每個月初，行政小美要把五家分店的回報表整理成一份，算好營業額，再寄給主管。五個步驟她都會做，只是每個月都要重做一遍。
這時候該不該學 Apps Script？答案取決於每一步動到什麼，不取決於工具有多強。先看地圖。
四個位置
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- 編輯器：在試算表的「擴充功能 → Apps Script」打開，寫和改程式的地方。
- Google 的伺服器：程式儲存在 Google，也跑在 Google，不跑在你的電腦上。官方文件寫的是「your scripts are saved to Drive and run on Google's servers」。
- 你的資料：試算表、Gmail、日曆等。程式要碰它們，得先經過你同意。
- 誰來啟動：你按「執行」，或觸發器在指定時間、事件發生時啟動。
從試算表打開的專案叫綁定專案，它能直接指到這份試算表，不必先查檔案 ID。
公式還是腳本？看每一步動到什麼
小美的五個步驟，逐一判斷：
| 步驟 | 動到什麼 | 用什麼 |
|---|---|---|
| 把五家分店的回報合併成一張總表 | 讀別的檔案，結果跟著來源變 | 公式（IMPORTRANGE） |
| 依分店、月份加總營業額 | 讀資料、算數字 | 公式或樞紐分析表 |
| 缺少回報的列標紅 | 看資料決定外觀 | 條件式格式設定 |
| 每月 5 日把總表存成當月快照，之後不再變動 | 把「值」固定下來、寫進另一個位置 | 腳本 |
| 每月 5 日早上自動寄給主管，沒交的分店也寄提醒 | 到時間自動啟動、寄信 | 腳本（加觸發器） |
規律只有一條：公式負責「結果隨資料變」，腳本負責「做一件事」。要固定值、寄信、依時間或事件啟動、把資料寫到別處留存，公式做不到，才輪到腳本。兩者常常搭配：公式算好，腳本在指定時間把結果存檔、寄出。
腳本一啟動，會發生這些事
| 問題 | 答案 |
|---|---|
| 誰啟動？ | 你按「執行」；或觸發器到時間或事件時啟動 |
| 以誰的身分？ | 手動執行是你本人；可安裝的觸發器是建立觸發器的人 |
| 要授權嗎？ | 手動執行第一次碰到你的資料時，會跳同意畫面，列出它要的權限，要先看懂再同意。簡單觸發器（如 onEdit）只能改綁定的檔案，不能用需要授權的服務 |
| 跑多久？ | 有每日配額與單次執行的時間上限，數字以文末的官方配額頁為準 |
身分與授權影響最大：同意畫面列出的權限，就是這支程式能動的範圍。程式是誰寫的、從哪裡來，同意之前要先確認。
AI 在哪一段？
- 寫程式時：你可以請 AI 幫忙寫、改、解釋腳本。一般聊天模式的 AI 只產出程式，要你自己貼進編輯器；Claude Code、Codex 這類能讀檔、執行命令的開發工具，能不能動到 Google，取決於你給它的權限與登入狀態，後面有專篇說明。
- 程式跑起來之後：成品就是一般的腳本，照寫好的規則執行。只有你特地讓腳本去呼叫模型，才會有 AI 參與執行。
接下來要練的，是看懂 AI 寫的程式在做什麼、怎麼驗收它。
換成你的情境
把你手上的重複工作拆成步驟，每一步問一次：
- 結果要不要跟著來源資料變？要，就先想公式。
- 要不要固定一個值、寄信、搬資料？要，才是腳本。
- 要不要自動在某個時間或事件啟動？要，才需要觸發器，也才需要想清楚身分與授權。
1
這三件事，公式還是腳本？
- 把表單回覆依分數排出目前的前十名，顯示在另一張分頁，隨新回覆更新。
- 表單一送出，立刻寄確認信給填表人。
- 每個月最後一天，把「已完成」的列搬到封存分頁並從原表刪掉。
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