智慧型方塊整理：人員、檔案、日曆、地點與第三方方塊怎麼放進儲存格

專案清單裡的負責人只寫了名字，要找人要另外查 Email；相關文件只貼了網址，點開才知道是哪一份。智慧型方塊（smart chips）就是把這些資料變成會顯示資訊的小標籤，游標移上去就能看到詳細內容。

這篇依官方公告與說明中心，整理試算表目前有哪幾種方塊、怎麼放進儲存格、怎麼把方塊裡的資料拆出來。操作與字樣依官方說明頁整理。

公告時間線

方塊是一波一波加進試算表的，下面是這篇會用到的五個公告：

日期是公告當天，逐步開放最多約 15 天才會全部看到，Rapid Release 與 Scheduled Release 的網域起始日不同。除了第三方方塊，其餘四個公告都寫沒有管理員控制；第三方方塊的限制見後文。下拉式選單方塊的完整設定在 資料驗證入門，這篇不重講。

有哪幾種方塊

說明中心「在試算表插入智慧型方塊」列出的種類：

財務、評分、日期這三種不在這篇涵蓋的公告裡，這裡只依說明中心列出，不提推出日期。

下拉式選單在 @ 清單的「元件」區也找得到，但說明中心明寫它是下拉式選單方塊（dropdown chip），不歸類為智慧型方塊，所以不放在上表。

用 @ 插入

最直接的做法，是在儲存格輸入 @，跳出的清單分成「使用者」「檔案」「日期」「元件」幾個區段，選一項，或繼續打字縮小範圍。依說明中心：

• 人員（對應清單裡的「使用者」）：輸入名字或 Email。
• 檔案：輸入檔名或關鍵字。
• 活動：輸入日曆活動名稱或關鍵字。
• 地點：輸入地點、地址。
• 財務：輸入股票、共同基金或貨幣名稱。
• 評分：輸入「Rating」，再點方塊選星星。

放好後，把游標移到方塊上就會看到資訊。要注意，說明中心提到，在方塊裡提到某個人，不會讓對方自動取得檔案存取權，要另外共用。

圖：@ 之後的清單，就是目前可以插入的方塊種類。

日期方塊的做法，是輸入 @ 後選日期區塊，或直接打 @date（開日期選擇器）、@today、@yesterday、@tomorrow，也可以打相對日期，例如 @monday。雙擊日期方塊可以打開日期選擇器。

從選單或貼上轉成方塊

不一定要用 @。依說明中心：

• 先選取範圍，點「插入」>「智慧型方塊」，子項有「轉換為使用者方塊」「轉換為檔案方塊」「日曆活動」「轉換成地點方塊」「財經」「評分」。
• 在儲存格上按右鍵也有「智慧型方塊」子選單。
• 貼上檔案、活動、地點或 YouTube 的連結後，把游標移到連結上，在預覽卡片點「替換網址」旁邊的「方塊」，連結就變成方塊。
• 把 Email、檔案連結、地圖連結或 YouTube 連結貼進儲存格後按 Tab，也可以直接轉成方塊。

一整欄 Email 轉成人員方塊

2025 年 2 月 6 日的公告提到，點進含有 Email 的資料範圍，Sheets 會出現「轉換為人員方塊」的建議，滑鼠移上去可以預覽，再按一下就全部轉換。

官方人員方塊流程如下：

1. 選取實際含 Email 的儲存格範圍。
2. 若出現轉換建議，先檢查預覽，再接受；沒有出現不表示已完成轉換。
3. 也可從「插入」>「智慧型方塊」>「轉換為使用者方塊」操作，或在範圍按右鍵找相同項目；英文為 Convert to people chip。
4. 游標移到轉換後的方塊，確認辨識的人員正確。提及對方不會自動授予檔案權限。

轉成方塊之後可以換顯示格式：選取人員方塊的儲存格，點「格式」>「智慧型方塊」，預設是顯示名稱，也可以選「姓氏, 名字」或「Email 地址」。公告給的選項是 Default、Last name, First name、Email address。

如果不想看到轉換建議，公告寫的是在「工具」>「建議功能控制選項」取消勾選下拉式選單方塊建議。

資料擷取：把方塊裡的資訊拆出來

2023 年 5 月 17 日的公告，說的是把人員、檔案、活動方塊裡的資料擷取到其他儲存格，擷取出來的資料仍連著原本的方塊，可以排序、篩選、分析。公告給的例子是，用陣列公式算出一批人員方塊裡有幾個不重複的辦公室地點。

有兩種做法。

側邊欄：

1. 打開「資料擷取」側邊欄，可以從「資料」選單進去，或在方塊上按右鍵選「資料擷取」，或點方塊懸浮卡片上的連結。
2. 選取含方塊的範圍。
3. 選要擷取的資料。
4. 選放結果的範圍。

公式：

1. 在要放結果的儲存格輸入 =。
2. 選取含方塊的儲存格或範圍。
3. 在範圍後面輸入句點，從自動完成清單選欄位。
4. 接受確認對話框。

可以擷取哪些欄位，會依方塊種類和你的方案而不同，清單會在自動完成裡看到，所以這裡不列欄位名稱。

資料更新後，開側邊欄按「重新整理與管理」，找到要更新的項目按「重新整理資料」，要全部更新按最下面的「全部重新整理」。

這項功能有方案差別：基本擷取（人員的名字與 Email、檔案的類型／網址／檔名、活動的網址與摘要）所有 Workspace 客戶與個人帳號都有；完整擷取只有 Business Standard、Business Plus、Enterprise 與 Education 系列等方案，Business Starter、Frontline Starter 與個人帳號沒有。公告中列得更完整，要看你的方案是否包含，請對照原文。

第三方方塊

2024 年 10 月 8 日的公告開放了第三方方塊，公告列出的合作夥伴有 Asana、Jira 與 Confluence、Canva、Lucid、Loom、Whimsical 與 Zoho Projects。使用方式：

1. 到 Google Workspace Marketplace 安裝合作夥伴的外掛。
2. 把第三方的連結貼進儲存格後按 Tab，或在連結的懸浮卡片選「用方塊取代連結」。

裝了外掛的人，把游標移到方塊上，會看到第三方應用程式定義的資訊。也可以把 Google 文件裡的第三方方塊貼進試算表。

限制是：外掛需要先安裝或被允許；管理員只有在開發者針對該應用程式啟用的情況下，才能建立與使用方塊；開發者要自己讓應用程式支援這項功能。所以不是每個網站的連結都能變成方塊。

還沒有說明的部分

官方說明沒有寫清楚的項目：

• 方塊本身儲存的值：例如日期方塊在公式裡是不是日期、人員方塊是不是文字，官方說明沒有提到，這裡不猜。
• 刪除方塊的方式：說明中心沒有寫，只提到「格式」>「清除格式」可以拿掉格式。
• 行動版的支援範圍。
• 你的帳號什麼時候看到：逐步開放，請以你的帳號為準。

建議從最簡單的開始：選一欄 Email，看看有沒有出現轉換成人員方塊的建議，再點開懸浮卡片看看有哪些資訊。

我是喜特先生，Mr. Sheet，我們下個教學見！

出處：

• 在試算表插入智慧型方塊（說明中心）
• 下拉式選單方塊（2022-12）
• 多個方塊與 YouTube 方塊（2023-04）
• 資料擷取（2023-05）
• 第三方方塊（2024-10）
• Email 轉人員方塊（2025-02）