Google 試算表匯入與下載格式：xlsx、CSV、PDF 差在哪

主管說「把報表轉成 Excel 給我」，你按下「檔案」>「下載」，對方打開卻說公式壞了；工程師要 CSV，結果只拿到一張工作表。這篇把「檔案」選單裡匯入與下載的選項一次整理清楚，順便列出每種格式會丟掉什麼。

先決定要下載什麼格式

我自己的判斷只有一個問題：對方拿到檔案要做什麼。

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圖：從對方的用途倒推格式，不要從自己的習慣出發。

PDF 和 CSV 之間差很多，所以選錯格式的代價通常是對方要重做。ods 與 html 平常我幾乎用不到，下一節列出來備查就好。

檔案 > 下載有哪些格式

點「檔案」>「下載」，會展開子選單：

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圖：下載子選單，CSV 與 TSV 都只會下載目前的工作表。

• 「Microsoft Excel (.xlsx)」：整份試算表，所有工作表都在同一個檔案裡。
• 「OpenDocument 檔案 (.ods)」：LibreOffice 之類的軟體用的開放格式。
• 「PDF 檔案 (.pdf)」：點下去會先跳出匯出設定，不是直接下載。
• 「網頁 (.html)」：每張工作表轉成一個 HTML 檔，再打包成壓縮檔。
• 「逗號分隔值檔案 (.csv)」：只有目前的工作表。
• 「Tab 鍵分隔值檔案 (.tsv)」：同樣只有目前的工作表，欄位用 Tab 隔開。

PDF 的設定視窗可以選匯出範圍（目前的工作表、整份試算表、選取的儲存格）、版面方向、縮放與頁首頁尾：

圖：按下載之前先看右邊的預覽，欄位被切掉的話改成橫向或「配合寬度」。

表格欄位多的時候，我會先改成橫向再看預覽。

下載成 xlsx 之後，哪些會變

xlsx 是最常被要求的格式，也是最容易出事的。下面是我依經驗整理的結果，Excel 版本不同，實際情況可能有些出入。

最需要小心的是第二列。給 Excel 用戶的檔案，我的習慣是先「檔案」>「建立副本」，在副本上把這些函式的結果複製起來，用只貼值取代：Windows 是 Ctrl+Shift+V，Mac 是 Cmd+Shift+V（在 Chrome 上）。再從副本下載，原本的檔案就不會被動到。

Excel 365 後來加了不少新函式，XLOOKUP、FILTER、SORT 都有，所以不是 Sheets 的函式都會壞，要一個一個看。不過這幾個要 Excel 365、2021 或 2024 才有，對方如果用 Excel 2019 以前，一樣會出 #NAME?。

CSV 與 TSV 只下載目前的工作表

CSV 就是純文字，一列一筆資料，欄位用逗號隔開。TSV 一樣，只是把逗號換成 Tab。

這個限制最常讓人踩到：試算表有「銷售」「庫存」「客戶」三張工作表，下載 CSV 只會拿到你當下停留的那一張。要三張都要，就切到每一張各下載一次。工作表很多的時候，可以先下載 xlsx，再用 Excel 一張一張另存成 CSV，只下載一次。

CSV 裡沒有格式，也沒有公式，只留下儲存格的值。顏色、粗體、合併儲存格都不會留下，合併儲存格在純文字裡沒有對應的表示法，所以下載前先取消合併比較保險。

儲存格內容有逗號的時候，會用雙引號包起來，例如：

店名,地址,杯數
信義店,"台北市, 信義區",37

日期與百分比等有格式的儲存格，會以畫面上顯示的樣子寫進去，不是底層的序列值。給系統讀的話，我會先把日期欄統一成 2026-10-11 這種寫法再下載。

用 Excel 開 CSV，中文變成亂碼

Google 試算表下載的 CSV 是 UTF-8 編碼，有些 Excel（尤其是繁體中文 Windows 上直接雙擊開啟）會用舊的編碼去讀，中文就會亂掉。

我的處理方式有兩種：

• 在 Excel 裡不要雙擊，改點「資料」>「從文字/CSV」，在預覽視窗把檔案原點選成「65001: Unicode (UTF-8)」，確認中文正常再載入。
• 不用 CSV，直接下載 xlsx 給對方。

檔案 > 匯入的選項

反過來，要把外面的檔案帶進試算表，點「檔案」>「匯入」，選「上傳」分頁拖進檔案，或從雲端硬碟選。支援 xlsx、xls、ods、csv、tsv 等格式。

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圖：匯入位置決定資料放在哪裡，選錯的後果差很多。

「匯入位置」有這幾個選項，依風險由低到高：

• 「建立新試算表」：不動現有的檔案，資料進一份全新的檔案。
• 「插入新工作表」：資料放進目前這份試算表的新分頁，既有的工作表不受影響。我最常選這個。
• 「附加至目前工作表」：接在目前工作表既有資料的後面，適合每週把新的一份 CSV 疊上去。
• 「取代目前工作表」：目前這張工作表的內容整個被換掉。
• 「取代試算表」：整份試算表換成匯入的檔案，所有工作表都被覆蓋。
• 「取代所選儲存格中的資料」：從你選取的儲存格開始蓋。

後三個都會蓋掉現有資料，按下去之前先確認。萬一誤按，「檔案」>「版本記錄」可以救回來。

匯入 CSV 或 TSV 時，視窗還會多兩個設定：

• 「分隔符號類型」：自動偵測、Tab、逗號，或自訂（例如 |、分號）。匯入後所有資料都擠在 A 欄，就是這一步選錯了，重匯一次換一個分隔符號。
• 「將文字轉換成數字、日期和公式」：勾選時，37 會變成數字，2026/10/11 會變成日期。取消勾選的話，所有內容都原樣當作文字放進去。

匯入 xlsx 時沒有這兩個設定。2026 年 8 月 11 日的 Workspace Updates 公告說明，Excel 的資料表現在會匯入成 Sheets 的資料表；以資料表範圍為來源的 Excel 樞紐分析表也能完整匯入，不再像過去變成靜態表格。資料表匯入已經開放，樞紐分析表是逐步開放（公告寫最多 15 天），沒有管理員控制項，Workspace 客戶與個人帳號都適用。匯入視窗裡有沒有對應的選項，公告沒有提。

匯入後數字變成文字

如果匯入時取消了轉換，或是來源的資料本來就是文字，數字會靠左對齊，SUM 會把它們當成 0。這時用 VALUE 轉回去：

假設 A2 放的是文字 37，結果會是 38。日期也一樣，文字的 2026/10/11 用 DATEVALUE 轉成日期序列值，再跟別的日期相減就能算天數：

A3 是文字 2026/10/11 的話，結果是 10。其他像多餘空格、大小寫不一致這類匯入後的清理，放在 文字清理函式 那篇。

直接用雲端硬碟開 xlsx

xlsx 放在雲端硬碟，雙擊也能直接開。會以 Office 檔案編輯模式打開，檔名後面帶著 .xlsx 標記，存回去仍然是 Excel 格式。需要 Sheets 專屬功能的話，點「檔案」>「儲存為 Google 試算表」才會轉成原生格式。轉換後 Excel 專屬的東西，例如 VBA 巨集，不會跟過來。

要從網頁或網址自動抓資料進來，不用下載再匯入，看 網頁資料匯入函式。

匯入下載這些動作先記起來，下次主管再說「轉個檔」就不會手忙腳亂了。