選單就能整理資料：分割文字、移除重複內容、修剪空白

匯出的訂單常常是這個樣子：品項、門市、杯數全擠在 A 欄，還有幾筆長得一模一樣的訂單，品項前後偶爾多一格空白。

這三件事不用寫公式，「資料」選單裡都有現成的功能：分割文字、移除重複內容、修剪空白。這篇照順序操作一遍，最後比較一下什麼時候該改用 SPLIT、UNIQUE、TRIM。

先準備資料

在空白工作表的 A1 貼上下面這份，每一列都是整串文字放在同一格（這是我自己編的茶飲小訂單）：

整串貼進去如果就自動分成三欄，那是貼上時剛好被拆開了。想保持一格一串的話，先把 A 欄設成純文字再貼，或直接在 A2 到 A7 一格一格打。

圖：還沒分欄的原始資料，A2 到 A7 每格都是「品項,門市,杯數」。

將文字分割成多欄

1. 選取 A2:A7。
2. 點「資料」>「將文字分割成多欄」。
3. 資料旁邊會出現一個小浮動選單，點開「分隔符號」的下拉選單，改成「逗號」。

圖：選好範圍後，從「資料」選單進入。

圖：分隔符號在選取範圍旁邊的小選單裡改。

來看看結果，A2:C7 變成三欄：

原本 A 欄的整串文字被直接改掉了，不會留一份。這是選單版和公式版最大的差別，後面會再講。

官方說明提到，覺得欄位切得怪的時候，可以在「分隔符號」選單選「自動偵測」，讓試算表自己判斷。分隔符號下拉選單裡有哪些字元可選，官方頁面沒有逐項列出。

依官方說明，剛貼上資料的話，也可以從貼上的選項裡選「將文字分割成多欄」。

這個動作對應的公式是 SPLIT，語法和逐字分割的陷阱在 拆字串與合字串 有講。

移除重複內容

A2:C7 裡，「青茶,板橋,8」跟「蘋果紅茶,信義,37」各出現兩次。手動找要一列一列比，列數多了很痛苦。

1. 先把 A1:C1 改成標題「品項」「門市」「杯數」（A1 原本的「訂單」覆蓋掉），再選取 A1:C7。
2. 點「資料」>「資料清理」>「移除重複內容」。
3. 對話框裡確認要比對的欄位（三欄都勾），並勾選「資料有標題列」。
4. 按「移除重複內容」。

圖：完整路徑要三層，展開「資料清理」才看得到。

圖：這個對話框決定「哪幾欄一樣才算重複」。

三欄都勾的話，兩組重複的列各留第一筆，剩下 4 列資料：

勾的欄位會改變結果。如果只勾「品項」，同品項但不同門市的列也會被當成重複拿掉，要小心。這份示範資料每個品項都只配一個門市，所以只勾「品項」的結果也是 4 列，換成你自己的資料就會看出差別。

兩點是官方說明裡明講的：

• 字母大小寫、格式、公式不同，但值相同的儲存格，都算重複。
• 選取範圍裡的單一儲存格時，會對整個資料範圍去重複。

選單版會把重複的列從工作表上刪掉。刪掉之後想找回來，只能按「編輯」>「復原」或翻版本記錄，所以我習慣在去重複前先複製一份工作表。

對應的公式是 UNIQUE，它不動原資料，另外在旁邊列出結果，見 SORT 與 UNIQUE。兩者有個差別：選單去重不分大小寫（M014 和 m014 算重複），UNIQUE 卻是分大小寫的，同一份資料結果會不一樣。要讓公式版跟選單版一致，先用 UPPER 或 LOWER 統一大小寫再去重。

修剪空白

去重複之前還有一個坑。如果 A2 是「蘋果紅茶」，A3 是「蘋果紅茶 」（後面多一格空白），看起來一樣，試算表卻會當成兩個不同的值，去重複抓不到。

準備一份小資料，在 E1 到 E4 手打（引號只是標出空白，不用打）：

E2 前面有兩格空白、後面一格，E4 的「烏龍」和「奶茶」中間有兩格空白。

1. 選取 E2:E4。
2. 點「資料」>「資料清理」>「修剪空白」。

圖：修剪空白跟移除重複內容在同一個子選單。

官方說明寫的是會移除前後多餘的空白，以及過多的空白。照這個說法，E2 會變成「青茶」，E4 會變成「烏龍 奶茶」（中間剩一格）。

不過官方也提醒，不換行空格（網頁複製常帶進來的那種， ）不會被修剪。看起來有空白但修剪沒用的話，就是碰到這個，TRIM 公式也有一樣的限制，詳情在 文字清理函式。

所以順序是：先修剪空白，再移除重複內容。修剪之後，E2 和 E3 都是「青茶」，才抓得出重複。

選單還是公式？

選單做完就是結果，公式則會一直跟著來源資料更新。

我的習慣是：一次性匯入、做完就不再更新的資料，用選單，快；資料每天會新增（例如表單回覆、匯入的表），就用公式，來源一更新結果就跟著變。

公式的寫法，以這份資料來說（請在另一個工作表貼一份還沒拆開的原始資料；前面選單版已經把 A2:C7 拆開，B2 起有資料，公式會被擋成 #REF!）：

SPLIT 預設會把切出來像數字的字串轉成數字，例如 0912 會變成 912，開頭的 0 就掉了。

第二條會得到「青茶」和「烏龍 奶茶」兩列，直接列出來，不用先動 E 欄。

動手練習

想知道整張表哪裡髒、哪些值不一致，下一篇的 資料清理建議與欄位統計資料 會用側邊欄一次看完。我是喜特先生，Mr. Sheet，我們下個教學見！