個人請假與休假紀錄表

適合什麼情境

想安排年底休假，卻不確定哪些已核准、哪些還在等回覆？這份表適合個人整理公司已核定的休假額度與請假紀錄，按年度、假別查看剩餘時數。額度由你手動填寫，適合當自己的備忘與核對表。

工作表與欄位

共有「休假摘要」、「休假紀錄」、「額度設定」與「使用說明」四張工作表。紀錄與設定表只凍結第 1 列表頭；白底供輸入，淡綠底且標有「自動」的欄位保留公式，提醒也附文字。

休假紀錄

• 輸入欄：A 開始日期、B 結束日期、C 假別、D 請假時數、E 狀態、F 備註。
• 自動欄：G 資料確認（自動），提示缺漏、無效時數、跨年或額度設定問題。

額度設定

• 輸入欄：A 年度、B 假別、C 可用時數、D 每日工時。
• 自動欄：E 設定確認（自動）。同年度、同假別只能有一筆設定；可用時數可以是 0，空白則代表尚未設定，每日工時須大於 0。

「休假摘要」按設定列出可用、已核准、待核准、剩餘時數與換算天數，並顯示額度不足等提醒。「使用說明」集中放置操作指南、喜特先生 Logo、官網與聯絡信箱。

開始使用

1. 在「額度設定」填公司核定的年度、假別與時數，並填自己的每日工時；先處理設定確認的提示。
2. 到「休假紀錄」填日期、假別與實際請假時數，狀態選「待核准」、「已核准」或「已取消」。時數要自行填入，不會依日期自動扣除週末或假日。
3. 回「休假摘要」核對年度、假別與剩餘額度；公司核准或取消後，再更新紀錄的狀態。

剩餘時數＝可用時數－已核准時數，已核准包含未來預排的休假。待核准另列，尚未扣除；已取消不扣額度。例如範例中的 2026 年特休可用 80 小時、已核准 12 小時，剩餘為 68 小時，另外 16 小時待核准。每日工時 8 小時時，剩餘換算為 8.5 天。

清除範例與增加資料

所有姓名與紀錄皆為虛構示範。正式使用前，只清除「休假紀錄」A2:F8 的內容，保留 G 欄公式；將「額度設定」A2:D5 換成自己的資料，保留 E 欄公式、表頭與驗證。

「休假紀錄」預留 20 筆（第 2–21 列），「額度設定」預留 10 筆（第 2–11 列）。需要擴充時：

1. 在紀錄第 21 列上方插入需要的列，將相鄰列 G 欄公式填入新增列，並帶入日期、數字格式與下拉驗證。
2. 檢查「休假摘要」的 SUMIFS 是否同步涵蓋新增列，包括時數、假別、狀態、起訖日期與資料確認範圍，以及資料提醒的計數範圍。
3. 額度超過 10 筆時，在設定第 11 列上方插入列，延伸 E 欄公式及驗證；摘要也要增加對應列、帶入公式，確認年度與假別對應正確，並延伸紀錄的假別選單及額度查核參照。

不要直接在預留區外輸入，就當成公式會自動納入。排序時選取整張資料表；篩選只改變顯示，摘要仍計算整份有效紀錄。

使用時留意

本表不計算法定特休、到職年資或公司給假規則，也不自動計算假日；請以公司核定資料為準。每日工時只用於換算天數，不會替你推算每筆請假時數。

跨年度休假要拆成兩列，分別填各年度的日期與實際時數；跨年未拆列會提醒，暫不納入摘要。資料確認出現「請」字提示的列也暫不計入，修正後再核對結果。剩餘不足時保留負數，方便看見超用情況。

延伸使用

• 請假、採購與庫存模板導讀：用日常情境比較這三份表。
• 工作交接清單：休假前整理待辦與交接資料。
• 建立試算表副本：了解複製與保留原始模板的方式。
• 20 份上班族 Google 試算表模板導覽：挑選其他工作情境的模板。