「格式」選單基本功：數值、對齊、合併儲存格、框線與交替顏色

表格資料都打好了，但數字擠成一團、標題列跟資料看起來一樣，這時候就輪到「格式」選單出場。

這篇把「格式」選單裡最常用的幾項走一遍，一個功能一節，想查哪個直接跳過去看就好。條件式格式（依數值自動變色）另外有 條件式格式設定 專文，這邊不重講。

先說一個大前提：格式改的是「怎麼顯示」，儲存格裡真正的值不會變。下面第一節就用數字示範。

數字與文字

數字格式

選好儲存格，點「格式」>「數值」，挑一種格式套上去。我個人最常用的是百分比、貨幣和日期這幾個，工具列上也有對應的按鈕。

常用的快捷鍵（在 Chrome 上）：

Mac 上這兩個也是用 Ctrl，不是 ⌘。

圖：內建格式在上半部，自訂日期、貨幣、數字格式在選單最下面。

舉例來說，我在 A2 放 1234.5678，B2 輸入 =A2*2。就算把 A2 設成只顯示兩位小數，B2 還是用完整的 1234.5678 去算：

來看結果：

如果真的要讓值本身變成兩位小數，用 ROUND，或用 TEXT 轉成文字：

得到 1,234.57。要記得 TEXT 的結果是文字，不能再拿去加減。顯示和實際值的差別，值與格式 有完整的講解。

底部的「自訂數字格式」可以用 0.0,"千" 把 10000 顯示成 10.0千，原值仍是 10000。格式中數字後的一個逗號是除以 1000，不能只把單位改成「萬」就當成萬元；若要換算成萬元，先在另一格用 =A2/10000，再套用 0.0"萬"，這一格的計算值與單位也已經改變。更多寫法看自訂數字格式。

文字格式

粗體、斜體、底線、刪除線、字型、字級、文字顏色，在工具列和「格式」>「文字」都找得到。快捷鍵：

想只改儲存格裡一部分的字，要先按兩下儲存格進入編輯，選取那幾個字再套格式，官方說明也是這樣寫的。

對齊與旋轉

「格式」>「對齊」可以選靠左、置中、靠右，還有靠上、置中、靠下的垂直對齊。「格式」>「旋轉」可以把文字轉成斜的或直的，欄位很窄、標題很長的時候很好用。

預設文字靠左、數字靠右。如果你的「數字」居然靠左，多半是它其實是文字，先別急著改對齊，去檢查一下資料。

自動換行

儲存格文字太長時，「格式」>「自動換行」有三種選擇：

• 溢出：文字超出欄寬時，往右邊的空儲存格延伸顯示，右邊有東西就被切掉。
• 自動換行：依欄寬折行，列高會跟著變高。
• 剪裁：超出欄寬的部分直接切掉，不往右延伸。

我通常標題列用「自動換行」，備註欄用「剪裁」，這樣列高不會被一段長文字撐得亂七八糟。

想在儲存格裡手動換行，按 Ctrl+Enter（Mac 是 ⌘+Enter），官方說明中心也是這樣寫的。

圖：同一段文字在溢出、自動換行、剪裁下的樣子。

儲存格外觀

合併儲存格

選好範圍，點「格式」>「合併儲存格」，有四個選項：全部合併、垂直合併、水平合併、取消合併。工具列也有合併的圖示。

合併適合做報表的大標題，這時候很好用。但資料區不要合併：合併的儲存格會讓排序、篩選、複製貼上變得很難搞，後面要用公式處理的資料表，請一個值放一格。

如果只是想讓標題「看起來」跨欄置中，可以用格式裡的對齊就好，不一定要合併。

框線與填滿顏色

框線在工具列的「邊框」圖示，可以選外框、內框、只要下緣等，再另外挑框線顏色和樣式（實線、虛線）。填滿顏色在「填滿顏色」圖示，選單有「單色」和「替代顏色」兩個頁籤，後者就是下一節的交替顏色（選單上的名稱是「替代顏色」）。

我自己的習慣是標題列用深色底配白字，資料區只留淡淡的灰色橫線，不要每格都畫框，不然畫面會很擠。

圖：工具列的框線與填滿顏色，是格式裡最常點的兩個圖示。

交替顏色

資料列多了，隔列塗上不同底色比較好讀。選好範圍，點「格式」>「替代顏色」會開出側邊欄：

1. 勾選「標題」，第一列會用標題的顏色。
2. 選一種預設樣式，或自訂標題、第一種顏色、第二種顏色。
3. 按「完成」。

交替顏色是套在整片範圍上的規則，不是一格一格塗的底色。

圖：側邊欄選一個預設樣式，範圍裡的列就會隔列上色。

整份檔案

主題

「格式」>「主題」可以一次換掉整份試算表的字型和配色，也有「自訂」可以自己組。做給別人看的報表，套一個主題比一格一格調字型快很多。做好圖表之後才換主題的話，記得回頭看一眼圖表的配色有沒有變。

圖：側邊欄選一個主題，字型與配色整份檔案一起換。

清除格式

選好儲存格，點「格式」>「清除格式」，所有格式（粗體、顏色、數字格式等）會回到預設，儲存格的內容不會動。

從網頁或其他檔案貼上的資料常常帶著一堆奇怪的字型和底色，我的做法是貼上後直接全選、清除格式，然後重新套自己要的樣式。更多快捷鍵可以看 快捷鍵整理。

資料如果想變成有篩選、有格式的結構化範圍，可以看 表格功能入門，表格自己就帶有交替底色。

試著打開一份舊表，從數字格式開始，一項項調調看吧！