」。

也可以用 HYPERLINK 函式，好處是網址和顯示文字可以用公式組出來。網址串接、ENCODEURL 這些做法在 HYPERLINK 與 ENCODEURL 有專文，這邊只示範最簡單的：

儲存格會顯示 說明中心，點下去就開啟網址。

備註與留言的差別

兩個很容易搞混，我自己的分法：

• 備註：貼在儲存格上的便利貼，一段文字，沒有回覆串，儲存格角落會有一個小標記。
• 留言：可以 @ 同事、回覆、標為已解決，適合多人討論。

兩個都在「插入」選單裡，也可以按右鍵找到。快捷鍵的部分，備註是 Shift+F2，留言是 Ctrl+Alt+M（Mac 是 ⌘+Option+M）。完整的快捷鍵清單可以用 Ctrl+/（Mac ⌘+/）叫出來看。

留言的回覆、解決、指派待辦等細節，官方說明是：按一下留言後點「回覆」，討論完按「標為已解決」；指派待辦要登入公司或學校帳戶，在留言裡加上 @ 或 + 開頭的電子郵件地址，再勾選「指派給」。

圖：留言框可以回覆、標為已解決，備註則只有一塊文字。

表情符號回應

試算表裡的表情符號回應是加在留言上的：把滑鼠移到留言上，點「新增表情符號回應」圖示，再挑一個表情符號。要移除自己的回應，再點一次同一個表情符號，只會移除你自己的，不影響別人。

「插入」選單裡只有「表情符號」這個項目，沒有「表情符號回應」；表情符號回應是留言上的功能，請從留言上加，不要到「插入」選單找。新增回應需要有留言或編輯權限。

插入函式

點「插入」>「函式」，會依類別（數學、統計、文字⋯⋯）列出函式，點一個，儲存格就會填入函式名稱和左括號，接著自己選範圍。不太記得函式名稱的時候滿好用的。

舉例來說，我有三天的銷量：

選 B5，點「插入」>「函式」>「數學」>「SUM」，再選 B2:B4 按 Enter，得到的就是這個公式：

結果是 157，手算 37 + 112 + 8 = 157。

圖：函式依類別分組，點一個就會填進儲存格。

插入函式只是幫你填名稱，之後還是要自己確認範圍對不對。習慣之後，直接打 =SU 讓自動建議跳出來通常更快。

其他同一個選單的功能

「插入」選單還有圖表、核取方塊、下拉選單、智慧型方塊等：圖表看 Google 試算表圖表完全指南，核取方塊看 核取方塊怎麼用，智慧型方塊看 智慧型方塊整理，下拉選單跟資料驗證有關，可以先看 資料輸入與格式入門。工具列上的各種格式則在 「格式」選單基本功。

先從插圖片和留言開始，慢慢就會順手了。