資料清除建議與資料欄統計資料：丟進一份表，先看哪裡有問題

拿到別人匯出的一份表，我會先看哪裡髒，再決定要不要寫公式。哪一欄有多餘空白、有沒有一個數字特別大、同一種品項是不是寫成兩種樣子，全靠肉眼掃很容易漏。

Google 試算表有兩個側邊欄可以幫忙：「清除建議」會指出可能有問題的儲存格，「資料欄統計資料」則把每一欄的分布與摘要數字攤開。這篇用一份小資料操作一遍，也用公式把數字對一次，這樣你知道側邊欄講的和自己算的對得上。

先準備資料

這是我自己編的茶飲銷量。A3 的「蘋果紅茶」後面多一格空白，B5 的 112 比其他數字大很多：

表格裡 A3 的引號只是標出後面那一格空白，輸入時不用打引號。

中文（台灣）介面裡，選單是「資料」>「資料清除」，子選單為「清除建議」「移除重複內容」「裁剪空格」；另外的「資料欄統計資料」入口會開啟標題為「欄統計資料」的側欄。

清除建議

1. 選取 A1:B10（或點資料範圍裡任一格）。
2. 點「資料」>「資料清除」>「清除建議」。
3. 右側出現側邊欄，有問題的欄位旁邊會有提示圖示，點進去看那一欄的建議。

圖：清除建議在「資料清除」子選單裡，跟「移除重複內容」「裁剪空格」同一層。

依官方說明，建議大致分四類：

• 移除多餘空白與重複內容。
• 加上數字格式。
• 找出離群值（官方用 anomalies，出現異常的值）。
• 修正不一致的資料。

滑鼠移到某一則建議上，相關的儲存格會被標出來。官方說明裡提到，異常或錯誤會用紅色，其他建議用綠色。

← 左右滑動看完整的圖，點圖可放大

圖：側邊欄的每一則建議，會對應到工作表上被標示的儲存格。

這份資料裡最明顯的是 A3 的多餘空白，可能還有 B5 的離群值。建議是否出現由試算表自己判斷，畫面上沒出現的建議，也不代表資料沒問題。

官方說明沒有講「套用」或「略過」建議的按鈕叫什麼、套用之後的行為，所以這邊不寫。拿真實資料操作的話，我會先複製一份工作表再按。

另外，匯入資料之後，如果試算表偵測到建議，畫面右下角會跳出「資料清除」通知，按「查看全部」就會開側邊欄（依官方說明）。

資料欄統計資料

1. 點「資料」>「資料欄統計資料」。
2. 側邊欄會顯示目前選取那一欄的統計。
3. 用側邊欄上方的 < 與 > 切換欄位。

圖：資料欄統計資料在「資料」選單裡，不是在「資料清除」下面。

側邊欄裡有三塊東西（依官方說明）：

• 計數與分布的視覺化。
• 次數表，列出最常出現與最少出現的值。
• 這一欄的摘要統計。

摘要統計具體有哪幾項、順序與 zh-TW 的名稱，官方頁面沒有逐項列出，所以我沒辦法直接告訴你每個標籤的字。下面改用公式把這份資料該有的數字算出來，你可以拿來對側邊欄。

用公式對一次

B 欄的數字，B2:B10：

平均 27.78 比中位數 17 高出一大截，那就是 112 在拉高平均。這種「平均和中位數差很多」的狀況，我看到就會回頭找離群值。

A 欄的品項是文字，看的是有幾種：

答案是 5。把「蘋果紅茶 」（有空白）和「蘋果紅茶」算成兩種，加上青茶、烏龍奶茶、蘋果綠茶，共 5 種。

先用 TRIM 裁剪空格再算：

答案變成 4。差的這 1 種，就是 A3 那格多餘的空白，也是側邊欄的次數表可能會把「蘋果紅茶」拆成兩列的原因。

要確認 A3 的字數也可以直接算：

「蘋果紅茶」四個字，加上一格空白，所以是 5。裁剪空格的做法，見 選單整理資料 和 文字清理函式。

什麼時候用，什麼時候不用

我的用法：拿到不熟的資料先開這兩個側邊欄掃一遍，知道要處理哪幾欄；真正要清的時候，再回到選單功能或公式去做。它們是找問題用的，判斷哪些要改、哪些是正常的，還是要靠你看資料。

資料天天在長的表，與其每次都手動看，我會在旁邊放幾條 COUNTUNIQUE、MEDIAN 這類公式，數字一變就看得到。

動手練習

換到下一個清理動作，可以看 選單就能整理資料。我是喜特先生，Mr. Sheet，我們下個教學見！