每月退信自動對回客戶，認不出的不硬猜

每個月初，營收營運團隊（負責追帳單、請客戶更新聯絡資訊的同事）需要一份能直接打電話的名單。以前要有人登進寄信服務（公司寄帳單信用的服務）後台，把上個月的退信一筆筆撈出來，讀主旨、判斷是哪一位客戶，再貼進試算表。撈資料不難，難的是「對回客戶」這一步。

退信上為什麼看不出是哪一家

退信本身只是一個事實：某封信寄不到，被退回來。退信的欄位裡沒有客戶名稱，唯一藏著客戶名稱的地方是信件主旨。

主旨是寫給人看的，而且有兩種長相。台灣客戶收到的是中文主旨，客戶名稱擺在最前面，後面接帳單期間的日期；海外客戶收到的是一句英文，客戶名稱擺在句子的最後。人看哪一種都能一眼認出客戶名稱，程式在沒有人先把「怎麼讀這行字」寫成規則之前，兩種都認不出來。

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圖：示意主旨，客戶名稱為範例。台灣的客戶名稱在第一個日期之前，海外的客戶名稱在 for 之後。

同一位客戶在不同月份、不同分支的主旨裡，寫法還常常不完全一致。所以人工比對會有兩種失誤：一種是漏掉，一種是把同一位客戶重複算成好幾家。

最難收拾的是第三種：認錯。這份名單最後會變成打給客戶的電話，把 A 客戶的退信算到 B 客戶頭上，錯誤就會一路帶進與客戶的對話。所以這套流程要守住的是「認出來的都是對的」，寧可漏判。

從主旨切出客戶名稱：兩種格式兩條規則

台灣主旨的客戶名稱是第一個日期之前的那一段，用一條 regex（正規表達式，用符號描述文字格式的比對語法）切出來。海外主旨的客戶名稱是 for 之後的全部，另外用一條規則處理。兩條規則各自都很乾淨，互換使用就全部錯，所以分開寫。兩種都抓不到時回傳空字串，寧可漏判，也不把不確定的結果寫進報表。

示意的程式如下，客戶名稱與主旨皆為範例：

const extractCustomerName_ = (subject) => {
if (!subject) return '';
const twMatch = subject.match(/^(.*?)\s\d{2}-/);
if (twMatch) return twMatch[1].trim();
const overseaMatch = subject.match(/Here's your invoice for (.+)$/);
if (overseaMatch) return overseaMatch[1].trim();
return '';
};

地區在查詢條件裡就分開

台灣那一組查詢，用中文月份對照表（一月到十二月）拼出主旨的搜尋字串，只撈上個月的台灣帳單退信；海外那一組直接比對 Here's your invoice 開頭。同一支腳本、兩組查詢，地區就分開了，不必對每封信再做一次判斷。

報表輸出也保留這個切分，變成「台灣退信」與「海外退信」兩個分頁。兩份名單的跟進方式不同，比對不到的客戶名稱會標成 #N/A，不會硬猜。

分支代號要去掉第一個字

對照表是用計費系統（訂閱帳務服務）的客戶名單建成的 Map：key 是公司名稱，value 是客戶 ID。客戶 ID 前面帶一個前綴字元，真正拿去跟進的分支代號是去掉首字元之後的部分，也就是 customerId.substring(1)。原本這件事靠試算表的 XLOOKUP 加 MID 公式完成，現在改在程式裡一次算好。

對不到的標成 #N/A，並統計筆數。這個數字本身就是線索：它指出下次該補哪些名稱進對照表。

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圖：示意資料，客戶名稱皆為範例。選取的 B4 是 #N/A，代表對照表沒有這個名稱，要補進名單。

同一位客戶只跟進一次：重複分支標黃

同一位客戶在一個月內退好幾封信很常見，但營收營運團隊只需要聯絡一次。Branch ID 欄掛了一條條件式格式：用 COUNTIF 數同一個值出現幾次，超過一次就標成黃底（#FFD966）。

撞到六分鐘上限，怎麼收手？

Apps Script 一次執行的上限是六分鐘。這支流程要依序撈台灣、撈海外、比對、寫入多個分頁，很容易撞到上限。每個吃重的階段開始前，都會呼叫 checkExecutionTime_ 檢查剩餘時間；不夠就主動停下，並把已建好的試算表網址附在錯誤訊息裡。中途停下，也不會留下一份沒人看得懂的半成品。

查寄信服務時，哪三個地方會踩到

寄信服務的寄送活動查詢語法有三個地方沒講就會踩到：

• 模糊比對要自己補上 %，否則 LIKE 對不到任何東西
• 要篩某一把 API key 寄出的信，得用 api_key_id（一串識別碼）
• 用 status="not_delivered" 一次涵蓋 bounce 與 drop，不必分開查

分頁也要處理。寄信服務單頁最多 1000 筆，要以前一頁最後一筆的 last_event_time 當作 next_token 往後翻；計費系統的客戶每頁 100 筆。每翻一頁之間停 1500 毫秒（Utilities.sleep(1500)），避免撞到速率限制。所以某個月退信多到一頁裝不下時，資料仍會完整拉回來，不會悄悄停在第一頁。

歸檔留給人，重跑只多一份檔案

月報完成後，歸檔刻意留給人做。通知裡附上資料夾連結，收到通知的人把檔案拖進共用資料夾。接下來要用這份名單的本來就是同一個人，多寫一段搬檔的程式不划算。

月報也沒有防重跑機制：每次執行都建一份新試算表，不覆蓋既有資料，同一個月重跑只會多一份檔案，刪掉即可，不值得為它另外維護一份執行狀態。

完成後會發送 Slack 私訊通知，內容包含台灣與海外的筆數、總筆數，以及試算表連結與 Drive 資料夾連結。寄信服務的寄送活動只保留 30 天，過期就查不到，所以月報固定在月初跑，資料消失前把當月退信抄成自己留得住的紀錄。

上線後還沒量到的事

• 20 分鐘降到 1 分鐘是估計值，尚未實測
• 對照表未命中的筆數，逐月趨勢尚未整理
• 把未命中的名稱補進名單後，下個月的命中率尚未實測