跟 AI 一起做試算表：怎麼描述資料、怎麼驗證公式、什麼時候別用

我把需求丟給 AI，它回了一條公式，貼上去也有出數字，看起來沒問題。直到跟手算的月報對帳，才發現 10 月 31 日下午的那幾筆訂單被漏掉了。

這篇講我跟 AI 一起做試算表的方法：怎麼把資料講給它聽、怎麼驗它給的公式、什麼時候乾脆自己來。聊天型的 AI 和 Sheets 裡的 Gemini 都適用同一套做法。提示詞的入門寫法在 用 AI 幫你寫公式 講過，這邊把重點放在「驗證」。

整個流程只有一步不能交出去

下圖是我現在的做法，一共五步。

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圖：第 3 步由我自己做，對不上就回到 AI，對上了才進到真資料。

前兩步 AI 做得不差，第 4 步它也能幫忙。第 3 步，也就是拿小資料、用手算的答案去對，只能自己來。AI 給的公式看起來再像樣，也只是一份「待驗證的草稿」。

先把資料結構講給它聽

AI 看不到你的試算表。你不講，它只能猜欄位在哪一欄、日期是什麼型別，猜錯的地方公式也不會報錯。

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圖：右邊多出來的三件事，就是後面能不能驗證的關鍵。

我的提問大概長這樣：

我在用 Google 試算表（不是 Excel）。工作表「訂單」：
A 欄 日期（真正的日期，含時間）、B 欄 品項、C 欄 杯數，
第 1 列是標題，資料從第 2 列開始。
範例列：
2026/10/03　蘋果紅茶　37
2026/10/31 15:00　蘋果紅茶　29
我想算 2026 年 10 月蘋果紅茶的總杯數，上面兩列我手算是 66。
請給一條公式，並說明每一段在做什麼。

每一句都有用途。「Google 試算表，不是 Excel」是因為它有可能給 Excel 才有的寫法。欄位與型別，尤其是日期到底是真日期還是文字，會直接改變公式怎麼寫。範例列要挑會出事的，例如月底最後一天。手算答案則是之後驗證的靶心。

最後那句「說明每一段在做什麼」我一定會加，看不懂的公式我不貼。範例列請用假資料，或把客戶名稱、金額遮掉，不要把整份真實名單貼出去。

拿到公式，先不要貼進真資料

AI 的回答每次都不太一樣。下面這條是我照常見寫法擬的，不是哪一次對話的原文：

語法看起來沒毛病。我先在另一個「測試」工作表放 5 列資料，每一列都是故意挑的：

答案要在看公式之前先手算。10 月的蘋果紅茶是 10/03 的 37 加 10/31 的 29，等於 66。9/30 和 11/01 是放在邊界外側的誘餌，青茶是另一個品項，三列都不該被算進去。

來看看公式的結果：37。

差了 29，剛好是 10/31 15:00 那一列。原因是 DATE(2026,10,31) 代表 10/31 零點，下午三點比它晚，所以被 <= 擋掉。日期欄只要帶時間，「小於等於月底」就會漏掉月底當天，這跟 SUMIFS 進階陷阱 提到的是同一件事。

這個錯在真資料上很難看出來：只有月底最後一天有下午的訂單才會漏，其他月份、其他日子都對得上。所以我挑範例列時，一定在月初月底的兩側各放一列。

對不上，就把差異貼回去

不用重新描述一次，把「預期」跟「實際」貼回去：

預期 66，公式算出 37。缺的是 2026/10/31 15:00 那一列，
日期欄有帶時間。請修正，並說明為什麼會漏。

它通常會把結束條件改成「小於下個月 1 號」：

得到 66，跟手算一致。

只對了一個答案還不夠，我會再做一次「加總對帳」：10 月全部品項的總杯數，應該等於各品項相加。

得到 74，也就是蘋果紅茶的 66 加青茶的 8。分項加起來等於總數，才放心套到真資料，把 C2:C6 這類範圍換成 C2:C 的整欄寫法。

如果公式一貼上就出現 #NAME?，多半是它編了一個 Sheets 沒有的函式名稱，或帶了 Excel 的寫法進來。把函式名稱拿去 Sheets 的函式清單查，查不到就請它改，不用硬救。

留一張測試表給以後

我習慣把剛剛那 5 列和手算答案留在「測試」工作表，旁邊放一個小對照表：

「預期」是手算填進去的，「公式結果」引用要驗證的公式，「判定」用 =IF(B2=C2,"OK","不符")。日後有人改了欄位順序，或是你換了一個 AI 重問一次公式，先看這張表有沒有變成「不符」，比在整份報表裡找差異快很多。

哪些事我不交給 AI

我自己的界線大概是這樣：

• 叫它直接算出數字。總和、平均交給 Sheets 的公式算，AI 可以幫我寫公式，但它心算的答案我不採用，也沒辦法追溯。
• 含個資、薪資、客戶名單的資料。貼出去之前先看公司規定，範例改用假資料。Sheets 裡的 Gemini 會怎麼處理工作表裡的資料，這裡沒有定論，請以你的 Workspace 管理員政策與官方說明為準。
• 我看不懂、也驗不了的東西。尤其是會刪除或覆寫大量資料的 Apps Script，真要用，先用「檔案」>「建立副本」複製一份再跑。
• 自己 30 秒就能做完的事。一條 SUM 或簡單查表，來回問 AI、再驗證，比自己寫還慢。
• 該由人決定的判斷。哪些客戶要停止合作，AI 可以幫我整理選項，決定得自己下。

Sheets 內的 Gemini 也是同一套流程：先講資料結構，再拿小資料驗證。它的按鈕位置與開放範圍會依帳號方案和時間變動，我這篇就不描述介面，請以你帳號實際看到的為準。

動手練習

下次請 AI 寫公式以前，先在紙上算出一個答案吧！我是喜特先生，Mr. Sheet，我們下個教學見！