用戶端加密、螢幕閱讀器、拼字檢查與選單搜尋：幾個容易被忽略的設定

這篇講四個零碎但會碰到的功能：用戶端加密、螢幕閱讀器、拼字檢查，還有找不到功能時的選單搜尋。它們都沒有公式，也都不太需要天天用，但碰到的時候知道在哪就省事了。

用戶端加密

用戶端加密（Client-side encryption，簡稱 CSE）是 Workspace 的企業功能。一般的 Google 檔案雖然也有加密，但金鑰由 Google 管理；用戶端加密則讓組織自己掌握金鑰，內容在離開你的瀏覽器之前就加密了。

需要哪個版本

依用戶端加密設定總覽的現行說法，支援的版本是 Frontline Plus、Enterprise Plus、Education Standard 與 Education Plus。個人的 Google 帳戶用不到，一般的 Business 方案也沒列在裡面。

2023 年 6 月 Workspace Updates 宣布「可對既有的試算表和簡報加密或解除加密」的那則公告，當時列的是 Enterprise Plus、Education Standard、Education Plus。版本名單後來有增加，所以如果你是要採購或評估，請以管理員說明中心現在的頁面為準。

誰要先設定

用戶端加密要由管理員先在網域、組織單位或群組層級開啟：管理控制台的「安全性」>「存取權和資料控管」>「用戶端加密」。金鑰服務和身分識別提供者也要先設定好，這些是 IT 管理員的工作，一般使用者沒辦法自己點開。

怎麼加密一份試算表

依現行加密檔案說明，先開啟檔案，選「檔案」>「建立副本」，再勾選「新增額外加密」（Add additional encryption）。移除時也是建立副本，再選 Remove additional encryption；不是直接把原檔切換狀態。需要管理員開啟 CSE、完成身分驗證，以及符合擁有者／共用雲端硬碟管理員等條件。

看不到額外加密選項時，先請管理員確認使用者授權、金鑰服務、身分驗證與 CSE 是否已啟用，不要把缺少選單直接判定成操作錯誤。加密後請依檔案顯示的加密狀態確認。

幾件事要先知道：

• 現行說明已列出功能變化：外部資料函式與 Connected Sheets 等可能變成靜態內容，保護範圍、Apps Script 與外掛會被移除。先用無敏感資料的副本核對功能，再決定是否加密，避免原本的分析流程中斷。
• 加密試算表一次只允許一人編輯，且不支援 Sheets 拼字檢查；下方的一般操作不能直接套用到加密檔案。
• 開了用戶端加密之後，表情符號回應也支援加密文件（依 2025 年 10 月 Workspace Updates 的公告）。
• 公告也提到可以編輯加密的 Excel 檔，細節以官方為準。

實際操作細節以管理員說明中心為準。

螢幕閱讀器與無障礙

Google 試算表支援 ChromeVox、NVDA、JAWS 與 VoiceOver，官方建議用最新版的螢幕閱讀器配最新版的 Chrome。

要開啟螢幕閱讀器支援：

1. 點「工具」>「無障礙設定」。
2. 勾選「開啟螢幕閱讀器支援功能」。

快捷鍵是 Windows 的 Ctrl+Alt+Z，Mac 的 ⌘+Option+Z（在 Chrome 上）。ChromeOS 開啟 ChromeVox 時會自動啟用。

點字支援在同一個「無障礙設定」裡，有點字顯示器才需要開，沒有的話官方建議關掉，或者試算表反應變慢時也可以關。

官方的說明頁把 Docs 編輯器放在一起講，Sheets 的儲存格要怎麼朗讀，另有一頁「透過螢幕閱讀器使用 Google 試算表」，這篇沒有整理，需要的話請直接看那一頁。

用鍵盤操作選單的話，每個選單都有按鍵：開啟「工具」是上表那組，其他選單是 Alt+Shift+ 加選單名稱的第一個字母，詳細清單在 快捷鍵整理。

拼字檢查

試算表跟文件不一樣，儲存格裡的字不會自動畫紅色波浪線。拼字檢查在「工具」>「拼字」>「拼字檢查」，點開之後會在側邊欄逐一列出有疑問的字，讓你選「變更」、「忽略」或「加入字典」。

中文本身不太需要拼字檢查，英文欄位（品名、型號、人名）倒是很常打錯，輸入完一整批資料之後跑一次比較安心。

「工具」選單裡也有跟自動更正、自動完成有關的選項，會在你打字時替換或建議內容。如果發現輸入的內容被悄悄改掉了（例如全形變半形、網址被轉成連結），先到這裡檢查。

搜尋選單

忘了功能在哪個選單的時候，點「說明」，最上面的搜尋框直接打關鍵字，例如「合併」或「框線」，選單項目就會列出來，點下去就能執行。

快捷鍵是 Windows 的 Alt+/、Mac 的 Option+/（在 Chrome 上）。Mac 上「說明」選單裡顯示成「選項+/」。

圖：搜尋框打「合併」，選單項目直接列在下面。

這個框我自己最常用來找很少用的東西，比方想不起來「資料」還是「工具」裡的某個項目時，打字比一層層點快。

接下來看什麼

試算表的權限和分享，可以看 權限與協作。想保護特定範圍不被改，看 保護工作表和範圍。