請假、採購與庫存：3 份辦公室 Google 試算表模板

「休假還剩多少？上週申請的鍵盤到了嗎？影印紙是不是快沒了？」

這些問題不大，散在訊息裡卻很容易漏掉。我把它們整理成三份 Google 試算表：個人請假與休假紀錄、請購與採購追蹤、簡易庫存進出。每份都有虛構範例、摘要、設定與使用說明，先挑這週用得到的一份就好。

先看你要追的是什麼

採購表看進度，庫存表看數量。影印紙在採購表標記完成後，仍要到庫存表記入庫，兩份不會自動同步；請假表則是個人的額度紀錄，方便自己核對。

請假：把待核准與已核准分開看

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先在「額度設定」填公司核定的年度、假別、可用時數與每日工時，再到「休假紀錄」填日期、時數與狀態。時數自己填，表格不會依日期扣除週末或假日，也不計算法定特休或到職年資。

例如可用 80 小時，已核准 12 小時，摘要剩餘就是 68 小時；另外申請的 16 小時待核准會分開列出，尚未扣除。未來已核准的預排休假也算在已核准內，已取消不扣額度。跨年休假要拆成兩列，分別填各年度實際時數。

採購：同一張請購單，品項分列

同一張 PR-001 買影印紙與文件夾，就填兩列、沿用同編號。2 包紙每包 350 元，加上 3 個文件夾每個 120 元，合計 1,060 元；摘要計的是兩個品項，不是兩張單。

進度有待核准、待訂購、待到貨、已完成、已取消五種。取消不計有效合計；今天到期不算逾期，未填到貨日也不算逾期，但待到貨會提示補日期。數量須大於 0，免費品項可填單價 0。這份沒有分批付款或部分收貨功能；採購後若另有個人代墊需要核銷，可搭配報帳進度追蹤表。

庫存：編號固定，入庫出庫都填正數

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先建立以 SKU- 開頭的唯一文字編號，再設定品名、固定單位、期初與安全存量。每次選入庫或出庫，數量都填正數，不用負數代表領用。

影印紙期初 10 包、入庫 5 包、出庫 8 包，現存是 7 包；安全存量設 8 包就提醒補貨，等於時不提醒。現存若成負數，會保留數字並提示核對，讓你查漏記入庫或重複出庫。這份不算庫存成本，也沒有批號、效期與多倉管理。

建立副本後，先換成自己的資料

從詳情頁進入複製入口，確認要存檔的 Google 帳號，再建立自己的副本。先讀「使用說明」、看懂範例，再清除指定輸入格的內容；不要整列刪除。

• 請假：清除「休假紀錄」A2:F8，保留 G 公式；「額度設定」A2:D5 換成自己的資料，保留 E。
• 採購：清除「請購明細」A2:F7、H2:K7，保留 G、L 公式，並換掉需求人與供應商名單。
• 庫存：清除「進出紀錄」A2:B9、D2:G9，保留 C、H 公式；「品項設定」A2:E5 換成自己的資料，保留 F。

白底供輸入，淡綠欄也有「自動」文字，保留公式即可。先填三筆自己的資料，回摘要核對。日期填真正日期，時數、金額與數量填純數字；有資料提示先修正，錯誤列會暫不計入統計。

固定回顧，比一次填滿更有用

明細預留 20 筆，額度、品項與名單區預留 10 筆。超過時照詳情與檔內說明插入列，帶入相鄰公式、格式及驗證，檢查摘要統計範圍；新增額度或品項也要延伸摘要與參照。篩選只改變顯示，摘要仍算整份有效紀錄。

我會固定回來更新核准、到貨與領用情況，再看提醒。這三份不會替你審核、下單、寄通知或同步公司系統。需要其他情境，可以接著看原本的 20 份上班族模板導覽。

我是喜特先生，Mr. Sheet，我們下個教學見！