多門市銷售彙總：總部用 IMPORTRANGE 收三家分店的檔案

手搖飲有三家分店，每家店各自記一份銷售檔，總部想看的是「全部加起來，哪個品項賣最多、哪家店賣最多」。如果是請各店月底傳檔案過來，再複製貼上疊成一張，貼錯一次整個月都要重來。這篇用 IMPORTRANGE 把這件事改成讓總部檔自己去收。

IMPORTRANGE 的語法、第一次授權和「誰需要有權限」，在 IMPORTRANGE 入門 講過了，這邊直接進任務。QUERY 的基本寫法也不重講，不熟的話可以先看 QUERY 基礎。

先讓三家店的檔案長一樣

這件事跟公式無關，卻是最重要的一步。三份分店檔我要求它們：

• 工作表都叫「銷售」。
• 欄位順序固定是 A 欄門市、B 欄日期、C 欄品項、D 欄杯數、E 欄備註。
• 第 1 列是標題，資料從第 2 列開始。

門市欄請每家店自己填店名，這樣疊在一起之後還分得出誰是誰。備註欄是店員自己的小抄，總部不需要，等一下也不會匯進來。

台北店的檔案是這樣：

台中店有 3 筆：烏龍奶茶 112、蘋果綠茶 8、蘋果紅茶 29，其中烏龍奶茶那列的備註寫了「急單」。高雄店也是 3 筆：桂花烏龍 21、蘋果紅茶 15、青茶 18。日期都落在 10/01 到 10/02。

設定表放各店網址

在總部檔新增一個工作表叫「設定」，把三家店的網址放進去：

B 欄請貼各店檔案真正的完整網址。之後公式不直接寫網址，改成指向 設定!B2、設定!B3、設定!B4。這樣某家店換了新檔案，我只改設定表的一格，不用在長長的公式裡找網址。

先匯一家店，只拿需要的欄位

我先在總部檔新增一個工作表叫「匯入」，A1 先寫台北店。只想要門市、品項、杯數，日期跟備註都不需要，就把 IMPORTRANGE 放進 QUERY，用 select 挑欄：

• 設定!B2：台北店的網址，從設定表來。
• "銷售!A1:E"：台北店檔案「銷售」工作表的 A 到 E 欄，從標題列開始拿。
• select Col1, Col3, Col4：只留門市、品項、杯數三欄。這邊 Col1 是匯入範圍的第一欄，不是工作表的 A 欄。
• where Col1 is not null：門市欄是空的列不要。"銷售!A1:E" 這種不寫結尾列的範圍，回來的是整張工作表的列數（來源工作表有 1000 列就是 1000 列，含空白列），不濾掉的話，下面的空白列會全部跟進來。
• 最後的 1：第 1 列是標題。

第一次輸入會是 #REF!，點一下儲存格，卡片上寫「你必須連結這些試算表。目標試算表初次從新的來源試算表擷取資料時，你必須授予權限。」按右邊的「允許存取」就好（左邊的「瞭解詳情」是說明連結）。來看看結果：

日期跟備註沒有進來。我個人把「只匯需要的欄位」當預設，但要老實說，這比較像是整理畫面，不算鎖。Google 的說明寫明，授權之後目標檔的任何編輯者都能用 IMPORTRANGE 從來源檔的任何位置拉資料，總部檔的編輯者自己再寫一條就拿得到其他欄。授權會一直有效，直到授權的人被移出來源檔，所以真正敏感的資料，不要放在會被匯入的檔案裡。權限的想法在 協作與權限 有講。

三家店疊在一起

要把三家疊成一張，用大括號 {} 加分號 ; 上下接起來。第一段保留標題列，後兩段從第 2 列開始、QUERY 最後的標題列數改成 0，免得標題出現三次。每一段都要有 where Col1 is not null，因為少了它，空白列會夾在三家店中間，疊合結果會多出近兩千列，下方有東西還會被擋成 #REF!：

三段各去一份來源檔，所以台中店和高雄店也各要按一次「允許存取」。疊合時如果有一段出 #REF!（例如某家店把工作表改名，訊息是「在匯入範圍中找不到範圍或工作表。」），整個結果會變成 #VALUE!，訊息是「ARRAY_LITERAL 中的陣列常值有一或多列缺少值。」，不是 #REF!。來看看結果：

