留言、指派與通知設定：誰改了儲存格，我怎麼第一時間知道

庫存表放在共用檔案，有人把青茶的數量改成 8，我卻是兩天後才發現沒貨了。

怎麼加留言、怎麼指派，在 安全地共用試算表 已經講過，這篇不重講。這邊接著講留言之後的事：回覆與結案、通知要收到多少、庫存低於某個數字就自動寄信給我，以及事後怎麼查單一儲存格是誰改的。

下面的設定都請在練習用的檔案做，通知是設給你自己的，不要碰別人的共用檔，也不要拿真實同事的 Email 試。

先準備資料

這是我自己編的庫存小表，B 欄是庫存杯數：

庫存低於 10 的有青茶與檸檬紅茶，共 2 筆：

答案是 2。這條公式只用來核對目前的資料；後面的條件式通知規則是在儲存格被改動時才觸發，不依賴它。

留言的往來

留言放好之後，後續的動作大多在留言方塊裡：

• 回覆：點留言，再點「回覆」，輸入內容後儲存。要有編輯或留言權限才能回覆。
• 結案：點留言右上角的「解決」。要重新開啟，點「重新開啟」。
• 編輯、刪除自己的留言：點留言上的「更多」。

圖：一則留言的所有動作，都在方塊的右上角與底部。

留言多了之後，「查看」>「留言」可以隱藏、縮成圖示或展開。右上角的「顯示所有留言」會開側邊面板，裡面可以搜尋關鍵字或人名，也能依分頁（所有分頁或目前這一頁）、開啟或已解決來篩選（依官方說明）。

單一檔案的留言有上限。到上限時，官方建議先把閒置的留言解決，再用「檔案」>「建立副本」，勾選「複製留言和建議」，在副本繼續。已解決的留言會留在原檔。

@提及、+ 與指派

留言裡想通知某人，輸入「@」加名字或 Email，選人。他會收到 Email 通知。前面的共用篇用的是「+」，官方說明兩種寫法都可以。

指派的步驟是：在留言裡用 @ 或 + 加上對方的 Email，勾選「指派給（對方名字）」，再按「指派」，對方會收到 Email。

人換了怎麼辦？點留言、點「回覆」，用同樣的方式加新的人，勾選「重新指派給（對方名字）」，按「重新指派」。對方做完了，按留言右上角的「完成」。

檔案右上角的數字，是還沒處理的待辦事項與建議數量。在雲端硬碟裡，同樣的數字會顯示在檔名旁邊。沒看到數字，代表這份文件沒有待辦。

通知設定

通知分兩塊：留言，和儲存格內容的改動。

留言通知

點「工具」>「通知設定」（或右上角留言記錄圖示旁的通知設定），「留言」底下有三個選項，依官方說明：

• 所有留言。
• 與你有關的留言（@提及你，或你參與的討論串）。
• 無。

這是針對每份檔案各自設定。我自己的習慣是，我負責的檔案選「與你有關的留言」，只是旁觀的檔案選「無」，不然信箱會被留言淹沒。

編輯通知

同一個地方還有「編輯通知」。依官方說明，點「工具」>「通知設定」>「編輯通知」，然後選：

• 何時通知：「有任何變更」，或「有使用者提交表單」。
• 怎麼通知：「電子郵件 - 立即」，或「電子郵件 - 每日摘要」。

按「儲存」。這只能設給自己，只對你目前開著的這一份檔案有效。

編輯者可以看到是誰改的，檢視者即使設了通知，也看不到使用者名稱。

圖：選項只有兩組，何時通知、怎麼通知。

行動版的 Android App 沒有通知設定，要用電腦設（依官方說明）。

條件式通知

「任何變更」會收到太多信。我只想要庫存低於 10 的時候才通知，這時候用條件式通知（2024 年 6 月開始開放）。

1. 點「工具」>「條件式通知」>「新增規則」，或在儲存格上按右鍵，選「條件式通知」。
2. 替規則取個名字（有預設名稱，可以改）。「發生這種情況時」選「當儲存格的值變更時」。
3. 「在這一欄中」選要監看的欄，這裡選 B 欄；也可以改成自訂範圍。
4. 按「新增條件」，選「小於」，輸入 10。只有「值變更」和這個條件同時成立，才會寄信。
5. 設定通知對象：可以手動輸入 Email，或選一欄裡面存著 Email 的資料。

圖：這條規則監看庫存欄，條件是小於 10。

規則建好之後，B3 的 8 或 B6 的 5 如果再被改，通常會收到通知，信裡會依你的存取權限，帶出變更的值、改之前與改之後的值、是誰改的，以及附近的儲存格。

但它不是即時的警報，官方說明列了這些限制：

• 通知不一定即時，短時間內的多筆變更可能合併成一封。如果變更後又被復原，也可能不寄。
• 只改數值格式（例如多顯示一位小數），可能不觸發。
• 來源是 IMPORTRANGE 公式或 Connected Sheets 的外部資料變動，不會觸發。如果你的庫存是靠匯入更新，這條規則抓不到。
• 像 TODAY() 這類揮發性函式造成的變動，在檔案關閉的期間可能漏掉。
• 通知對象只支援個別的 Gmail 或 Workspace 地址，不支援群組信箱，也不支援 Outlook、Yahoo 這類非 Google 信箱。
• 信是以設定或最後編輯規則的人的名義寄出。
• 在「工具」>「條件式通知」>「查看觸發記錄」可以看過去 30 天的觸發紀錄，含成功、失敗與部分成功。

其他限制：

• 擁有者或有編輯權限的人才能設定，管理員無法控制這個功能。
• 依官方公告，適用於 Business Standard 與 Plus、Enterprise Starter、Standard 與 Plus、Education Plus、Enterprise Essentials 等方案。個人帳號有沒有，要看你的畫面有沒有這個選項。
• 每份試算表的規則數有沒有上限，公告沒有寫數字。

規則是在「值有變更」且條件成立時才寄，不是庫存「一直」低於 10 就每次寄。

查某一格是誰改的

信來了，想知道這一格以前是什麼、誰改過。在儲存格上按右鍵，選「顯示編輯記錄」。

圖：單一儲存格的編輯記錄，從右鍵選單進入。

有兩點官方說明有提到：

• 編輯記錄不會記錄所有的改動。插入或刪除列、欄，格式變更，公式算出來的改動，可能不會出現。
• 還原到較早的版本，會清掉還原之前的逐格編輯記錄。所以要還原之前，先用「檔案」>「版本記錄」整份建立副本。

整份檔案的改動，看「檔案」>「版本記錄」>「查看版本記錄」，操作在 共用篇 講過。想要鎖住不該被改的欄位，見 保護工作表和範圍。

動手練習

留言與通知的重點是只收該收的信。試著先設一條條件式通知，把庫存欄管起來吧。我是喜特先生，Mr. Sheet，我們下個教學見！