Gmail 合併郵件：用 Google 試算表的名單一次寄出個人化信件

手上有一份活動報名名單，想每個人都收到一封寫著自己名字的信，用複製貼上寄三十封就已經很累了。Gmail 內建的合併郵件可以直接連到 Google 試算表，用名單裡的欄位當合併欄位。

Google 在 2023 年 6 月 27 日的 Workspace Updates 宣布這個整合。這篇依那則公告與 Gmail 說明中心「傳送個人化郵件」整理，範例名單是我自己編的。

名單要先排好

合併郵件讀的是試算表的第一個分頁，所以名單一定要放在第一個工作表。我拿活動報名當例子：

這裡的人名是假的示範資料，Email 用 example.com。五個人，人數加總是 9。

說明中心對試算表有幾條要求：

• 聯絡資料要在第一個分頁。
• 只能放文字。
• 有特殊字元的 Email 會被當成無效。
• 欄位標題如果有特殊字元，會影響合併欄位的名稱，檢查一下標題。

合併欄位由標題決定，但不要預設中文標題一定原樣變成 @場次。在 Gmail 內文輸入 @ 後，從實際清單選欄位。說明中心還提到，有特殊字元的欄位會改用位置來引用，例如第一欄是 @A。

我自己的習慣是，標題用單純的中文詞，Email 欄先用資料驗證確認格式，這件事看資料驗證實戰。

連結試算表的步驟

依說明中心：

1. 開 Gmail，按「撰寫」。
2. 按「收件者」那行右側的「使用合併郵件」圖示（依公告，圖示在撰寫視窗右上角）。
3. 開啟「合併郵件」，按「從試算表新增」。
4. 選試算表，按「插入」。
5. 選收件人資料所在的欄：Email、名字，姓氏可選。公告把這一步叫「完成連結試算表」。
6. 按「完成」，試算表就會出現在收件者欄。
7. 在內文輸入 @，選合併欄位，按 Enter 插入。

連結成功後，收件者列應出現試算表，內文輸入 @ 應列出可用欄位。分別選入「姓名」「場次」「人數」對應的合併方塊，組成下面的內容；這裡用欄名表示位置，實際的方塊從清單裡選：

［姓名欄位］您好，您報名的場次是［場次欄位］，共［人數欄位］位。

用上面的第一位來看，寄出的信會是「林雅婷您好，您報名的場次是 10/18 上午，共 2 位。」其餘依此類推。這是我照欄位內容手動串出來的樣子，Gmail 實際顯示要在寄出前看預覽。

沒有試算表時也能用，直接在收件者行加人，內建欄位是 @firstname、@lastname、@fullname、@email。如果某個欄位對某位收件者沒有值，依說明中心 Gmail 會顯示錯誤，可以在錯誤訊息裡填預設值。

限制要先看

這些是說明中心與公告的數字：

• 每天最多 1,500 位合併郵件收件者。這份額度跟一般寄信共用，總數到 1,500 就停止合併郵件，剩下的額度留給一般信件。
• 一般 Gmail 帳號每天可寄 500 封，工作、學校與 Workspace Individual 帳號是 2,000 封。
• 從試算表加入收件人時不能 Cc 或 Bcc；直接在收件者行加人的話，最多一個 Cc 或 Bcc，而且會算進每日額度。
• 合併欄位不能放在主旨，也不能放在有連結的文字上。
• 不能用在回覆、轉寄、排定時間傳送、機密模式與純文字模式的信。
• 不能從不同網域的位址寄出，包含自己擁有的次要網域與網域別名；不要把另一個寄件身分一定可用當成前提。
• 附件：每位收件者各一份，說明中心舉例 500 人寄 10 MB 附件約用 5 GB，建議改貼雲端硬碟連結。
• 目前只支援網頁版 Gmail（依公告）。

每一封都會自動帶退訂連結。收件者退訂之後，之後的合併郵件會自動排除他。你拿不到完整的退訂名單，只會收到每次變動的通知信，寄出後的確認畫面會顯示有幾人退訂。說明中心沒有寫開信、點擊追蹤，所以這個功能我不拿來做行銷追蹤。

誰能用

現行說明中心列出 Workspace Individual、Business Standard／Plus、Enterprise Standard／Plus、Education Standard／Plus。2023 年的公告另外列了 Nonprofits，但現行清單沒有，是否仍可用請先確認。先確認帳號方案與管理員設定，再找合併郵件入口。

管理員設定：Enterprise 與 Education 的 Standard、Plus 預設只能寄給內部收件者，Business Standard 與 Plus 預設可寄外部。所有版本都可以在管理控制台的 Gmail 設定，依組織單位或群組開放外部收件者。逐步開放：Rapid Release 從 2023/06/27 起，Scheduled Release 從 2023/07/19 起，後者可能超過 15 天。

寄出之後，在「寄件備份」可以看到信件上有「以合併郵件寄出」的橫幅。

寄出前的檢查清單

• 預覽不等於寄送成功。
• 先用只有自己控制、同意接收的地址寄一份小名單，核對每封信的姓名與場次，再換成正式名單。
• 確認當天的合併郵件額度還夠，別讓一般信件被擋住。

要寄之前，先寄給自己一個小名單試試看。

我是喜特先生，Mr. Sheet，我們下個教學見！