試算表封面與目錄：讓接手的人知道從哪裡開始

一份有好幾張分頁的試算表，交給別人時最常缺的不是顏色，而是「這份表做什麼、我該填哪裡、哪些地方先不要改」。

封面可以把這些資訊放在一起，再提供可點的目錄。這次做一張能交接的使用說明頁，搭配「每日記錄」與「評分表」兩個目標分頁。若資料只有一小張清單，也可以把說明放在旁邊，不一定要多一頁。

先放用途與維護資訊

在同一份檔案建立三張分頁：「封面」「每日記錄」「評分表」。在封面的指定位置填入：

例如 A3 寫「用途」、B3 寫說明；其他列同樣分成標籤與內容。不要把表格中的整段位置解讀成必須合併儲存格。

A13:B13 放更新紀錄，寫下「1.0：建立初版欄位與完成率口徑」。版本、更新日期與負責人都由維護者手動更新；試算表不會因為有人編輯，就自動替這幾格保證內容正確。

做兩個可點的目錄入口

在 A9:B11 輸入：

接著把 A10 變成前往「每日記錄」的連結：

1. 選取 A10，點「插入 → 連結」。
2. 選擇連到儲存格範圍的入口，切到「每日記錄」並選取 A1。
3. 確認範圍後套用。
4. 對 A11 重複一次，目標改成「評分表」的 A1。

Google 官方有列出連到儲存格範圍的操作。連結官方說明

點擊儲存格後，可能會先顯示連結卡片；再點卡片中的連結前往目的地。核對的是實際切到哪一張分頁，不能只看到文字變藍就算完成。

在兩個目標分頁的 H1 各填「返回封面」，用相同操作連回「封面」的 A1。如果你的 H1 已有資料，請改放另一個固定且不遮擋資料的位置，並更新使用說明。

範圍連結與分頁名稱是兩件事

同一個試算表檔案裡，每張分頁有自己的識別碼，切到目標分頁時常在網址中看到 gid。原生「插入連結」產生的範圍連結，卻不一定使用相同的網址形式：插入連結產生的範圍連結是 rangeid 形式，點擊後仍落在正確分頁與範圍。請保留試算表產生的連結，不要自行把 rangeid 改寫成 gid。

可以做一次改名練習：把「每日記錄」改成「每日記錄_10月」，回封面點原來的入口。改名後連結的顯示文字仍是「每日記錄」，預覽中的範圍名稱已更新，點擊後仍落在同一張分頁。目標與顯示標籤是兩件事；必要時手動調整標籤，讓讀者容易辨認。完成後把分頁名稱還原。

以上只適用於同一檔案內的分頁改名。刪掉分頁後建立一張同名分頁，或把整個檔案複製給另一個人，都要重新點過每個入口。不要把含有某份檔案網址的連結，直接當成可以搬到所有副本的永久目錄。

調整版面與圖片

讓 A 欄容納標籤、B 欄容納說明，再設定文字換行。標題用較大的字，說明區用淺底色與清楚文字即可。資料頁仍保留適合輸入的欄寬與表頭，不需要每張分頁都塞入大幅封面。

要減少封面的格線干擾，在封面開「檢視 → 顯示 → 格線」取消勾選。這與你手動畫的框線不同；需要分隔段落時，可以只替必要區域加框線。不要為了遮格線，先替整張表塗滿背景再畫同色框線。

圖片是選用延伸，以下依官方步驟說明。想放自己的 Logo，可在空白的 D1 使用「插入 → 圖片 → 儲存格內圖片」，選擇自己有使用權的 PNG 或 JPG，調整欄寬與列高；圖片格不要同時放說明文字。保留 A1 的文字標題，讓圖片沒有載入時仍能看懂用途。有替代文字入口時，填上可辨識的描述。圖片官方說明

若加入圖片，先從一張獨立圖片開始，保留文字標題；多個浮動物件疊在一起時，請自行檢查疊放順序。

交付前自己走一次

把 A15:B15 的核對清單寫成可執行動作，再逐項操作：

• 用途、負責人、版本、手動更新日期是否符合這次交付？
• 目錄兩個入口及兩個返回連結，是否都能點到正確位置？
• 分頁改名後是否仍落在正確目標，標籤是否需要同步調整？
• 圖片、換行與欄寬是否遮住內容，格線與手動框線是否符合預期？重新開啟檔案後再核對一次。
• 需要開啟的文件，對方是否另外具備權限？

封面與目錄不會授予資料權限，也不能保護敏感欄位。交付前請用檢視者帳號、手機 App 與列印預覽各看一次，不要因為電腦版編輯者看到正常，就以為每個人看到的都一樣。

本文改寫自方格子的封面設計文章，改以交接資訊與可點目錄為主。搭配可維護的試算表設計，或直接接著做習慣追蹤案例。