Google 試算表巨集：錄一次，之後按快捷鍵重複做

每週匯出的報表，常常要做同一套動作：標題列加粗、換底色、凍結第一列、最後一列補上加總。動作不難，但每週來一遍很煩，也容易漏掉其中一步。

這種「一模一樣的操作」就是巨集（Macro）的工作。你做一遍，Google 試算表把動作錄下來，之後選一下選單或按個快捷鍵就重播。

錄一個巨集

先準備一張很小的表，我用三杯茶的銷量：

步驟如下：

1. 點「擴充功能」>「巨集」>「錄製巨集」，下方會跳出錄製工具列。
2. 在工具列先決定參照方式（下一節會講），這邊先選「使用絕對參照」。
3. 照平常的方式操作：選 A1:B1，按加粗，填上底色。再點 B5，輸入 =SUM(B2:B4)。
4. 按工具列的「儲存」，幫巨集取名（我取 HeaderAndTotal），需要的話在這時指定快捷鍵，再按一次「儲存」。

圖：錄製工具列會一直開著，直到你按「儲存」或「取消」。

第一次儲存時會跳出授權視窗，要你允許這個試算表的指令碼執行，因為巨集底下其實是 Apps Script。確認是自己的試算表之後，按「允許」即可。

錄完之後，到「擴充功能」>「巨集」，清單裡就會看到 HeaderAndTotal，點它就會重播一遍。

相對參照和絕對參照

這是錄巨集最容易搞混的地方，錄製工具列上有兩個選項。

• 使用絕對參照：巨集永遠動「你錄的那幾格」。錄的是 A1 加粗，之後不管你選在哪，它都只會把 A1 加粗。
• 使用相對參照：巨集動「現在選取的位置」和它旁邊的格子。錄的是「選取格加粗，往右一格也加粗」，之後選在 C1 重播，就會是 C1 和 D1 被加粗。

那 HeaderAndTotal 該選哪個？標題一定在 A1:B1、加總一定在 B5，所以我選絕對參照。反過來，如果是「在目前這格填上今天的日期並加底色」，我會選相對，因為每次要填的地方都不一樣。

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圖：錄的時候先選好，錄到一半換不太方便，我通常會取消重來。

管理巨集和指定快捷鍵

點「擴充功能」>「巨集」>「管理巨集」，會看到所有已儲存的巨集。每個巨集可以：

• 改名。
• 指定快捷鍵。
• 按右邊的「更多」刪除，或選編輯指令碼，直接跳到 Apps Script 編輯器。

改完記得按「更新」才會存。

快捷鍵的格式是 Ctrl+Alt+Shift+數字（Windows 在 Chrome），Mac 為 Cmd+Option+Shift+數字。依官方說明，每個試算表最多 10 個巨集可以指定快捷鍵，也就是數字 0 到 9，而且不能重複。第 11 個巨集之後就只能從「擴充功能」>「巨集」的選單執行。

我自己只會替每週都用的兩三個巨集設快捷鍵，其他都從選單點，因為數字記不住。

巨集在 Apps Script 裡長怎樣

錄好的巨集會變成一個函式，放在這份試算表綁定的 Apps Script 專案，檔案叫 macros.gs。想看的話，從「管理巨集」編輯，或點「擴充功能」>「Apps Script」，在左邊檔案清單找 macros.gs。

上面那個絕對參照的巨集，內容大致是這樣：

/** @OnlyCurrentDoc */
function HeaderAndTotal() {
var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActive();
spreadsheet.getRange('A1:B1').activate();
spreadsheet.getActiveRangeList().setFontWeight('bold')
  .setBackground('#e8ece6');
spreadsheet.getRange('B5').activate();
spreadsheet.getCurrentCell().setFormula('=SUM(B2:B4)');
};

逐行看一下：

• SpreadsheetApp.getActive() 取得目前這份試算表。
• getRange('A1:B1').activate() 就是「選取 A1:B1」，絕對參照的巨集裡寫死儲存格位址。
• setFontWeight('bold') 加粗，setBackground(...) 填色。
• setFormula(...) 把公式字串寫進目前儲存格。

第一行的 @OnlyCurrentDoc 註解，是告訴授權畫面只需要這一份文件的權限，不用整個雲端硬碟。

如果錄的是相對參照，程式會改成從 getCurrentCell()（目前選取的格子）出發，再用 offset 算位置。位址不再寫死，這就是兩種模式的差別。

另外，指定的名稱與快捷鍵會記在專案的 appsscript.json 設定檔。巨集函式本身不吃參數、也沒有回傳值，這點在下面的限制會再提到。

既然是 Apps Script，你可以直接改這個函式，例如把 B5 改成別的格子，再回「管理巨集」看有沒有生效。

巨集做不到的事

• 綁在那一份試算表。 巨集只存在於錄它的試算表，換一份檔案就沒有。官方說明提到，巨集定義只在綁定在試算表上的指令碼有效，獨立指令碼與函式庫不能發布巨集。要搬到新檔案，先複製整份試算表，或把程式碼複製到目標試算表的綁定專案，再於目標檔選「匯入巨集」登錄函式。官方巨集說明中的匯入，是把目前綁定專案已有的函式設為巨集；它不會直接從另一份試算表搬程式。
• 只錄得到介面操作。 錄的是你在試算表裡按的動作，像寄信、讀別的檔案、定時執行，錄不出來，要自己寫 Apps Script。
• 沒有判斷與迴圈。 錄出來的函式是照時間順序一路做下去，要「欄位是空的就跳過」得自己改程式碼。
• 不會自己跑。 巨集一定要人點選單或按快捷鍵。想要每天早上自動跑，要改用 Apps Script 的時間觸發條件。
• 巨集函式不吃參數、也沒有回傳值。 錄出來的函式沒有參數，也不會回傳結果。
• Google 家族只有 Sheets 有。 Google 文件、簡報和表單沒有錄製巨集這個選單。Excel 也有錄製巨集，但存成的是 VBA，和 Sheets 的 Apps Script 是兩套系統。
• 這篇只講電腦版。 錄製與管理巨集都是在電腦版操作，上面的步驟以電腦版為準。

如果你的需求只是「讓公式自動往下算」，先看 建立自動化工作流程，很多事情用公式就解決了，不用動到巨集。

錄完的下一步

我的習慣是先錄，再打開 macros.gs 看一遍，順手把寫死的位址改成真正需要的範圍。錄製是最快的學 Apps Script 方式，因為你知道自己做了什麼動作，可以對照看程式長怎樣。