請購與採購追蹤表

適合什麼情境

部門要買文具、設備或活動用品，申請後還需要追核准、下單與到貨。這份表適合品項不多的小型採購，把每個品項的數量、金額與目前進度放在一起，方便每日回顧。

工作表與欄位

共有「採購摘要」、「請購明細」、「選項設定」與「使用說明」四張工作表。明細與設定表只凍結第 1 列表頭；白底欄位供輸入，淡綠底且標有「自動」的欄位保留公式，提醒也附文字。

請購明細

• 輸入欄：A 請購編號、B 申請日期、C 需求人、D 品項／規格、E 數量、F 單價（元）、H 供應商、I 狀態、J 預計到貨日、K 備註。
• 自動欄：G 金額（自動）、L 資料確認（自動）。金額為數量乘單價，逐列四捨五入到小數兩位。

「選項設定」的 A 欄維護需求人、B 欄維護供應商；C2:C6 保留「待核准」、「待訂購」、「待到貨」、「已完成」、「已取消」五種狀態名稱。

「採購摘要」依狀態統計品項筆數與金額，顯示有效請購合計及逾期未完成。「使用說明」集中放置操作指南、喜特先生 Logo、官網與聯絡信箱。

開始使用

1. 在「選項設定」換成自己的需求人與供應商名單，保留五種狀態名稱。
2. 到「請購明細」一列填一個品項；同一請購編號可以有多列。數量填大於 0 的數字，單價可以為 0，但不能空白或填負數。
3. 依實際流程更新狀態與預計到貨日，再回摘要找待核准、待訂購、待到貨及逾期項目。

例如同一張 PR-001 採買 2 包影印紙、每包 350 元，另買 3 個文件夾、每個 120 元，需分成兩列，共 1,060 元。摘要會算 2 個品項，不是 2 張請購單。

已取消的品項單獨列示，不計入有效請購合計、待辦或逾期。預計到貨日早於今天且尚未完成，才會提醒逾期；今天到期不算逾期，未填日期也不算逾期。「待到貨」卻未填日期時，會提示補上預計到貨日。

清除範例與增加資料

所有姓名、品項與金額皆為虛構示範。正式使用前，只清除「請購明細」A2:F7 與 H2:K7 的內容，保留 G、L 欄公式、表頭、格式與資料驗證。「選項設定」A2:B11 可換成自己的名單，保留狀態選項。

「請購明細」預留 20 筆（第 2–21 列），需求人與供應商各預留 10 筆（第 2–11 列）。需要擴充時：

1. 在明細第 21 列上方插入列，將相鄰列 G、L 欄公式填入新增列，並複製日期、金額格式與下拉驗證。
2. 檢查摘要的 SUMIFS、COUNTIFS 是否同步涵蓋新增列，包含金額、狀態及資料確認範圍，並確認逾期統計與資料提醒也已延伸。
3. 名單超過 10 筆時，在選項設定名單區新增列後，延伸明細的需求人、供應商選單參照。狀態區的五種名稱及參照仍須維持正確。

不要只在表格外接著輸入。排序選取整張明細；篩選只改變畫面，摘要仍統計整份有效紀錄。

使用時留意

資料確認出現「請」字提示的列會暫不計入摘要，先修正再看合計。單價 0 是有效價格，空白代表資料未填；請分清楚免費品項與尚未取得報價。

金額請用同一幣別與一致的計價方式填寫，本表不處理匯率、稅額或運費拆分。此版以一個品項整筆管理，沒有部分收貨、分批付款或付款對帳功能；「已完成」需由你按實際工作流程確認。日期提醒使用表內今天日期，仍需定期開表更新進度。

延伸使用

• 請假、採購與庫存模板導讀：分清請購進度與庫存異動的用途。
• 廠商報價比較表：下單前先比較相同條件的報價。
• 報帳進度追蹤表：需要追蹤代墊與實付時使用。
• 簡易庫存進出表：採買到貨後，另外記錄實際入庫與領用。
• 20 份上班族 Google 試算表模板導覽：查找其他行政工作模板。