1 列標題加 3 + 3 + 3 列資料，一共 10 列。這張「匯入」工作表我只放這一條公式，不加工、不手改，後面的報表都從這張取值。

算各店與各品項的總杯數

新增一個工作表叫「報表」，A1 先算各店的總杯數，由多到少排：

來看看結果：

手算對一下：台北 37 + 64 + 21 = 122，台中 112 + 8 + 29 = 149，高雄 21 + 15 + 18 = 54。

再來是各品項的總杯數，把分組的欄位換成品項（第 2 欄）：

蘋果紅茶三家店都有賣，37 + 21 + 29 + 15 = 102，是賣得最廣的品項，但單一品項賣最多的是只有台中店有的烏龍奶茶。兩張表加起來都是 325，跟三家店各自的合計 122 + 149 + 54 一樣。我會在報表上留一格 =SUM(匯入!C2:C) 當對帳用，數字跟各店自己算的對不上，就先去看是哪家店的資料沒進來。

用下拉選單切換來源工作表

方格子下拉式選單與 IMPORTRANGE的想法，可以改成選門市：網址固定，只換範圍字串裡的工作表名稱。先確認你有權讀取來源；下拉不是繞過權限的方法。這裡先用同一檔案的不同工作表練習，之後跨檔仍要另外處理連線。

在同一檔案準備兩張合成來源表，各自 A1:B3 都是「品項／杯數」兩欄：門市 A 為紅茶 10、青茶 20，O'茶 為紅茶 30、青茶 40。另開一張空白控制表，B2 放這份檔案自己的網址，F2:F3 放兩個完整工作表名稱，A2 設為來自 F2:F3 的下拉。

A5 放公式，留空 A5:B7：

選 門市 A 會得到 10／20，選 O'茶 會得到 30／40。清空選單顯示「請選工作表」，選到不存在的工作表名會得到 #REF!。把來源工作表改名為 門市 B 後，舊名稱就失效，要同步更新清單與選項，才會恢復 10／20。

這個練習用同一份檔案當來源，所以不需要授權；來源換成別的檔案時，第一次仍要按「允許存取」。讀到舊值時先確認目前選項、工作表實際名稱與穩定後結果，不把暫態畫面當最終答案。

工作表名有空格時，要依範圍字串的規則包住名稱；名稱含單引號則需正確處理，不能把 QUERY 的引號規則直接套來。範圍字串也可以寫命名範圍或表格參照，例如 IMPORTRANGE(網址, "Sales_total")、IMPORTRANGE(網址, "DeptSales[Sales Amount]")（官方範例）。A2 留空時，這個版本明確顯示「請選工作表」，不把「空白選單」解釋成一定匯入第一張表。

選單來源也要維護：來源工作表改名後，清單若還留舊名，範圍字串就會指向不存在的名稱。更改檔案標題與更改內部工作表名稱是兩回事；#REF! 要看實際提示，不能一律再按授權。

切換後的更新時間仍受來源計算與外部匯入影響，不保證即時。外面的 IF 只控制顯示分支，不代表背景請求、快取或已授權連線被切斷，詳見 IMPORTRANGE 排錯。

為什麼這樣組

• 為什麼不是一個大檔、每家店一個分頁：三家店的店員都要能編輯，又不該看到彼此的檔案，拆成三個檔，權限最乾淨。這個取捨在 三層架構進階 有展開。
• 為什麼要一張「匯入」工作表：IMPORTRANGE 只在這一格出現。報表要換算法、加新欄，都是從「匯入」取值，不會再多一條去打擾來源檔。
• 為什麼網址放設定表：換檔案只改一格，也讓接手的人一眼看出這份總表連了哪些檔。

新增第四家店要改哪裡

這裡我得老實說，設定表沒辦法讓公式自己變長。如果再開一家屏東店，要做兩件事：

1. 在設定表 A5、B5 填進店名跟網址。
2. 在「匯入」的公式最後面加第四段 QUERY(IMPORTRANGE(設定!B5, "銷售!A2:E"), "select Col1, Col3, Col4 where Col1 is not null", 0)，前一段後面補上分號。

加完之後屏東店的檔案還要按一次「允許存取」。四段的欄數要一樣，不然整個結果也是同一個 #VALUE!。報表的 QUERY 不用動，因為它讀的是整個 A 到 C 欄。店數常常在變的話，這條公式就要常常改，這是這個做法的代價。公式壞掉的幾種常見情況，整理在 IMPORTRANGE 為什麼突然 #REF!。

試著在匯入表多加一個「日期」欄看看：三段 select 都要多放一個 Col2，匯入表的欄位會往右移一欄，報表公式裡的 Col2、Col3 也要跟著改。

我是喜特先生，Mr. Sheet，我們下個教學見！