Gemini 側邊欄的多步驟與跨表工作流：改壞怎麼救、結果怎麼複核

Gemini 側邊欄一次可以做好幾件事，也可以同時看好幾張表，這很方便，出錯的時候也比較難找原因。這篇講這種比較長的工作流怎麼拆、改壞了怎麼回復、資料送去哪裡，以及為什麼我每次都用普通公式再算一遍。

基本操作在 Gemini 側邊欄是什麼，用一份銷售表走過一遍的例子在 情境實戰，這篇不重複。

一個提示做好幾件事

2025 年 10 月的公告說，Gemini 可以從一個提示執行多個動作。官方給的例子是整理專案追蹤表：加下拉選單、加一欄公式、加一欄核取方塊、凍結標題列，一次講完。公告列的動作範圍如下：

• 格式：條件式格式、數字格式、表格格式、凍結列或欄。
• 資料：核取方塊、下拉選單、用公式填滿範圍、尋找並取代。
• 結構：插入或刪除列與欄、排序、新增樞紐分析表。
• 篩選：建立或清除篩選器。

2026 年 4 月的公告更進一步，說可以從一個提示建立整份試算表，包含取得資料與格式，而且會先提出計畫，等你同意才動手。

我的習慣是拆成兩三個提示，每次檢查完再繼續。官方說明的一般流程是預覽卡後按 Apply，但我在自己的付費帳號曾看到動作直接套用；整份建立／編輯體驗則先檢查計畫。所以每次都先確認目標範圍對不對，再讓它動手。

2025 年 5 月的公告列過當時的限制（一次只處理一個表格範圍、下拉選單沒有多選、樞紐分析表沒有計算欄位等），那是當時還沒有多步驟的狀況，不能當成現行能力清單。例如現行一般說明已有用某欄範圍建立另一欄下拉選單的範例。建立與編輯功能也已在 2026-06-18 擴充語言，包括 Chinese Simplified。

跨資料表的工作流

2025 年 10 月 20 日的公告說，Gemini 可以理解並分析同一個分頁裡的多張表格。可以選取或取消選取表格來縮小範圍，也可以只選表格裡的一段範圍當輸入。官方舉的用途有：寫參照多張表的公式（例如跨表的 XLOOKUP）、把多張表的資料合在一個分析或圖表裡、一次對多張表套用格式或樞紐分析表，還有對選取範圍找離群值或趨勢。

我拿一份很小的例子來看，左邊是銷售明細，右邊是價目表：

提示例：「A1:C7 是銷售明細，D1:E4 是價目表。請在 C 欄算出每一列的金額，並說明公式。」我會預期它給的公式像這樣，這是我自己寫的對照，不是 Gemini 的輸出：

C2:C7 應該是 2035、540、3780、2970、360、540，加總 10225。XLOOKUP 的參數可以看 XLOOKUP 入門。

查不到的時候

跨表公式最常見的毛病是兩張表的鍵值長得一樣、其實不一樣。假設價目表的 D2 是「蘋果紅茶 」，尾巴多了一個空格，C2 和 C5 就會回 #N/A，因為 XLOOKUP 找不到完全相同的文字。

Gemini 可以幫忙診斷：2026 年 6 月的公告說它能一鍵診斷並修正公式錯誤。zh-TW 介面上，點一下出錯的儲存格會彈出錯誤說明和「✦ 修正」按鈕，按下去就會把公式送進側邊欄請 Gemini 處理。不過我會自己也看一眼，因為這種問題的修法有兩種，改資料或改公式，結果一樣但維護成本不同：

這樣 C2 會回到 2035。我個人比較喜歡直接把 D2 改好，這樣價目表以後被別的公式用到也不會再踩。

它改壞了怎麼回復

官方流程提供「復原」，只在後續變更前有效；我在手動編輯後也看過按鈕變灰。這代表側邊欄那個按鈕可能已不能用，不代表更早的狀態無法透過版本記錄還原。

比較穩的做法是兩層：

1. 問之前，先用「檔案」>「建立副本」留一份，或者把資料複製到另一個分頁。
2. 已經改壞而且又動過別的格子，就用版本記錄：「檔案」>「版本記錄」>「查看版本記錄」，選單旁顯示的快捷鍵，Mac 是 ⌘+選項+Shift+H，Windows 通常是 Ctrl+Alt+Shift+H。

怎麼挑版本、怎麼只還原一部分，在 安全地共用試算表 的版本記錄那一節講過。我的畫面上，版本記錄沒有單獨「由 Gemini 修改」的標示，編輯歸在當時操作的使用者名下。請記下操作時間與預先命名的版本，對話紀錄也不保證重新整理或關閉後仍保存，避免只靠對話辨識改動。

資料會去哪裡

這部分我只引官方的話。

• 說明中心寫：你和 Gemini in Sheets 的對話不會存進 Gemini 活動記錄。
• Google Workspace 的隱私說明寫：Workspace 不會在沒有客戶事先許可的情況下，把客戶資料用於訓練模型；你的對話只有你看得到，檔案裡的其他協作者看不到你的提示和 Gemini 的回應；互動內容留在你的組織裡。
• 例外是你主動按讚或踩送出回饋，這時提示與輸出可能被拿去做彙總分析與修正問題（不用於模型訓練）。
• 如果是共用給外部的檔案，說明中心提到側邊欄可能出現警告，內容可能被網域外的人看到。
• 個人帳號的 Workspace Experiments 另有一份隱私聲明，內容不在這篇討論範圍。

公司的檔案，我會先問管理員這幾項怎麼設定，而不是自己猜。

為什麼結果要用普通公式再算一遍

Google 自己的說明中心寫，Gemini 的建議不是專業意見，也可能不正確。2026 年 4 月的公告引用的 SpreadsheetBench 成功率是 70.48%，換句話說，用那份評測的標準，仍有將近三成的題目沒做對。

另外，2025 年 1 月的圖表公告說，Gemini 回答資料問題的方式，是把要求轉成 Python 程式碼執行再分析結果，簡單的問題才用公式回答。也就是說你看到的數字不一定來自你試算表裡看得到的公式，沒有留下可以追蹤的算式。

所以我的規則是，凡是要寫進報告的數字，都用試算表裡看得到的公式再算一次。以上面的例子，用另一條路徑交叉驗證總金額：

蘋果紅茶 91 杯乘 55 是 5005，蘋果綠茶 72 杯乘 60 是 4320，青茶 20 杯乘 45 是 900，加起來 10225，和逐列金額的總和一樣。這裡用 SUMIF 而不是 SUMIFS：SUMIFS 的條件放陣列時，包在 SUMPRODUCT 裡會得到 #VALUE!，SUMIF 則可以一次回傳三個品項的合計。兩條路徑的結果不一致，就是要追的地方。多條件版的細節在 SUMIFS 進階陷阱。

再多加兩個便宜的檢查：列數（=COUNTA(A2:A7) 應該是 6）和杯數總和（=SUM(B2:B7) 應該是 183）。這兩個只要有一個和它說的不同，後面就不用看了。

舊版「探索」

以前 Sheets 有「探索」面板可以問資料問題，現在「工具」選單裡已經沒有它，這類需求由 Gemini 側邊欄處理。

在儲存格裡呼叫 AI 的函式，見 AI 函式的限制與陷阱，這篇只談側邊欄。

我是喜特先生，Mr. Sheet，我們下個教學見！