這家快速成長的電商公司面臨典型的數據管理困境：
- 耗時的手動作業：每週需花費 5 小時人工彙整來自多個電商平台的銷售數據
- 高錯誤風險：跨平台複製貼上數據時容易出現人為疏失，影響決策準確性
- 缺乏即時性：管理層無法即時掌握銷售狀況，錯失快速應對市場變化的時機
- 報告產出延遲：週報與月報需要額外時間製作，無法及時分享給團隊
這些問題不僅降低了團隊效率，更讓公司在競爭的電商市場中失去靈活應變的優勢。
電商
電商公司自動化報表系統
協助電商公司打造全自動化銷售報表系統，運用 Google Apps Script、試算表進階函數與 Looker Studio，將每週 5 小時的手動作業縮減至 5 分鐘，實現即時數據追蹤與自動報告生成。
2025年4月
4 分鐘閱讀
Google 試算表
Google Apps Script
Google 文件
API
Looker Studio
挑戰
解決方案
我們為客戶設計了一套端到端的自動化數據流程，從資料擷取、整合、分析到報告產出，全程零人工介入。
核心技術架構
- Apps Script ETL 數據管道：開發自動化腳本，透過 API 串接各電商平台（如 Shopify、蝦皮）及其他線下數據，每日定時抓取銷售數據並寫入 Google 試算表中央數據庫
- IMPORTRANGE 跨表整合：運用此函數自動抓取各分站試算表的即時數據，建立統一的數據視圖，消除手動複製貼上的需求
- QUERY 函數多維度分析：設計靈活的查詢語法，自動依產品類別、銷售通路、時間區間進行篩選與彙總，產生管理層需要的多角度分析報表
- 智能視覺警示：配置條件格式規則，當銷售進度低於目標時自動標示紅色警示，高於目標則顯示綠色，讓異常狀況一目了然
- Looker Studio 即時儀表板：串接 Google 試算表數據源，打造互動式銷售儀表板，展示每日銷售趨勢、產品排行、通路表現等關鍵指標
- 自動報告生成系統：利用 Apps Script 讀取試算表分析結果，自動填入 Google 文件範本，每週一與每月初自動產生格式化的週報與月報，並寄送給相關人員
- 數據保護機制：設定儲存格保護與數據驗證規則，防止使用者誤改關鍵公式，確保系統長期穩定運作
成果
節省 95% 作業時間：從每週 5 小時手動處理降至 5 分鐘，每月節省約 20 小時人力成本
即時數據更新：從週報延遲 2 至 3 天縮短至每日自動同步，管理層隨時掌握最新銷售狀況
錯誤率歸零：消除人工複製貼上造成的數據錯誤，提升決策品質
決策速度提升：透過 Looker Studio 儀表板即時監控，能在 24 小時內對市場變化做出反應
第一階段：建立自動化數據管道
我們首先評估客戶的數據來源，發現銷售數據分散在 Shopify 後台、蝦皮賣家中心、自有網站等五個不同平台。我們開發了 Apps Script 腳本，利用各平台提供的 API 以及連接自有網站的手動銷售數據試算表，設定每日凌晨 2 點自動執行。
Apps Script•consolidate.gs
function dailyDataSync() {
fetchShopifyData();
fetchShopeeSalesData();
fetchManualOrders();
...
consolidateToMasterSheet();各平台數據寫入各試算表，包含訂單編號、日期、產品名稱、數量、金額、通路等標準化欄位。之後再度用 IMPORTRANGE 函式整併，建立中央數據庫。
第二階段：打造試算表分析引擎
在中央數據庫的基礎上，我們建立了多個工作表，用於分析與報表呈現：
- 每日銷售總表：使用
QUERY函式自動彙總當日各通路訂單內容、銷售額、商品品項等數據 - 當日速查圖表：使用資料透視表聚集銷售資訊，再搭配圖表可以快速掌握當日的營運狀況
- 目標達成追蹤：結合條件格式，當實際業績 < 目標的 80% 時儲存格自動變紅
公式範例：
Google 試算表公式
=QUERY(Raw!A:H,
"SELECT B, SUM(G)
WHERE A >= date '" & TEXT(TODAY()-7,"yyyy-MM-dd") & "'
GROUP BY B ORDER BY SUM(G) DESC", 1)這個公式能自動抓取近 7 天的數據，依產品分類彙總銷售額並排序，完全不需人工介入。
第三階段：Looker Studio 視覺化呈現
我們將試算表連接至 Looker Studio，設計了包含以下元素的互動式儀表板：
- 每日、每週、每月銷售趨勢折線圖
- 各通路銷售占比圓餅圖
- 產品類別表現熱力圖
- 即時目標達成率儀表板
管理層只需打開書籤，即可在 3 秒內看到所有關鍵數據，不再需要等待週報。
第四階段：自動報告產出系統
我們在 Google 文件建立週報與月報範本，內含預留的數據佔位符（如 {本週總銷售額}、{熱銷產品TOP5}）。Apps Script 腳本每週一早上 8 點自動執行：
- 從試算表讀取上週數據分析結果
- 填入 Google 文件範本的對應位置
- 生成 PDF 並寄送給管理團隊與業務部門
整個過程完全自動化，報告內容豐富且格式專業。
第五階段：系統維護與優化
為確保系統長期穩定運作，我們還實施了：
- 公式保護：將關鍵分析工作表設為「受保護範圍」，只有管理員可編輯
- 錯誤通知：在 Apps Script 加入
try-catch機制，當 API 連線失敗時自動發送郵件通知 - 定期備份：每週自動備份中央數據庫至 Google 雲端硬碟的特定資料夾
透過這套全方位的自動化解決方案，客戶不僅大幅節省人力成本，更重要的是獲得了數據驅動決策的能力。管理層現在能即時發現銷售異常、快速調整行銷策略，在電商市場中搶得先機。