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已命名範圍怎麼建:幫儲存格取名字,公式讀起來像句子

5 分鐘閱讀Lv.1 初學者摘要與日期

從「資料」>「已命名範圍」開始,示範幫範圍取名字、在公式裡用名字、修改範圍與刪除,並整理名稱的命名規則。為什麼要取名字的設計理由,請看可維護試算表那篇。

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公式寫成 ,過兩週再打開,我得先回頭看 B 欄是什麼、E2 又是什麼。

已命名範圍可以幫一格或一塊範圍取個名字,公式就能寫成 。為什麼要把參數獨立出來、整份檔案怎麼設計,寫在 可維護的試算表設計,這篇只講操作:建立、使用、修改、刪除。

練習用的小資料

貼到 A1:

品項杯數單價稅率
蘋果紅茶12550.05
青茶740
蘋果綠茶550

稅率放在 E2。不用名字的話,總杯數是 ,含稅總額是:

Google 試算表公式
fx

不用名字的寫法

=SUMPRODUCT(B2:B4, C2:C4)*(1+$E$2)

手算一下:12 × 55 + 7 × 40 + 5 × 50 = 660 + 280 + 250 = 1,190,再乘 1.05 得 1,249.5。等一下用名字寫,答案要一樣。

建立名字

  1. 選取 B2:B4。
  2. 點「資料」>「已命名範圍」,右側會開出標題為「已命名範圍」的面板。因為已經選好範圍,面板會直接跳出新增表單,預設名稱是 NamedRange1(如果沒有直接跳出,按「+ 新增範圍」)。
  3. 名稱欄填 杯數(中文名稱可以建立),確認下面的範圍是 B2:B4。
  4. 按「完成」(旁邊是「取消」)。列表裡的範圍會顯示成 '工作表名稱'!B2:B4,工作表名稱是中文時會自動加單引號。

步驟 3:資料 > 已命名範圍,面板中名稱填杯數、範圍 B2:B4

圖:名字與它指向的範圍,會一起列在右側面板。

接著用同樣的方式,把 C2:C4 取名 單價、E2 取名 稅率。範圍選錯的話,面板裡有個格子圖示可以重新框選,選好按「確定」(視窗標題是「選擇範圍」),或直接打字改範圍,再按「完成」。

另一個入口是左上角範圍框旁的下拉箭頭,選「管理已命名範圍」,開出來的是同一個面板。

名稱方塊直接建立:先選範圍,再輸入新名字

另一條較快的路徑是先選取要命名的範圍,再到公式列左邊的名稱方塊,取代原本顯示的座標,輸入新名稱並按 Enter。後面範例的 group_a 到 group_d 四個名字,就可以這樣建立,再從下拉清單及右側已命名範圍面板確認座標。

建立後先從下拉清單與面板核對它指向哪裡,不要只看格子是否被選起來,就認定新名稱已儲存。也可以照官方說明的「資料」>「已命名範圍」步驟建立。

名字怎麼取

依 Google 說明中心的規則:

  • 只能用字母、數字、底線,不能有空格與標點。
  • 長度 1 到 250 個字元。
  • 不能用數字開頭,也不能是 true 或 false。
  • 不能長得像儲存格範圍,例如 A1、A1:B2,也不能是 R1C1 格式(例如 R1C1)。

官方規則只寫字母、數字、底線,沒有特別提到中文。這篇的 杯數、可維護試算表那篇的 折扣_會員 都是中文名字;如果你的檔案建立不成功,改成英文加底線最保險。

在公式裡用名字

打 =SUM( 後面開始輸入 杯,Sheets 的自動完成通常會把名字列出來,選了就行。完整的公式:

Google 試算表公式
fx

總杯數

=SUM(杯數)

來看看結果:24。

Google 試算表公式
fx

含稅總額,三個名字都用上

=SUMPRODUCT(杯數, 單價)*(1+稅率)

結果是 1249.5,跟手算的 1,249.5 一樣。公式讀起來是「杯數乘單價,再乘一加稅率」,不用再回頭對欄位。

名字不分哪張工作表,同一份檔案的其他工作表也能用,所以拆成「設定」與「報表」兩張工作表時很方便。

四塊相同欄位,命名後再合併

方格子已命名範圍舊文把跨區塊報表的長參照改成名字,重點是先確認四塊資料有相同欄位,而不是只把座標換成好看的字。

另開空白表,每塊都用「代碼、杯數」兩欄;表頭放在第 1、5 列,下面這些命名範圍都不包含表頭:

名稱實際範圍兩筆合成資料
group_aA2:B3A/10、B/20
group_bD2:E3C/30、D/40
group_cA6:B7E/50、F/60
group_dD6:E7G/70、H/80

依前面的「資料」>「已命名範圍」步驟,分別建立四個名字,核對名稱與座標。再在 H2 放:

Google 試算表公式
fx

四個名字都指向無表頭的兩欄資料,疊合後依杯數遞減

=QUERY( VSTACK(group_a, group_b, group_c, group_d), "select Col1,Col2 where Col1 is not null order by Col2 desc,Col1", 0 )

結果依序是 H/80、G/70、F/60、E/50、D/40、C/30、B/20、A/10,共八列。VSTACK 不會自動理解欄位意思:如果其中一塊把杯數放第一欄,即使欄數相同也仍是錯資料。四個表頭不混進資料,第三個參數才可以明確寫 0。

名字是固定範圍的別名,不代表新增資料後一定會自動擴大。每次擴大來源,要一起檢查該名字的範圍與輸出空間。命名與 VSTACK/HSTACK解決的是可讀性和形狀,不是資料權限或效能保證。

範圍變大了:修改名字

店裡多賣一種烏龍拿鐵,A5 到 C5 填入「烏龍拿鐵」「9」「60」。杯數 還停在 B2:B4,算出來的杯數就少一列。

步驟:面板中點杯數旁的鉛筆圖示,範圍改成 B2:B5

圖:點名字旁的鉛筆圖示,就能改名字或範圍。

  1. 打開「資料」>「已命名範圍」。
  2. 點 杯數 旁的鉛筆(編輯)圖示。
  3. 範圍改成 B2:B5,按「完成」。
  4. 單價 同樣改成 C2:C5。

改完之後 變成 33,含稅總額變成 1816.5(1,190 + 9 × 60 = 1,730,再乘 1.05)。所有用到名字的公式一次跟著變,這就是取名字最有感的地方。

刪除名字

面板裡點名字旁的垃圾桶圖示(提示文字是「刪除範圍」),再按「移除」。

刪掉之後,用到那個名字的公式會失效。所以刪之前,先用「編輯」>「尋找並取代」搜尋這個名字,看還有哪些公式在用,尋找並取代的操作在 尋找並取代怎麼用。

練習

1

加一列再算含稅總額

照上面的步驟把烏龍拿鐵(9 杯、單價 60)加進第 5 列,並把 杯數、單價 的範圍各延伸一列。含稅總額公式要怎麼寫?結果是多少?

我自己的習慣是,只幫「會被很多公式用到的參數」取名字,一次性的範圍直接點選就好,名字太多面板反而難找。想更進一步,可以看 動態參照 怎麼讓範圍自己跟著資料長大。

資料來源:Google 說明中心「為儲存格範圍命名」(support.google.com/docs/answer/63175)。

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喜特先生 Mr. Sheet

喜特先生 Mr. Sheet

數據分析師/商業分析師

八年工作經驗,跨不同業界解決數據需求。做過的案例都整理在作品集。

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