選單排序與篩選器：排序範圍、篩選器檢視畫面、依顏色篩選

一張銷售紀錄，我想看杯數最多的是哪幾筆，或只看信義門市。不用寫公式，「資料」選單就能做。

這篇走一遍選單的排序範圍、篩選器、篩選器檢視畫面和依顏色篩選，最後講什麼時候該改用 SORT／UNIQUE 與 FILTER 函式。

練習用的小資料

貼到 A1，故意不照日期排：

排序範圍

1. 選取 A1:D7。
2. 點「資料」>「排序範圍」>「範圍排序進階選項」。
3. 勾「資料包含標題列」，這樣第 1 列不會被排進去。
4. 「排序依據」選「日期」，順序選 A 到 Z。
5. 按「新增其他排序欄」，選「杯數」，順序選 Z 到 A。
6. 按「排序」。

圖：第一層排日期，同一天再比杯數。

排完之後，同一天的紀錄杯數大的在上面：

只想快速排一欄的話，也可以在欄標題上按右鍵選「排序工作表 (A 到 Z)」，不過整張工作表的列都會一起動，標題列要先凍結，否則標題會被排進去。

選單排序會直接改動原資料的順序，沒有公式的原始資料還好；有公式依賴相鄰列的表格，排完要檢查一下結果有沒有跑掉。

建立篩選器

1. 選取資料範圍（點資料裡任一格也可以）。
2. 點「資料」>「建立篩選器」。
3. 標題列每格右邊會出現篩選圖示。

圖：標題列右邊的小圖示就是篩選入口。

點「品項」的圖示，有幾種篩法：

• 依條件篩選：用條件（例如「大於」）或自訂公式。
• 依值篩選：取消勾選不要的值，按「確定」。
• 搜尋：輸入文字，縮小下面值的清單。
• 依顏色篩選：依文字顏色或填滿顏色。

先用「依值篩選」只勾「蘋果紅茶」（以排序後的表為準），會剩下 3 列：

其他列沒有被刪掉，只是隱藏起來，左邊的列號會跳號。畫面右下角會顯示共幾列、目前篩出幾列。

先回到「品項」的篩選圖示，按「選取全部」並確定，清除剛才只看蘋果紅茶的條件。再開「杯數」圖示，選「依條件篩選」>「大於」，填 10，會留下 4 列。若品項條件沒清掉，兩欄條件會同時套用，結果只剩 2 列：

要清掉篩選器，點「資料」>「移除篩選器」。

依顏色篩選

我常用顏色標記「這筆要回頭確認」，之後再一起撈出來。上一節已移除篩選器；先把中和那一列填上黃色（照上面排序後的表，是 A5:D5），重新選 A1:D7 並建立篩選器，再開「品項」欄圖示，選「依顏色篩選」>「填滿顏色」>「黃色」，就只剩中和、蘋果紅茶、5 杯這一列。若沿用既有篩選器，先清掉杯數大於 10，否則這筆 5 杯資料會被排除。

圖：顏色篩選可以選填滿顏色或文字顏色。

說明中心還提到，同一個篩選圖示裡可以依顏色「排序」，有那個顏色的儲存格會排到最上面。

篩選器檢視畫面：只有自己看得到

建立篩選器之後，所有能開這份檔案的人都會看到篩出來的結果，有編輯權限的人還能改它。同事正在看全部資料時，你一篩，他的畫面也跟著變，這就很擾人。

這時候用篩選器檢視畫面：

1. 點「資料」>「建立篩選器檢視畫面」。
2. 在上方照剛才的方式排序、篩選。
3. 剛建立的是臨時篩選器。按「儲存檢視畫面」、填入名稱並儲存，才成為可重用的具名檢視；已儲存的名稱可在左上角修改。

只有你自己的畫面套用，同事看到的還是完整資料。右上角「關閉」圖示離開檢視畫面。複製目前網址，別人打開也能看到同一個檢視（需要有權限開這份檔案）。

← 左右滑動看完整的圖，點圖可放大

圖：檢視畫面列出現，代表正在操作個別檢視。

沒有編輯權限的人也能建立檢視，不過只是暫時的，不會儲存。選單上寫「建立篩選器檢視畫面」，說明中心寫成「建立篩選檢視畫面」，指的是同一個功能。

實作：保留每週五，再複製成另一份檢視

延續 A1:D7，先移除一般篩選器，再建立新的篩選器檢視畫面。在「日期」欄打開「依條件篩選」>「自訂公式」，輸入：

2 代表星期一為 1、星期五為 5。$A2 固定日期欄、列號從第一筆資料往下判斷；日期必須是真正的日期值。這份資料會留下 2026/03/06 的兩筆：信義青茶 31 杯、中和蘋果紅茶 5 杯。

按「儲存檢視畫面」，取名「週五盤點」。已儲存檢視右上角的「選項」可重新命名、更新範圍、複製或刪除。要沿用條件做另一份檢視，先複製，再替副本改名與調條件；刪除檢視不會刪掉原始資料。

顏色應作輔助標記；可供公式分析的狀態仍建議另存成資料欄。

跟 SORT、FILTER 函式差在哪

用函式做出同樣結果：

放在另一個位置，結果和上面的排序後表格一樣，原資料沒動。

選單適合看一眼、整理一次；結果要被其他公式或圖表引用、資料天天新增的時候，改用函式。我的習慣是原始資料頁不排序，要看排序後的版本就另開一頁用 SORT。

資料來源：Google 說明中心的排序與篩選資料。

我是喜特先生，Mr. Sheet，我們下個教學見！

延伸改寫自方格子舊文：篩選器檢視教學與篩選器教學。