簡易庫存進出表

適合什麼情境

影印紙還剩幾包、電池是不是該補了？這份表適合小型辦公室或個人管理少量耗材，先設定品項，再逐筆記錄進貨與領用，回總覽核對現存與補貨提醒。

工作表與欄位

共有「庫存總覽」、「進出紀錄」、「品項設定」與「使用說明」四張工作表。紀錄與設定表只凍結第 1 列表頭；白底供輸入，淡綠底且標有「自動」的欄位保留公式，提醒也附文字。

進出紀錄

• 輸入欄：A 日期、B 品項編號、D 異動類型、E 數量、F 領用人／來源、G 備註。
• 自動欄：C 品名（自動）、H 資料確認（自動）。品名依編號帶入；缺資料、無效數量或不存在的編號會顯示提示。

品項設定

• 輸入欄：A 品項編號、B 品名、C 單位、D 期初庫存、E 安全存量。
• 自動欄：F 設定確認（自動）。品項編號必須唯一，採文字格式並以 SKU- 開頭，例如 SKU-001。期初與安全存量可為 0，不能留白或填負數。

「庫存總覽」依品項列出期初、入庫、出庫、現存與安全存量，並顯示補貨提醒。「使用說明」集中放置操作指南、喜特先生 Logo、官網與聯絡信箱。

開始使用

1. 在「品項設定」建立唯一編號、品名與固定單位，盤點使用起點的數量，填入期初庫存，再設定安全存量。
2. 到「進出紀錄」填實際異動日期、選品項編號與「入庫」或「出庫」，數量一律填大於 0 的正數。不要用負數代表出庫。
3. 回「庫存總覽」看現存與提醒，再與實物核對；有資料確認提示時先修正紀錄或品項設定。

現存＝期初＋有效入庫－有效出庫。例如影印紙期初 10 包、入庫 5 包、出庫 8 包，現存為 7 包；安全存量設為 8 包時，會顯示「需要補貨」。只有低於安全存量才提醒，等於時不提醒。

同一編號必須固定使用同一單位。若以「包」管理，就先把整箱進貨換算成包數再輸入；表格不會自動換算箱、包與張。

清除範例與增加資料

所有品項與異動紀錄皆為虛構示範。正式使用前，只清除「進出紀錄」A2:B9 與 D2:G9 的內容，保留 C、H 欄公式；將「品項設定」A2:E5 換成自己的資料，保留 F 欄公式、表頭、格式與驗證。

「進出紀錄」預留 20 筆（第 2–21 列），「品項設定」預留 10 筆（第 2–11 列）。需要擴充時：

1. 在紀錄第 21 列上方插入列，將相鄰列 C、H 欄公式填入新增列，並帶入日期、數字格式與下拉驗證。
2. 檢查「庫存總覽」的 SUMIFS 是否同步涵蓋新增列，包含數量、品項編號、異動類型及資料確認範圍，資料提醒的計數範圍也要延伸。
3. 品項超過 10 筆時，在設定第 11 列上方插入列，延伸 F 欄公式；總覽也要增加對應列並帶入公式，同時延伸紀錄的編號選單、品名查找與設定確認參照。

不要直接在預留區外輸入。排序選取整張資料表，避免品項與數量錯位；篩選只改變顯示，總覽仍計算整份有效紀錄。

使用時留意

資料確認出現「請」字提示的異動列會暫不計入庫存。重複編號或設定錯誤也會提示，請先修正；修改已使用的品項編號時，須同步更新進出紀錄的編號，不能只改品名就當成另一個品項。

負庫存會保留負值並顯示「請核對紀錄」，方便追查漏記入庫、重複出庫或期初不符；不要把負值直接改成 0 掩蓋差異。本表沒有庫存成本、批號、效期或多倉管理，也不會依採購單自動入庫，適合少量耗材的基本數量追蹤。

延伸使用

• 請假、採購與庫存模板導讀：了解採買到貨與庫存紀錄的分工。
• 請購與採購追蹤表：到貨前先追申請、訂購與供應商進度。
• 設備借用追蹤表：需要歸還的設備可另外管理借出與歸還。
• 一列一筆的資料整理方式：維持後續統計需要的欄位結構。
• 20 份上班族 Google 試算表模板導覽：尋找其他辦公情境的模板。